Możliwość stosowania stałej zryczałtowanej kwoty diety z tytułu podróży służbowej

Czy ustanowienie jako zwrot kosztów podróży służbowej diety w kwocie 30 euro za dobę, obowiązującej w czasie trwania całej podróży służbowej pracownika (liczonej od chwili rozpoczęcia podróży w siedzibie pracodawcy w Polsce i dalszej jej kontynuowaniu poza granicami kraju oraz powrotu do siedziby pracodawcy), pozwala płatnikowi na zastosowanie zwolnienia od podatku w przeliczeniu na każdą dobę podróży służbowej z osobna, czy też prawidłowym będzie obliczenie kwoty wolnej od opodatkowania dla całej podróży służbowej i porównanie z wypłaconą, zryczałtowaną należnością za daną podróż służbową, oraz objęcie opodatkowaniem ewentualnej nadwyżki wypłaconego ryczałtu nad tak obliczoną kwotę wolną?

Działalność spółki (m.in. w zakresie szkolenia kadr przedsiębiorstw krajowych oraz posiadających siedziby poza granicami Polski) wymusza częste odbywanie przez jej pracowników podróży służbowych krajowych i zagranicznych. Aktualnie zwrot kosztów delegacji odbywa się na zasadach ogólnych, dotyczących pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, osobno dla podróży krajowej, osobno dla zagranicznej. I tak, dla podróży na terenie kraju dieta wynosi 30 zł za pełną dobę podróży, a za granicą zgodnie z maksymalnym limitem dla danego kraju, zawartym w załączniku do przytoczonego rozporządzenia.

Spółka rozważa możliwość wprowadzenia dla pracowników firmy zryczałtowanej kwoty diety dziennej w stałej wysokości, będącej zwrotem kosztów dla całej podróży służbowej, liczonej od wyjazdu z siedziby przedsiębiorstwa do powrotu do siedziby.

Przykład:
Podróż służbowa trwa łącznie 5 dób, z czego 2 doby podróż krajowa, a 3 doby podróż zagraniczna w Niemczech. Tytułem zryczałtowanej stawki dziennej naliczono dla pracownika stawkę 150 euro (5 x 30 euro). Zgodnie ze stawkami maksymalnych kwot diet obowiązujących na terenie kraju oraz Niemiec, pracownik otrzymałby 2 x 30 zł (cz. krajowa) + 3 x 49 euro (cz. zagraniczna - Niemcy), łącznie 60 zł (ok. 13 euro) +147 euro = 160 euro, zatem limit zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT nie zostałby przekroczony.

Odpowiedź:

Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie ww. przepisu przysługujące pracownikom z tytułu odbytych podróży służbowych, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są m.in. przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

W myśl § 2 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Pracownik nie otrzymuje diety, jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 7 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Natomiast zgodnie z § 13 ust. 1, 2 i 4 ww. rozporząd...