Elektroniczna ewidencja przebiegu pojazdu a podpis pracownika - fiskus zmienia zdanie

Jeśli podpis składany w formie elektronicznej, złożony z imienia i nazwiska upoważnionego pracownika spółki (podatnika), umieszczany automatycznie na ewidencji po uprzednim użyciu stosownego, zindywidualizowanego hasła/loginu umożliwia jednoznaczne wskazanie jego autora, to można uznać go za „podpis podatnika”, o którym mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

ZMIANA INTERPRETACJI INDYWIDUALNEJ

Na podstawie art. 14e § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.) Szef Krajowej Administracji Skarbowej, w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości interpretacji indywidualnej z dnia 7 września 2017 r. Nr IPPB3/423-505/13-5/17/S/EŻ, wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej po ponownym rozpatrzeniu sprawy w związku z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 września 2014 r. sygn. akt III SA/Wa 696/14, zmienia z urzędu wyżej wymienioną interpretację stwierdzając, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 5 lipca 2013 r., o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie potwierdzenia, że po wprowadzeniu elektronicznego systemu zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu, podpis elektroniczny generowany przez aplikację na ewidencji przebiegu pojazdu może być uznany za „podpis podatnika” w rozumieniu art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 8 lipca 2013 r. wpłynął do Biura Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku wniosek Spółki S.A. z dnia 5 lipca 2013 r. o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie potwierdzenia, iż po wprowadzeniu elektronicznego systemu zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu, podpis elektroniczny generowany przez aplikację na ewidencji przebiegu pojazdu może być uznany za „podpis podatnika” w rozumieniu art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

We wniosku przedstawiono następujący opis stanu faktycznego.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca ponosi wydatki na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika. W związku z podróżami służbowymi pracowników wprowadzana jest w aplikacja elektronicznego obiegu delegacji krajowych, której celem jest zapewnianie pracownikom kompleksowego rozwiązania wspierającego proces opracowywania delegacji poczynając od etapu jej wystawienia, a kończąc na etapie jej rozliczenia przez służby finansowo-księgowe. Przedmiotowa aplikacja działa w oparciu o dane, które znajdują się systemie zawierającym dane personalne pracowników. Podstawą do ewidencjonowania i rozliczania delegacji krajowych jest korzystanie z danych pracownika (numer pracownika w ewidencji kadrowej i finansowo-księgowej, imię, nazwisko) komórka organizacyjna, stanowisko, itd.). Logowanie do tego sytemu odbywa się w oparciu o konto domenowe (autentykacja odbywa się na podstawie centrum certyfikacyjnego). Użytkownik łączy się z systemem przy pomocy dowolnej przeglądarki internetowej. Kierownik w celu wydelegowania swoich uprawnień innemu pracownikowi (np. na czas nieobecności), musi wskazać tę osobę oraz zaznaczyć, do której funkcji wydelegowany ma mieć dostęp. Kierownik może w każdym momencie odebrać lub zmienić nadane pracownikowi uprawnienia. Ponadto połączenie z systemem jest szyfrowane.

Obecnie obieg dokumentów odbywa się w następujący sposób:

