Dokumentowanie zaliczki i dostawy w tym samym okresie rozliczeniowym

Przyjęcie zaliczki oraz dostawa towaru lub wykonanie usługi stanowią osobne tytuły powstania obowiązku podatkowego, których nie należy potwierdzać jednym dokumentem. Jest to zrozumiałe jeżeli zdarzenia te zachodzą w różnych okresach rozliczeniowych (miesiącu, kwartale). Niekiedy jednak otrzymanie zaliczki i spełnienie świadczenia są tak nieodległe czasowo, że nie wychodzą poza ten sam okres rozliczeniowy.

Pobranie zaliczki na poczet przyszłych dostaw lub usług jest zwykłą praktyką w transakcjach gospodarczych. Nie może ono oczywiście pozostać nieudokumentowane, przeciwnie jest to podstawowy obowiązek przedsiębiorcy ją otrzymującego. W takiej sytuacji ma on obowiązek wystawić fakturę zaliczkową.

Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług otrzymanie przed dokonaniem towaru lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty powoduje powstanie obowiązku podatkowego w stosunku do otrzymanej kwoty z chwilą jej przyjęcia. Faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki winna być wystawiona na podstawie art. 106i ust. 7 pkt 2 ww. ustawy nie wcześniej niż 30 dnia od otrzymania zaliczki a w myśl art. 106i ust. 2 niniejszej ustawy nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.

Z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT wynika, że w przypadku gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty w fakturze wystawionej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (fakturze końcowej) wartość transakcji pomniejsza się o wysokość otrzymanych zaliczek.

Z zapisów powyższych wynika, że przyjęcie zaliczki oraz dostawa towaru lub wykonanie usługi stanowią osobne tytuły powstania obowiązku podatkowego, których nie należy potwierdzać jednym dokumentem. Jest to zrozumiałe jeżeli zdarzenia te zachodzą w różnych okresach rozliczeniowych (miesiącu, kwartale). Niekiedy jednak otrzymanie zaliczki i spełnienie świadczenia są tak nieodległe czasowo, że nie wychodzą poza ten sam okres rozliczeniowy.

Przykład
W dniu 5 września kontrahent złożył zamówienie na dostarczenie materiałów budowlanych o wartości 20 000 zł. Tytułem zaliczki w tym samym dniu wpłacił na konto dostawcy 4000 zł. Dostawa została wykonana 20 września. Dostawca zgodnie z regulacjami ustawy o VAT zdarzenia te powinien udokumentować w następujący sposób. Wystawić fakturę na otrzymaną zaliczkę do dnia 15 października, następnie zaś wystawić fakturę na potwierdzenie wykonania dostawy również do 15 października.

Wystarczy jedna faktura

W świetle przepisów ustawy o VAT dane, które muszą znaleźć się na fakturze zaliczkowej i fakturze końcowej nie są identyczne, jednakże przyczyna (ta sama dostawa/wykonanie usługi) jest wspólna. Termin wystawienia dokumentu z tytułu obydwu zdarzeń jest taki sam. Wystawienie dwóch dokumentów nie wydaje się w takim przypadku zasadne. Nie służy bowiem niczemu poza spełnieniem formalnych warunków wynika...