Jak wystawiać faktury VAT

Przeczytaj, kto i kiedy ma obowiązek wystawiania faktur, jakie elementy musi zawierać faktura i jak długo należy ją przechowywać.

• Kto wystawia faktury VAT
• Co jest na fakturze
• Termin wystawienia faktury
• Faktury elektroniczne
• Jak długo przechowywać faktury
• Faktura czy rachunek
• Kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury
• Faktura VAT małego podatnika
• Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności
• Faktury w języku obcym

Kto wystawia faktury VAT

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku.

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług.

Ważne! W przypadku, gdy wykonujesz czynności zwolnione z opodatkowania z powodu zwolnienia przedmiotowego (czynność zwolniona na podstawie art. 43 Ustawy o VAT), lub podmiotowo (zwolnienie z opodatkowania VAT do kwoty 200 tys. zł) nie musisz wystawiać faktur VAT.

Podatnicy podatku od towarów i usług mają obowiązek dokumentować za pośrednictwem faktur VAT:

• sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług na rzecz:
  • innego podatnika podatku VAT lub
  • podatnika podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub
  • osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
• sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnych charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem. Może to być w szczególności osoba fizyczna niebędąca podatnikiem podatku VAT, czyli konsument z innego kraju UE
• wewnątrzwspólnotową dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż podatnik VAT, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnych charakterze, osoba prawna niebędąca podatnikiem
• otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonaniem usługi, czyli w przypadku otrzymania zaliczki.

W tych sytuacjach masz obowiązek wystawienia faktury, nawet gdy nie jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT.

Pamiętaj! Nie masz obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Ta zasada nie dotyczy:

• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju
• wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu
• sytuacji, w której nabywca (konsument) zażąda wystawienia faktury. Takie żądanie musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Sprawdź, jakie są rodzaje faktur.

Przeczytaj więcej o fakturze zaliczkowej.

Co jest na fakturze

Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla ciebie, drugi dla nabywcy.

Ważne! W przypadku faktur VAT wystawianych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży przesyła je, lub udostępnia nabywcy i zachowuje jednocześnie w swojej dokumentacji.

Kwoty podatku musisz wykazywać w złotych. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Informacje podstawowe

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:

• datę wystawienia
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w przypadku transakcji UE – VAT-UE)
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawkę podatku
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• kwotę należności ogółem.

Podatnicy wystawiający fakturę są zobowiązani umieścić na niej adresy podatnika i nabywcy towarów lub usług.

Przepisy nie precyzują, jaki adres powinien zostać wpisany w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą: czy ma to być adres zamieszkania, czy adres głównego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli siedziba działalności znajduje się pod innym adresem niż miejsce zamieszkania.

Przyjmuje się, że na fakturze należy wskazać adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Jeżeli jednak taki przedsiębiorca posiada główne miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wskazane w CEIDG, to na fakturze powinien być podawany adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Informacje dodatkowe

Faktura powinna również zawierać informacje, takie jak:

• metoda kasowa – w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową
• samofakturowanie – w przypadku, gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy
• mechanizm podzielonej płatności (MPP) – w przypadku faktur na kwotę powyżej 15 tys. zł, dokumentujących sprzedaż towarów lub usług objętych obowiązkowym MPP
• procedura marży dla biur podróży – w przypadku świadczenia usług turystycznych, g...