Ewidencje dla celów podatku PIT - Przeznaczenie i konstrukcja PKPiR

Czy zastanawialiście się kiedyś, jaka jest rola ewidencji księgowych? Czemu i komu służą, dlaczego dokonywanie zapisów jest ściśle sformalizowane, a dokumenty, na podstawie których dokonujemy wpisów, muszą spełniać określone warunki?

Pierwsza odpowiedź, jaka się nasuwa, to funkcja fiskalna ewidencji. Poprzez ścisłe regulowanie techniki dokonywania wpisów, cech, jakie muszą mieć dokumenty księgowe, sposobu oznaczania dokumentów i ich wzajemnych powiązań fiskus uzyskuje zbiór danych, dzięki któremu może dokonać kontroli poprawności rozliczeń podatkowych i ustalenia wyniku finansowego.

Zauważycie za chwilę, czytając o konstrukcji PKPiR, że ma ona zasadniczo dwie części – przychodową i kosztową. A to różnica pomiędzy przychodami i kosztami wyznacza wartość dochodu. Mówiąc obrazowo:

przychody wykazane w PKPiR – koszty uzyskania przychodów wykazane w PKPiR
= informacja dla fiskusa o dochodzie, który podatnik musi opodatkować.

Ale ewidencje księgowe nie służą przecież tylko fiskusowi. Zarządzający podmiotami prowadzącymi działalność w większym rozmiarze dzięki właściwie prowadzonym księgom mogą uzyskać informacje o stanie przedsiębiorstwa: o tendencjach, niebezpieczeństwach i zagrożeniach, o bieżącej sytuacji finansowej, przewidywanych wskaźnikach płynności itp. Dzięki księgom mogą zauważyć nieprawidłowości i nadużycia. To dlatego osoby działające w szarej strefie prowadzą często księgowość – a raczej podwójną księgowość – jedną dla fiskusa, drugą dla siebie. Gdyby nie informacyjna funkcja ksiąg, nie zadawaliby sobie tego trudu.

Przedsiębiorcy zobowiązani do prowadzenia PKPiR, mimo że ta ewidencja nie jest tak szczegółowa jak księga rachunkowa, dzięki odpowiednim technikom zapisów mogą również uczynić z niej narzędzie diagnostyki sytuacji w firmie. Ważne jest, by rozumieć rolę księgowości jako narzędzia do gromadzenia i przetwarzania informacji, w uzupełnieniu do jej roli fiskalnej. Wtedy przepisy rozporządzania w sprawie prowadzenia PKPiR staną się tylko jedną z wytycznych.

Konstrukcja PKPiR

Ramy konstrukcyjne (czyli po prostu budowa) PKPiR zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 września 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (rozporządzenie). To zasadniczy akt prawny dla prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Przez wiele lat obowiązywało niewiele się różniące od bieżącego  Rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ale nie stosuje się go począwszy od 1.01.2020 r.

Rozporządzenie określa sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Obecnie w większości firm PKPiR ma roboczo formę zdematerializowaną – prowadzona jest w postaci elektronicznej, za pomocą jednego z wielu dostępnych programów księgowych.

Przedsiębiorcy prowadzący działalność w mniejszym rozmiarze czasami jednak dokonują zapisów w papierowej wersji księgi, która ma postać tabeli składającej się z 7 kolumn – w wersji uproszczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą, oraz 17 kolumn – w wersji przeznaczonej dla pozostałych podatników.

Każda z kolumn ma swoje przeznaczenie, w większości ściśle definiowane przez rozporządzenie. Są jednak wyjątki, o których nieco później. Oczywiście stosowane programy księgowe funkcjonalnie odwzorowują tę postać księgi.

Sprawdźmy, co o zapisach w poszczególnych kolumnach mówi rozporządzenie. Pamiętajcie, że poniższa informacja ma jedynie charakter ogólny i wprowadzający – poszczególne rodzaje operacji, ich charakterystyka, sposób zapisu w PKPiR i sposoby dokumentowania wymagają nieco bardziej pogłębionych analiz. Ważne, abyście teraz zauważyli, że PKPiR w istocie służy do zapisywania przychodów według rodzajów i kosztów według rodzajów, oraz operacji, które same w sobie nie powodują powstania przychodu lub kosztu, ale mają związek z działalnością gospodarczą wykonywaną przez podatnika. Konstrukcja księgi pozwala na wyodrębnienie poszczególnych rodzajów kosztów i przychodów – co jest korzystne zarówno dla aparatu skarbowego (cele kontrolne), jak i dla podatników (sprawozdawczość, planowanie, kontrola wewnętrzna itp.).

Kolumny PKPiR – przeznaczenie nie zawsze ściśle zdefiniowane

W załączniku numer 1 do rozporządzenia znajdziemy wzór strony tytułowej oraz układu 17 kolumn PKPiR wraz z objaśnieniami dotyczącymi funkcji, jaką mają pełnić zapisy w kolejnych kolumnach księgi. Według rozporządzenia, którym musimy kierować się, dokonując zapisów:

Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

W kolumnie 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).

W kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.

Kolumny 4 i 5 są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowy...