Duplikat faktury. Skutki w podatku dochodowym i VAT

Duplikat faktury to, posługując się definicją z ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 710, z późn. zm.; dalej: ustawa o VAT), faktura wystawiona ponownie, która powinna zawierać wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Zwykle wystawiany jest on na wniosek nabywcy, w sytuacji tzw. samofakturowania – na wniosek podatnika.

Powodem wystawienia duplikatu jest to, że pierwotnie wystawiona faktura uległa zniszczeniu albo zaginęła. Podkreślić trzeba, że choć przepisy ustawy o VAT nie wskazują terminu, w jakim podmiot obowiązany jest do wystawienia duplikatu, to jednak powinien uczynić to niezwłocznie.

Na istotę duplikatu trafnie wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 24 września 2014 r., nr ILPP4/443-311/14-4/BA:
Duplikat faktury ma moc prawną równą fakturze „pierwotnej” (duplikat faktury stanowi powtórzenie danych zawartych w fakturze „pierwotnej”) i dokumentuje w ten sam sposób to samo zdarzenie gospodarcze, co faktura „pierwotna”.

To, w jaki sposób podatkowo należy rozliczyć transakcję udokumentowaną duplikatem faktury, uzależnione jest przede wszystkim od tego, czy podatnik posiadał fakturę pierwotną, a następnie ją utracił, czy też taka faktura nigdy do niego nie dotarła. W pierwszej sytuacji wszelkie rozliczenia odbyły się już w oparciu o fakturę pierwotną. Oznacza to, że duplikat trzeba po prostu umieścić w dokumentach w miejscu tej utraconej faktury. Inaczej należy postąpić w przypadku, gdy podatnik nie miał faktury pierwotnej. Taki duplikat należy wówczas traktować tak samo jak każdą inną fakturę, przy czym na uwadze należy mieć to, że duplikat ma datę wystawienia inną niż faktura pierwotna oraz został otrzymany w jakimś konkretnym momencie.

Podatek dochodowy

Zgodnie z art. 22 ust. 5d ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.; dalej: ustawa o PIT) za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b (zastrzeżenia te dotyczą m.in. składek ZUS), uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych. Natomiast w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5e, 6ba, 6bb i 7b, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Oznacza to, że koszt należy zaksięgować pod datą wystawienia duplikatu.

Wyżej wskazana zasada ma zastosowanie do kosztów innych niż zakup towarów, gdyż tu należy pamiętać o tym, że zgodnie z § 16 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn. Dz.U. z 2014 r., poz. ...