1. Pracownik albo jego przełożony lub osoba przez niego upoważniona, wystawia i rejestruje polecenie wyjazdu służbowego,
2. Przełożony lub osoba przez niego upoważniona, akceptuje polecenie wyjazdu poprzez zatwierdzenie w aplikacji zarejestrowanej delegacji.
3. Rozliczenie kosztów podróży służbowej:
   1. Pracownik/jego przełożony lub osoba przez niego upoważniona wprowadza dane dotyczące poniesionych kosztów podróży służbowej, w tym dane do ewidencji przebiegu pojazdu w przypadku używania prywatnego pojazdu do jazd delegacyjnych. Jeżeli środkiem transportu jest pojazd prywatny, uzupełnia dodatkowe informacje, takie jak: nr umowy, nr rejestracyjny, pojemność silnika w cm3, liczba kilometrów.
   2. Ewidencja przebiegu pojazdu zawiera między innymi następujące dane: nazwę, siedzibę i NIP pracodawcy (Spółki), imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazd (delegowanego pracownika), numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę wyjazdu, opis trasy (skąd — dokąd), cel wyjazdu, liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, wartość wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, wskazanie, do której delegacji dana ewidencja przebiegu pojazdu jest załącznikiem.
   3. Po wypełnieniu wszystkich danych dotyczących kosztów podróży, wprowadzone rozliczenie kosztów podróży służbowej jest zatwierdzane przez osobę wprowadzającą.
   4. Następnie przełożony lub osoba przez niego upoważniona dokonuje sprawdzenia merytorycznego kosztów delegacji i zatwierdzenia. Po wybraniu właściwego przycisku, pokazuje się delegacja bez możliwości edycji wraz z wypełnioną częścią dotyczącą poniesionych kosztów, do zapoznania się z wypełnionymi danymi.
   5. Przełożony lub osoba przez niego upoważniona ma możliwość zatwierdzenia lub odrzucenia rozliczenia kosztów delegacji. Odrzucenie rozliczenia kosztów delegacji przenosi taką delegację do listy delegacji rozliczanych roboczych pracownika i dopiero wówczas możliwe jest przez pracownika lub osobę wprowadzającą dane, dokonanie korekty wprowadzonych danych.
   6. Poprawione rozliczenie kosztów podróży wymaga ponownego zatwierdzenia przez osobę wprowadzającą oraz sprawdzenia merytorycznego i zatwierdzenia przez przełożonego lub osobę przez niego upoważnioną.
   7. Po zatwierdzeniu przez osobę wprowadzającą, dane z delegacji, w tym ewidencji przebiegu pojazdu, są nieedytowalne.
   8. Obecnie przełożony lub osoba przez niego upoważniona, po zatwierdzeniu rozliczenia kosztów podróży służbowej, drukuje ewidencję przebiegu pojazdu oraz zatwierdza ją ręcznie poprzez umieszczenie swojego podpisu wraz z imienną pieczątką w kolumnie „Podpis pracodawcy”.

Ze względu na rozmiar i charakter prowadzonej przez Spółkę działalności, dużą ilość pracowników oraz sposób wykonywania przez nich pracy (w wielu przypadkach przy użyciu własnych pojazdów), zachodzi konieczność usprawnienia procesu rozliczania delegacji oraz zmniejszenia kosztów jego obsługi. W związku z tym Wnioskodawca zamierza wprowadzić elektroniczny system zatwierdzania ewidencji przebiegu pojazdu tworzonej w aplikacji. Ewidencja byłaby podpisywana elektronicznie (zatwierdzana) przez przełożonego lub osobę przez niego upoważnioną w polu „Podpis pracodawcy”.

Na podglądzie oraz wydruku ewidencji przebiegu pojazdu byłoby dodatkowo widoczne imię i nazwisko oraz stanowisko osoby zatwierdzającej (podpisującej jako pracodawca).W przypadku, gdy zatwierdzenia (podpisu jako pracodawca) dokonywałaby osoba upoważniona, dodatkowo widoczne byłoby imię i nazwisko oraz stanowisko przełożonego, który wydelegował tej osobie swoje uprawnienia w aplikacji.

Użytkownik, podpisujący elektronicznie ewidencję przebiegu pojazdu, jest jednoznacznie identyfikowany poprzez domenę AD przy użyciu nazwy użytkownika i hasła. Cała procedura autentykacji użytkownika jest szyfrowana przy zastosowaniu technik kryptograficznych zapewniających integralność oraz wiążących konto AD autora z dokumentem.

Dane w ewidencji przebiegu pojazdu, po zatwierdzeniu przez pracodawcę podpisem elektronicznym generowanym przez aplikację, będą nieedytowalne i trwale przechowywane.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy opisany powyżej podpis elektroniczny generowany przez aplikację na ewidencji przebiegu pojazdu może być uznany za „podpis podatnika” w rozumieniu art. 16 ust. 5 ustawy o CIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, w świetle przepisów ustawy o CIT, aby wydatki ponoszone przez podatnika na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika mogły zostać zarachowane do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, która musi spełniać wymogi określone w art. 16 ust. 5 ustawy. Ewidencja przebiegu pojazdu musi być potwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca i zawierać m. in. podpis podatnika (pracodawcy i jego dane). Przepis ten nie wskazuje jednak jaką formę powinien mieć podpis pracodawcy. Ustawodawca nie określił, iż podpis ten ma być własnoręczny czyli złożony poprzez odręczne wpisanie imienia i nazwiska lub też, że ma zostać złożony w postaci podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym (ustawa z dnia 18 września 2001 roku - Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm).

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, jeżeli dane zamieszczone w ewidencji przebiegu pojazdu są wystarczające do identyfikacji osoby dokonującej zatwierdzenia tej ewidencji, wówczas można uznać, iż stawiany przez ustawodawcę wymóg d...