Ewidencja przebiegu pojazdu - jedna, dwie czy więcej?

Samochody osobowe, używane w działalności gospodarczej od zawsze znajdują się pod szczególną pieczą fiskusa. Trudno stwierdzić dlaczego tak jest - czasy, w których samochód był oznaką niebywałego luksusu minęły miejmy nadzieję bezpowrotnie, samochód jest w działalności wykorzystywany powszechnie, jest niezbędny osobom, zajmującym się jakąkolwiek aktywnością gospodarczą, a mimo to w dalszym ciągu na samochód w firmie spogląda się podejrzliwie. I chyba musimy na razie się z tym pogodzić.

Dodatkowo, samochód od momentu, w którym pojawi się w firmie znajduje się pod nadzorem - zarówno w kontekście przepisów o podatku dochodowym jak i o podatku od towarów i usług. Jeśli jest ujęty w ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy, jest prościej. Jeśli jest dla celów działalności używany nie będąc własnością przedsiębiorcy figurującą w ewidencjach, obowiązków jest więcej.

Zanim scharakteryzujemy ewidencje, które używając samochód należy prowadzić przypomnijmy sobie ograniczenia dotyczące możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na szeroko rozumianą eksploatację samochodów.

Ograniczenia zaliczania wydatków związanych z samochodem do KUP

Nie stanowią kosztów uzyskania: (dotyczy zarówno pdof jak i pdop):

1) wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

- w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

- w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu;

2) odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania;

3) wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu;

4) składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w war...