KUP: Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych

Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

Interpelacja nr 21954 do ministra finansów w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej

Szanowny Panie Ministrze,

kieruję niniejszą interpelację w związku ze zgłoszeniami kierowanymi przez zaniepokojonych podatników, dotyczącymi wydawanych przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: dyrektor KIS) postanowień, na mocy których organ ten odmawia wydania podatnikom ochronnych interpretacji indywidualnych przepisów prawa podatkowego w sprawach dotyczących ustalenia, czy podatnikowi przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających ze zarchiwizowanych dokumentów, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu).

Uwagi ogólne:

Z uzyskanych przeze mnie informacji wynika, że zasadniczym problemem podatników jest już samo uzyskanie interpretacji indywidualnej dotyczącej możliwości (lub też braku możliwości) ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków, które są/będą udokumentowane otrzymanym pierwotnie od kontrahenta dokumentem papierowym (najczęściej fakturą), który następnie jest/będzie zeskanowany i umieszczony w elektronicznej bazie danych podatnika.

Organy podatkowe odmawiają wydania tych interpretacji, argumentując, że zawarte w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1406, ze zm., dalej: ustawa o CIT) przepisy, ani też żaden akt wykonawczy wydany na jej podstawie, nie zawierają regulacji pozwalających na wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie omawianego zagadnienia.

Kwestie szczegółowe:

(i)

Ustawa o CIT w swoim art. 15 ust. 1 wskazuje, że „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”.

Jak wynika z powyższego przepisu, aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien: (i) wykazywać związek z przychodem (ewentualnie z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów) oraz (ii) być niewymieniony na tzw. liście kosztów negatywnych, zawartej w art. 16 ustawy CIT.

W praktyce oznacza to, że podatnik powinien dysponować dowodami potwierdzającymi fakt występowania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem. Ustawa o CIT nie ogranicza jednak w żaden sposób prawa do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatku od formy dokumentującego go dowodu (oraz od tego, w jakiej formie jest/powinien być przechowywany).

Odmowa wydawania interpretacji indywidualnej w zakresie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych na podstawie dokumentów archiwizowanych w formie elektronicznej (w czasach postępującej digitalizacji, która stwarza liczne możliwości bezpiecznego zarządzania dokumentami i przechowywania ich), w sytuacji gdy powszechne jest załatwianie spraw urzędowych w formie elektronicznej (np. składanie elektronicznie dokumentów oraz przesyłanie skanów dokumentów do organów publicznych), wydaje się być zatem całkowicie nieuzasadniona.

(ii)

Z docierających także do mnie sygnałów wynika również, iż organy podatkowe w stanach faktycznych spraw, w których odmawiają wydania interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: CIT) wydają bez żadnych przeciwwskazań liczne interpretacje indywidualne, potwierdzające możliwość posługiwania się elektroniczną wersją dokumentów dla celów rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej: VAT). Przykładem takich interpretacji są interpretacje indywidualne potwierdzające zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego ze zarchiwizowanych w formie elektronicznej faktur, m.in.:

• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 marca 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.769.2020.2.KF,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 lutego 2021 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.702.2020.2.AW,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 19 lutego 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.758.2020.2.KK,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 lutego 2021 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.879.2020.1.AM,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 grudnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.623.2020.3.JG,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 grudnia 2020 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4012.490.2020.2.JSU,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 listopada 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-1.4012.446.2020.2.E,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 października 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.499.2020.1.MT,
• interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.175.2020.2.JG.

Prezentowane przez organy podatkowe podejście, polegające na tym, że to samo zagadnienie na gruncie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) może stanowić przedmiot interpretacji indywidualnej, natomiast na gruncie przepisów ustawy dotyczącej CIT już nie, może stanowić rażące naruszenie m.in. zasady spójności systemu prawa, bowiem funkcjonujące w systemie prawnym akty prawne nie powinny być ze sobą sprzeczne.

Ponadto, nawiązując do powyższych okoliczności, otrzymanie na gruncie tzw. ustawy o VAT pozytywnej interpretacji indywidualnej dotyczącej elektronicznego archiwizowania faktur nie daje podatnikom realnej ochrony prawnej wynikającej z takiej interpretacji. Z powodu braku możliwości uzyskania interpretacji indywidualnej, która rozstrzygałaby, czy na gruncie tzw. ustawy o CIT podatnik może archiwizować dokumenty w formie elektronicznej, uzyskana interpretacja dotycząca przepisów ustawy o VAT" może być dla niego de facto bezużyteczna. Podatnik posiadałby bowiem wówczas formalne potwierdzenie prawidłowości stosowanego podejścia jedynie dla celów możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takiej faktury. Równocześnie, nie miałby żadnej formalnej gwarancji (w postaci interpretacji indywidualnej), że kwota netto wynikająca z tej faktury może stanowić koszt uzyskania przychodu (koszt podatkowy) dla celów rozliczeń podatku CIT. Taka sytuacja może rodzić istotne obawy u podatników przed wdrożeniem digitalizacji dokumentów.

Celem uzyskania interpretacji indywidualnej jest gwarancja nieponoszenia negatywnych konsekwenc...