E-faktury VAT: zasady cyfryzacji, przechowywania, udostępniania, prawo do odliczenia podatku

Nie ma przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych faktur, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej. Nie ma również przepisu, który obligowałby podatnika do przechowywania otrzymanych faktur papierowych wyłącznie w archiwum w formie papierowej. W poniższej interpretacji w sposób wyczerpujący Wsnioskodawca przedstawił prawidłowe i niezbędne zasady postępowania w przypadku przechowywania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej.

Zdarzenie przyszłe

Spółka (Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem VAT, członkiem międzynarodowej grupy będącej globalnym dostawcą usług transportowych i logistycznych.

Spółka, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

Obecny stan

Z uwagi na skalę działalności, Wnioskodawca otrzymuje dużą ilość faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, faktur korygujących, not księgowych, rachunków, itp. Przedmiotowe dokumenty źródłowe otrzymywane są przez Spółkę w wersji papierowej.

Obecnie, Wnioskodawca przechowuje wszelkie dokumenty źródłowe m.in. faktury, noty księgowe, faktury korygujące w ich oryginalnej formie oraz jako skany w formie elektronicznej w systemie informatycznym (SAP). Z uwagi na skalę prowadzonej przez Spółkę działalności i znaczne ilości otrzymywanych dokumentów, papierowa forma archiwizacji dokumentów wiąże się dla Wnioskodawcy z wysokimi kosztami administracyjnymi.

Ze względu na ogólnoświatowe trendy w zakresie cyfryzacji stosunków gospodarczych, jak również w celu ograniczenia kosztów, Spółka rozważa podjęcie działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i obiegu dokumentów, a także minimalizację kosztów z tym związanych. Działania te polegałyby na (i) wyeliminowaniu praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych w formie papierowej i (ii) wdrożeniu systemu elektronicznej archiwizacji dokumentów zakupowych. W tym celu, dokumenty zakupowe otrzymane w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do systemu księgowego SAP w postaci danych cyfrowych (tj. w formie skanu). Jednocześnie dokumenty odebrane przez Wnioskodawcę elektronicznie (poprzez dedykowany adres e-mail) byłyby przechowywane na skrzynce e-mail oraz w bazach systemu informatycznego SAP.

Planowane zmiany

Spółka planuje, aby dokumenty księgowe m.in. faktury, faktury korygujące, noty księgowe, rachunki („Dokumenty”) dotyczące rozliczeń z kontrahentami otrzymane zarówno elektronicznie, jak i papierowo były przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej w odpowiednim systemie informatycznym (SAP), którego serwery znajdują się w Danii. Ponadto, Spółka zamierza zwrócić się do kontrahentów z prośbą o przesyłanie większości Dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej na dedykowany adres e-mail.

Procedura przechowywania Dokumentów w formie elektronicznej będzie wyglądała w następujący sposób:

i. Odbiór Dokumentów

Wnioskodawca będzie dążył do otrzymywania jak największej ilości Dokumentów w formie elektronicznej. W tym celu utworzono dedykowany adres mailowy, na który kontrahenci będą bezpośrednio przesyłali Dokumenty elektronicznie.

W przypadku Dokumentów otrzymywanych przez Spółkę nadal w formie papierowej, będą one niezwłocznie skanowane i przesyłane przez jej pracowników na ww. adres mailowy przy użyciu specjalistycznego sprzętu i oprogramowania.

Każda faktura, zarówno przesyłana bezpośrednio przez kontrahentów, jak i przez pracowników Spółki po jej zeskanowaniu będzie rejestrowana w skrzynce odbiorczej dedykowanego adresu mailowego.

ii. Zapisywanie dokumentów

Zarówno zeskanowane dokumenty, jak i te przesłane bezpośrednio w formie elektronicznej będą automatycznie odczytywane z dedykowanego adresu mailowego poprzez specjalny program i co do zasady automatycznie księgowane w systemie informatycznym. Jednocześnie będą automatycznie skanowane i zapisywane w systemie informatycznym Spółki w nieedytowalnej w formacie *.tiff. Każda z faktur zostanie opatrzona w tym systemie również unikalnym numerem przypisanym wyłącznie do danego Dokumentu.

Dodatkowo Wnioskodawca wskazuje, że korzystanie z dedykowanego profesjonalnego oprogramowania co do zasady pozwoli na automatyczne odczytanie poszczególnych danych z faktury, w szczególności danych kontrahenta celem dokonania ich walidacji. W przypadku braku możliwości takiego automatycznego odczytu wyznaczony przez Spółkę zespół osób będzie manualnie wprowadzać dane z Dokumentów do systemu informatycznego.

Następnie, po weryfikacji danych zawartych w systemie informatycznym z danymi znajdującymi się na Dokumentach, wyznaczony przez Spółkę zespół osób będzie wprowadzać dane finansowe dla danego Dokumentu, np. numer konta księgowego, centrum kosztów, opis wydatku, wewnętrzny numer zamówienia.

