PKPiR krok po kroku – odcinek 1

Rozpoczynamy publikację cyklu materiałów poświęconych prowadzeniu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Stawiamy sobie za zadanie przekazanie informacji w sposób, który w początkowej fazie cyklu umożliwi osobom, które nie miały do tej pory styczności z prowadzeniem ewidencji w takiej formie, zrozumienie, czemu służy PKPiR i w jaki sposób należy w niej zapisywać poszczególne operacje, a w dalszej części będzie służył również osobom bardziej zaawansowanym. To, że w pierwszej kolejności zwracamy się do osób początkujących, nie oznacza, że nasi bardziej doświadczeni Czytelnicy nie skorzystają na lekturze. Przedstawiony materiał pomoże bowiem usystematyzować wiedzę, często przypomnieć rzeczy dawno już zapomniane, a przecież przydatne, a przede wszystkim umożliwi syntetyczne spojrzenie nazagadnienia, które do tej pory traktowane były w sposób wycinkowy.

Prezentowany materiał uzupełniać będziemy rozważaniami natury ogólnopodatkowej. Prowadzenie PKPiR to nie tylko technika księgowania. Prawidłowe ewidencjonowanie operacji występujących w małych przedsiębiorstwach możliwe jest bowiem tylko wtedy, kiedy rozumie się skutki podatkowe poszczególnych zdarzeń, ich wpływ na wynik finansowy i wysokość zobowiązania podatkowego.

Autorami cyklu są osoby piszące na co dzień dla serwisu www.podatki.biz – trenerzy podatkowi, autorzy książek, doradcy podatkowi. Poszczególne odcinki będą publikowane dwa razy w tygodniu – we wtorki i czwartki.

Krok 1 – Kto jest zobowiązany do prowadzenia PKPiR

Większość naszych czytelników wie, że istnieją różne metody dokumentowania operacji zachodzących w firmach. Część przedsiębiorców opodatkowana jest w formie karty podatkowej – prowadzą oni bardzo ograniczone ewidencje, a kwota podatku, który płacą, jest zryczałtowana – i zależy od rodzaju działalności, wielkości miejscowości, w której działalność prowadzą, i liczby zatrudnionych osób. Dodajmy od razu, że ta forma opodatkowania przeznaczona jest dla osób prowadzących działalność w niewielkim rozmiarze i jest ograniczona do ściśle określonych rodzajów działalności, wymienionych w ustawie z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne http://podatki.biz/akty/ra201198.htm.

W tej samej ustawie określono krąg osób, które mogą prowadzić uproszczoną w stosunku do PKPiR ewidencję przychodów.

Największa grupa przedsiębiorców prowadzi księgowość w PKPiR, istnieje też duża grupa przedsiębiorców zobowiązanych do prowadzenia tzw. pełnej księgowości – najbardziej rozbudowanej i skomplikowanej formy zapisu zdarzeń gospodarczych.

Jest oczywiste, że pozostawienie pełnej swobody podatnikom co do wyboru formy prowadzenia księgowości spowodowałoby masowy wybór form najprostszych – a to kłóciłoby się z celami fiskalnymi państwa. Dlatego ustawodawca wprowadził kryteria, których wypełnienie prowadzi do powstania obowiązku prowadzenia rachunkowości w narzuconej przez przepisy formie.

Forma opodatkowania a forma prowadzenia rachunkowości

Jak już wspomniałem, podatnicy mają pewne ograniczone możliwości dotyczące wyboru formy opodatkowania. Istotne jest, że wybór ten prawie zawsze determinuje formę prowadzonej rachunkowości. Przedsiębiorca, który wybierze kartę podatkową i spełnia warunki do objęcia tą formą opodatkowania, nie będzie prowadził PKPiR, ksiąg rachunkowych (zwanych też handlowymi) czy ewidencji sprzedaży opodatkowanej podatkiem zryczałtowanym. Podobnie przedsiębiorca, który zdecyduje się na ryczałt (znowu – z zastrzeżeniem, że spełnia warunki określone w ustawie, pozwalające mu na skorzystanie z tej dość preferencyjnej formy opodatkowania), nie będzie musiał prowadzić ani ksiąg rachunkowych, ani PKPiR.

Jednak w pozostałych przypadkach przedsiębiorcy stają przed wyborem: prowadzenia PKPiR albo pełnej księgowości. A po przekroczeniu pewnego progu obrotów (1 200 000 euro według średniego kursu NBP z 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy) wyboru już nie mają – i zobowiązani zostają do prowadzenia rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości (czyli właśnie ks...