Krajowy System e-Faktur - pytania i odpowiedzi

1. W jaki sposób nadawane jest pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika, który jest osobą fizyczną? W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

2. Czy istnieje możliwość wykorzystania Podpisu Zaufanego we własnej aplikacji, żeby przedsiębiorca nie musiał generować samodzielnie tokenu w aplikacji Ministerstwa Finansów?

Autoryzacja użytkownika wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jedną z metod uwierzytelnienia, w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jest Podpis Zaufany.

3. W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

4. Czy system będzie przyjmował faktury bez elementów nieobowiązkowych (inne niż z ustawy o VAT) ale wynikających ze struktury?

Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(1). W przypadku, gdy faktura będzie zawierała błędy np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte mimo, że dotyczą elementów których nie wymaga ustawa o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.

Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

5. Co się stanie jeśli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi - czyli nie bilansującą się?

Faktura zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

6. Czy w przypadku obowiązkowego KSeF wymagana będzie akceptacja odbiorcy faktury?

Jeśli KSeF będzie obowiązkowy zakłada się, że akceptacja odbiorcy faktury nie będzie wymagana.

7. Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktury w imieniu podatnika/firmy?

W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych (przy użyciu API), jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

8. W jaki sposób przekazać nabywcy fakturę w przypadku, o którym mowa w art. 106g ust. 3b ustawy o VAT, gdy sprzedawca z uwagi na brak akceptacji nabywcy przekazuje poza KSeF fakturę, którą wprowadził do systemu?

Przepisy ustawy o VAT nie ingerują w tę kwestię. Istotne jest aby dane przekazane nabywcy były zgodne z danymi wprowadzonymi do KSeF, tak aby obie strony transakcji posługiwały się dokumentem o tożsamej zawartości pod względem merytorycznym. Faktura taka może mieć tradycyjną postać papierową lub elektroniczną jeśli nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF.

9. Co się dzieje w przypadku gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona, czy taką fakturę poprawiamy i wysyłamy ponownie ? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF można anulować lub wystawić korektę?

Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

MF zachęca do implementacji w systemach służących do fakturowania mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku, co w praktyce wyeliminuje opisaną w pytaniu sytuację.

10. Czy wysyłając faktury lub paczki faktur wymagane jest posiadanie podpisu?

Wysyłkę można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

11. Co to jest uniwersalny unikalny numer wiersza faktury (UU_ID)? Jak bardzo ma być on unikalny? Czy na fakturze korygującej ten numer ma być taki sam jak na korygowanej?

Wykorzystanie pola UU_ID lub UU_IDZ jest dobrowolne i umożliwia nadawanie wierszom faktury unikalnych numerów, które może ułatwiać ich identyfikację w wykorzystywanych systemach księgowych oraz pozwala na jednoznaczne wiązanie numerów wierszy faktury pierwotnej z numerami wierszy w fakturach korygujących. Pola przyjmują do 50 znaków.

Pożądaną unikalnością jest unikalność w skali danego podatnika lub danego systemu wykorzystywanego przez danego podatnika.

12. Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia (jeśli data wystawienia dokumentu w pliku ma być tożsama z datą bieżącą)? Nie ma możliwości wysłania np. następnego dnia?

Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

13. Czy w KSeF przewidziana jest procedura samofakturowania?

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF.

14. Czy może być więcej wskazanych odbiorców faktury np. faktor?

Tak, struktura e-Faktury pozwala na wskazywanie dodatkowych podmiotów w tym m.in. faktorów. Wszystkie wskazane podmioty będą miały dostęp do faktury w ramach KSeF.

15. Czy faktury od dostawców zagranicznych bez polskiego NIP będą musiały być raportowane do KSeF?

KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.

16. Jak się ma data i czas wytworzenia dokumentu e-faktury do pola data wystawienia (P_1) z elementu <Fa> ?

Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny, to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.

17. Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być zwrotnie przechowywany w systemach księgowych? Czy istnieją jakieś formy, obowiązki związane z raportowaniem nr KSeF?

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona. Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

18. Posiadam w systemie finansowo-księgowym więcej informacji niż chciałbym prezentować na fakturze, czy pola oznaczone w schemie xsd jako nieobligatoryjne mogą pozostać niewypełnione?

Obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów. Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Pola te mogą pozostać niewypełnione, nawet w przypadku posiadania takich danych.

19. Struktura logiczna e-Faktury zawiera szereg nowych pól, których nie było do tej pory w strukturach JPK_FA. Czy to oznacza, że rozszerzono zakres danych wymaganych w fakturach?

Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku, w tym na skutek uwag zgłaszanych w trakcie konsultacji społecznych struktury. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione.

Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają zatem nowych obowiązków co do zawartości faktury.

20. Czy KSeF pozwoli na odrzucenie faktury w przypadku błędnie wystawionej faktury przez podatnika np. na niewłaściwego nabywcę?

Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.

21. Czy będzie możliwość masowego pobierania faktur w postaci plików xml oraz PDF poprzez API?

Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.

22. Chciałabym poprzez API KSeF nadać osobie fizycznej uprawnienie do wystawiania faktur w moim imieniu. Czy osoba uprawniona musi założyć w związku z tym konto w KSeF? W jaki sposób ma to zrobić?

Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

23. Czy konta w KSeF są zakładane tylko na osoby fizyczne? Czy mogą być również konta zakładane na firmy?

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

24. Faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer identyfikujący w systemie. Sprzedawca chciałby dodatkowo przesłać nabywcy wydruk tej faktury. Czy na wydruku należy zawrzeć numer KSeF?

W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

25. Ile faktur korygujących można wystawić w KSeF do jednej faktury sprzedaży?

KSeF nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

26. Czy faktury proforma mogą być wystawiane w KSeF?

Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

27. Jakich sytuacji dotyczą pola KursUmowny, WalutaUmowna?

Pola KursUmowny i WalutaUmowna dotyczą przypadków gdy faktura wystawiona jest w złotówkach, co oznacza, że określone w art. 106e ust. 1 – 10 ustawy o VAT kwoty w fakturze wyrażone są w złotych, względnie faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową, gdzie wszystkie te kwoty są wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obcej, a strony transakcji chcą w fakturze zawrzeć informację o kursie waluty w oparciu, o który dokonano takiego umownego przeliczenia.

Jest to sytuacja odmienna od przypadku gdy kwoty w fakturze określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas wypełniane są pola KodWaluty i KursWaluty.

28. Czy w fakturze przesyłanej do KSeF należy wypełnić pole P_1 (data wystawienia), skoro fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania? Czy będzie mogło dojść do sytuacji, w której faktura ustrukturyzowana przesłana o 23:59 danego dnia (z perspektywy wysyłającego) zostanie uznana przez KSeF za przesłaną o 0:01 następnego dnia? Czy w sytuacji, gdy KSeF uzna fakturę ustrukturyzowaną za wystawioną (przesłaną) w innym dniu, niż data wskazana w polu P_1, faktura taka zostanie przez KSeF odrzucona?

Pole P_1 dotyczące daty wystawienia jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.<...