Ewidencje dla celów podatku PIT - Ewidencja przebiegu i zestawienie kosztów eksploatacji pojazdu

Z początkiem roku 2019 istotnej zmianie uległy przepisy dotyczące rozliczania kosztów związanych z używaniem samochodów osobowych w firmie. Zmiana ta wpłynęła również na zakres stosowania ewidencji przebiegu pojazdu, choć nie spowodowała zmian w jej zawartości. Dla pojazdów leasingowanych natomiast konieczne stało się ewidencjonowanie kosztów eksploatacji.

Koszty odpisów amortyzacyjnych

Przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodów osobowych konieczne jest sprawdzenie wartości amortyzowanego pojazdu. Wartości limitów po zmianie podane są w złotych.

Amortyzacja samochodów osobowych od 1.01.2019 r.

Art. 23 ust. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

(...)

4) odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

a) 225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. poz. 317 i 1356),

b) 150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych;

(...)

5b. Przepisu ust. 1 pkt 4 nie stosuje się do odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, jeżeli ten samochód został oddany przez podatnika do odpłatnego używania na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, a oddawanie w odpłatne używanie na podstawie takiej umowy stanowi przedmiot działalności podatnika.

Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów osobowych nie ujętych w ewidencji dla celów działalności gospodarczej

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych dokonano od 1.01.2019r. zmiany zasad zaliczania w koszty podatkowe wydatków, związanych z używaniem przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą prywatnego samochodu dla potrzeb tej działalności.

Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku

Art. 23 ust. 1 pkt 46 - od 1.01.2019 r.

Art. 23. 1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

(...)

46) poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 (niewpisanego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, niebędącego samochodem o wartości do 10 tys. zł, niebędącego samochodem niezaliczonym do środków trwałych z uwagi na przewidywany okres używania równy lub krótszy niż rok - dop. red.), oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki
i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;

(...)

Dodany ust. 5a.

Poniesione wydatki, o których mowa w ust. 1 pkt 46 i 46a, oraz kwota, o której mowa w ust. 1 pkt 47a, obejmują także podatek od towarów i usług, który zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego, oraz naliczony podatek od towarów i usług, w tej części, w jakiej zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług.

Przed zmianą kwotę wydatków z tytułu używania samochodu stanowiącego składnik majątkowy nie związany z działalnością gospodarczą (lub związany z tą działalnością, ale nie ujawniony w ewidencji środków trwałych mimo takiego obowiązku) zaliczaliśmy do kosztów w pełnej wysokości (pod warunkiem ich prawidłowego udokumentowania) - w granicach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu. Od 1.01.2019 r. ewidencji przebiegu pojazdu dla wyliczenia wartości tego limitu już się nie prowadzi (choć ewidencja w dalszym ciągu funkcjonuje), ale wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania jedynie w wysokości 20% ich udokumentowanej wartości.

Do końca 2018 r. przedsiębiorcy starali się dokumentować wszystkie wydatki, do momentu „wyczerpania” limitu wynikającego z ewidencji przebiegu. Po zmianie konieczne stało się gromadzenie jak największej ilości dokumentów kosztowych oraz - niestety - ich ewidencjonowanie - dla celów wyliczenia kwoty 20%, którą można zaliczyć do KUP. W praktyce zmiana przepisów oznacza również znaczne ograniczenie zaliczania wydatków do kosztów i w efekcie zwiększenie efektywnego opodatkowania. Przedsiębiorcy będą więc musieli rozważyć opłacalność „przeniesienia” samochodu do działalności gospodarczej - biorąc pod uwagę jednak późniejsze skutki podatkowe, występujące przy zbyciu samochodu wykorzystywanego w działalności.

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu po 31.12.2018 r.

Przedsiębiorcy nie muszą już prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, ale nie oznacza to, że zniknęła ona zupełnie. Przypomnijmy przepis, który się nie zmienił w 2019 r., mówiący, iż nie zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu...