Zlikwidowane deklaracje – jak unikać problemów

Na początku 2007 roku większość przedsiębiorców była zadowolona z powodu ustania obowiązku składania deklaracji rozliczeniowych, związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Nie musimy już co miesiąc wypełniać np. deklaracji PIT-5, 5L, CIT-2 czy PIT-4. Ustawodawcy zapewne wydawało się, że to uproszczenie spotka się z dużym uznaniem wśród podatników i płatników i nie spowoduje większych kontrowersji. Tymczasem, jak to zwykle bywa z prostymi rozwiązaniami, pojawiły się nieprzewidziane przez decydentów problemy.

Przygotowujemy obecnie niewielką i bezpłatną aplikację, która pomoże rozwiązać część pojawiających się problemów – w związku z tym zwrócimy się do wybranych Czytelników w bieżącym tygodniu z prośbą o wypełnienie ankiety, w której przedstawicie Państwo swoje oczekiwania wobec takiej aplikacji. Zanim jednak program pojawi się (ok. 14-21 dni), warto poznać poniższe zalecenia.

Jak dokumentować

Deklaracje pełniły pomocniczo w firmach rolę dokumentów, na podstawie których weryfikowano poprawność księgowań i dokonywanych z urzędem skarbowym rozliczeń. W momencie ich braku w systemach obiegu dokumentów (nawet w najmniejszej firmie istnieje taki system, chociaż często nie jest nazwany i opisany) pojawiły się luki. W dużych firmach z problemem poradzono sobie sprawnie – zmieniono instrukcje i wprowadzono wewnętrzne dokumenty zastępcze. Jednak mali przedsiębiorcy, często działający w warunkach chronicznego braku czasu, narażeni są na poważne niebezpieczeństwo. Część z nich będzie dokonywała obliczeń na papierze, część za pomocą komputera. Ci drudzy zawsze mogą zapisać pliki i odpowiednio je nazwać, aby bez problemu odszukać je w razie potrzeby. Jednak obliczenia dokonane na przypadkowych dokumentach, luźnych kartkach papieru itp. mają jedną wspólną cechę – nie można ich odnaleźć, kiedy są potrzebne. Dodatkowo – komentarze, które wydają nam się jasne i klarowne, po kilku miesiącach (latach) tracą swoją przejrzystość i jednoznaczną wymowę (ten problem dotyczy również obliczeń przeprowadzanych w arkuszach kalkulacyjnych).

Dlatego zachęcam wszystkich, którzy zauważają u siebie skłonność do lekkiego bałaganiarstwa do następującego postępowania:

a) założenia teczek, segregatorów itp. w których będą gromadzone dokumenty zawierające wyliczenia dotyczące zaliczek dla określonego roku podatkowego;
b) przeprowadzania obliczeń w sposób czytelny, z dokładnym opisem źródeł, i dołączania obliczeń pomocniczych, również opatrzonych czytelnym komentarzem;
c) dołączania notatek określających datę, kwotę i bank, za pośrednictwem którego dokonano wpłaty;
d) prowadzenia dokumentacji za pomocą dostępnych na stronach MF formularzy rocznych (adres to http://www.mofnet.gov.pl/dokument.php?dzial=151&id=27734 - można np. wypełnić je co miesiąc a potem zsumować, lub sumować na bieżąco, w oparciu o wymienione wcześniej dokumenty pomocnicze).

Po co to wszystko?

W urzędach skarbowych również mają problem. Do tej pory działał automat. Wpływała deklaracja (jeśli nie, powodowało to wcześniej czy później próbę wyjaśnienia powodu, dla którego deklaracja nie wpłynęła). Na deklaracji uwidoczniona była kwota podatku do zapłaty. Deklaracja zawierała pouczenie, że deklaracja stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego, w przypadku braku wpłaty w obowiązującym terminie. Kiedy pieniądze do US nie wpłynęły podatnik otrzymywał upomnienie. Po upływie wyznaczonego terminu sprawa kierowana była do egzekucji, której wstępnym objawem była wizyta poborcy skarbowego, lub informacja o zajęciu rachunków bankowych (albo i to, i to).

Obecnie urząd będzie dysponował wiedzą, że wpłynęła na określone konto kwota X czy Y (lub, że w danym miesiącu nie wpłynęła żadna kwota). Co może z tą wiedzą zrobić urząd skarbowy, aby utrzymać ściągalność podatków na ...