W dalszej kolejności, w oparciu o wewnętrzne procedury Spółki, przed zaksięgowaniem, rzeczone wydatki będą dodatkowo akceptowane przez osobę uprawnioną na podstawie wewnętrznych procedur do akceptacji tego typu wydatków. Akceptacje będą zbierane za pośrednictwem e-maili bądź bezpośrednio w systemie księgowym.

iii. Przechowywanie dokumentów

Zapisane w systemie informatycznym Dokumenty będą przechowywane w formie nieedytowalnej w formacie *.tiff, co skutkować będzie niemożliwością modyfikacji ich zawartości. Treści zamieszczone na obrazie nie będą odbiegać od treści zawartych na ich papierowych lub otrzymanych elektronicznie odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres przechowywania, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem, zarchiwizowane elektronicznie Dokumenty będą dostępne co najmniej przez okres wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych.

Sposób archiwizacji Dokumentów przewiduje przechowywanie ich w podziale na okresy rozliczeniowe, co umożliwiać będzie szybkie odszukanie i dostęp do Dokumentów. Dodatkowo, Dokumenty będą mogły być w łatwy sposób wyszukane na podstawie parametrów dostępnych w systemie informatycznym, m.in. po dacie wystawienia, kontrahencie, numerze faktury, numerze dokumentu przypisanym przez system, kwocie.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka zapewni bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów, a także umożliwi bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu podatkowego na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów otrzymanych w postaci papierowej, a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich na serwerze/w systemie, Wnioskodawca mając na celu ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji w formie papierowej, może dokonać ich utylizacji.

Wnioskodawca pragnie również podkreślić, iż System przechowywania zeskanowanych faktur zapewni standardy bezpieczeństwa przyjęte w grupie oraz przewidziane przez system informatyczny.

Dodatkowo Spółka wskazuje, że będzie gromadziła dokumentację potwierdzającą związek pomiędzy Dokumentami a faktycznymi zdarzeniami gospodarczymi, które dokumentują (zamówienia od kontrahentów, korespondencję handlową i wewnętrzną, umowy handlowe, itp.). Dokumentacja ta będzie również archiwizowana w formie zdigitalizowanej.

Pytania Wnioskodawcy

1. Czy w świetle przepisów podatkowych (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalnym jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów odbywał się w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego?

2. Czy Spółce przysługiwać będzie prawo do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na otrzymanych fakturach (zakładając, że dokumentują one wydatki dające prawo do odliczenia VAT naliczonego oraz zostały poprawnie wystawione) w sytuacji, gdy będą one archiwizowane przez Spółkę w formie elektronicznej zgodnie z procedurą przedstawioną w opisie zdarzenia przyszłego?

Stanowisko Wnioskodawcy

Ad 1.

Stosownie do przepisów (ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej) dopuszczalne jest by obieg i przechowywanie otrzymanych Dokumentów odbywał się w formie elektronicznej (w tym na serwerach znajdujących się poza Polską) na zasadach przedstawionych w opisie zdarzenia przyszłego.

Sposób przechowywania dokumentów na gruncie regulacji ustawy o VAT

W myśl art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego:

• w podziale na okresy rozliczeniowe,

• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz o autentyczność pochodzenia, o integralność treści i o czytelność tych faktur.

Co więcej, zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są również zobowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Jednakże w świetle ust. 3 ww. regulacji wymogu tego się nie stosuje, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Na podstawie art. 112a ust. 4 ustawy o VAT podatnicy są zobligowani zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając powyższe na uwadze należy zauważyć, iż podatnicy, zobowiązani są do przechowania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz ich autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, w sytuacji, gdy dokumenty te są archiwizowane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp on-line do nich, mogą być przechowywane poza granicami Polski.

Definicje pojęć takich jak autentyczność pochodzenia oraz integralność treści zostały zawarte w art. 106m ustawy o VAT.

Jak wynika z ust. 1 powołanego przepisu sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa sam podatnik.

Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT za autentyczność pochodzenia faktury uznaje się „pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury”.

W świetle powyższego, celem zawartego w ustawie wymogu autentyczności pochodzenia faktury jest zapewnienie, że została ona wystawiona przez podmiot, który rzeczywiście zrealizował udokumentowane nią transakcje.

W myśl art. 106m ust. 3 ustawy o VAT o integralności treści faktury natomiast można mówić wtedy, gdy „w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura”.

Mając to na uwadze, należy uznać, że konieczność zapewnienia integralności faktury ma na celu zagwarantowanie, że nie dokonano w jej treści jakichkolwiek modyfikacji. Przy czym, w ocenie Spółki, przykładowo zmiana formatu pliku (w tym zmiana sposobu przechowywania z formy papierowej na elektroniczną), w którym faktura została zapisana, nie powinna zostać uznana za uchybienie przedmiotowego wymogu.

Wnioskodawca zauważa, iż ustawa o VAT nie definiuje terminu czytelności faktury. Jednakże, zdaniem Spółki, pod tym pojęciem należy rozumieć możliwość odczytania danych zawartych na fakturze przy użyciu powszechnie dostępnych urządzeń. Należy również zaznaczyć, iż w świetle art. 106m ust. 4 ustawy o VAT autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić, za pomocą „dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług”.

Przedmiotowe pojęcia „kontroli biznesowych” oraz „wiarygodnej ścieżki audytu”, które zostały powołane w cytowanym przepisie nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT.

Niemniej jednak, zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych (wyrażonym przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r., sygn. nr 0111-KDIB3-3.4012.101.2018.3.PK), termin „kontroli biznesowej” należy intepretować, jako „proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących pod...