Jak przygotować się do kontroli PIP?

Nie ulega wątpliwości, że do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy - jak i każdej innej - można się odpowiednio przygotować, wtedy przebieg kontroli z pewnością będzie bardziej sprawny. Kontrola PIP opiera się głównie na weryfikacji dokumentów, zarówno papierowych, jak i elektronicznych. Dlatego, by dobrze przygotować się do kontroli należy przede wszystkim sprawdzić czy prowadzona dokumentacja jest kompletna i uporządkować ją tak aby na potrzeby związane z prowadzeniem czynności kontrolnych inspektora pracy mieć wszystko przygotowane. Dzięki temu kontrola przebiegnie sprawniej i mniej stresująco. Inspektor pracy dokonuje również w trakcie kontroli lustracji pomieszczeń, w których jest wykonywana praca oraz stanowisk pracy, więc warto stale dbać o porządek i odpowiedni stan techniczny zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Warto również przed kontrolą zapoznać się z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy, by poznać swoje prawa i obowiązki, a także uprawnienia i obowiązki inspektora pracy.

Kto może być kontrolowany przez PIP?

Kontrole PIP mogą być przeprowadzane:

• u wszystkich pracodawców czyli podmiotów zatrudniających pracowników,
• u przedsiębiorców, niebędących pracodawcami, na rzecz, których prace wykonują osoby fizyczne.

PAMIĘTAJ!

Jeśli zatrudniasz pracownika na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło – także musisz być przygotowany na kontrolę inspektora pracy.

Gdzie może odbywać się kontrola PIP?

Inspektor pracy kontrolę może przeprowadzić:

• w siedzibie podmiotu kontrolowanego,
• w podległych mu jednostkach (np. filiach, oddziałach, miejscach świadczenia pracy przez zatrudniane osoby),
• w miejscu przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.

PAMIĘTAJ!

Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibach jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy.

Co sprawdza inspektor pracy podczas kontroli?

W trakcie kontroli inspektora pracy może zainteresować wszystko, co dotyczy sytuacji prawnej pracownika, m.in. kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (w związku z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi, badaniami profilaktycznymi, szkoleniami w dziedzinie bhp, oceną ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą, warunkami pracy, wyposażeniem w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, itp.), legalności zatrudnienia, wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy (dodatki, premie, nagrody, itp.), czasu pracy (praca w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta, itp.), urlopów wypoczynkowych oraz wielu innych zagadnień wynikających z obowiązujących przepisów praw. Ponadto PIP kontroluje także przestrzeganie przepisów prawa dotyczących bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osób wykonujących pracę na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy oraz - w przypadku umów cywilnoprawnych - wypłatę minimalnej stawki godzinowej. W trakcie kontroli inspektora pracy na pewno zainteresuje również fakt czy zrealizowane zostały wszystkie środki nadzorcze (wnioski wystąpienia i decyzje nakazowe) wydane w następstwie poprzednich kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Powiadomienie o kontroli

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, bez uprzedzenia podmiotu kontrolowanego i o każdej porze dnia i nocy. Nie każda kontrola PIP musi być więc zapowiedziana. Inspektorzy pracy mogą jednak poinformować pracodawcę wcześniej o zamiarze wszczęcia kontroli (telefonicznie, pisemnie lub mailowo). O sposobie rozpoczęcia kontroli decyduje inspektor pracy biorąc pod uwagę przede wszystkim cele jakie mają być osiągnięte podczas prowadzonego postępowania.

Co musisz zapewnić inspektorowi pracy podczas kontroli?

Twoim obowiązkiem jest zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania czynności kontrolnych, w szczególności:

• niezwłocznie przedstawiać żądane dokumenty i materiały,
• zapewnić terminowe udzielanie pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
• udostępnić urządzenia techniczne oraz (w miarę możliwości) oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem technicznym.

Przebieg kontroli

PAMIĘTAJ!

Nie możesz domagać się od inspektora pracy informacji czy kontrola jest prowadzona w następstwie skargi pracownika. Inspektor pracy nie może takiej informacji ujawnić o ile osoba wnosząca skargę nie wyrazi wprost woli, by kontrolujący przekazał pracodawcy taką informację.

LEGITYMACJA I UPOWAŻNIENIE

Inspektor pracy przed rozpoczęciem wykonywania czynności kontrolnych ma obowiązek:

• okazać osobie reprezentującej podmiot kontrolowany legitymację służbową potwierdzającą tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy,
• przekazać osobie reprezentującej podmiot kontrolowany upoważnienia do przeprowadzenia kontroli w przypadkach, gdy przepisy prawa taki obowiązek przewidują.

Jeżeli jednak okoliczności uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, może być ona podjęta wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej. W takiej sytuacji inspektor pracy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręcza kontrolowanemu upoważnienie. W razie wystąpienia uzasadnionej potrzeby (ze względu na okoliczności wykonywanych czynności kontrolnych) podczas przeprowadzania kontroli inspektor pracy może korzystać z pomocy Policji.

PAMIĘTAJ!

Nie możesz domagać się od inspektora pracy informacji czy kontrola jest prowadzona w następstwie skargi pracownika. Inspektor pracy nie może takiej informacji ujawnić o ile osoba wnosząca skargę nie wyrazi wprost woli, by kontrolujący przekazał pracodawcy taką informację.

UPRAWNIENIA INSPEKTORA...