Objaśnienia podatkowe MFFiPR w sprawie kas rejestrujących

Objaśnienia dotyczązasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas rejestrującychmających postać oprogramowania, a takżeobowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatnośćnastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowejna rachunek podatnika.

OBJAŚNIENIA PODATKOWE z 12 sierpnia 2021

W SPRAWIE:

1. ULGI NA ZAKUP KAS REJESTRUJĄCYCH MAJĄCYCH POSTAĆ OPROGRAMOWANIA
2. OBOWIĄZKU PROWADZENIA EWIDENCJI NA KASIE REJESTRUJĄCEJ SPRZEDAŻY, ZA KTÓRĄ PŁATNOŚĆ NASTĄPIŁA ZA POŚREDNICTWEM POCZTY, BANKU LUB SPÓŁDZIELCZEJ KASY OSZCZĘDNOŚCIOWO-KREDYTOWEJ

Czego dotyczą objaśnienia

Objaśnienia dotyczą:

1. zasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas rejestrujących mających postać oprogramowania (dalej: „kasy wirtualne”).
2. obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika.

Przepisy podatkowe, których dotyczą wydawane objaśnienia

1. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania¹ (dalej: „rozporządzenie w sprawie kas wirtualnych”) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania² (dalej: „rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas wirtualnych”). Rozporządzenia te weszły w życie 1 czerwca 2020 r. i wprowadzają możliwość stosowania do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych kas wirtualnych przez wybrane grupy podatników.
2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących³ (dalej: „rozporządzenie w sprawie kas”).

I. Zasady odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas wirtualnych

W ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów o usług⁴ (dalej: „ustawa o VAT”) wprowadzono przepis (art. 111b ust. 2), zgodnie z którym do kas wirtualnych odpowiednio stosuje się art. 111 i art. 111a. Objaśnienia mają za zadanie przedstawienie zasad odliczania (zwrotu) od podatku należnego kwoty wydanej na zakup kas wirtualnych (dalej: „ulga”) uregulowane w tych artykułach oraz w akcie wykonawczym do ustawy w zakresie „ulgi”⁵.

W rozporządzeniu w sprawie kas zawarto natomiast regulacje dotyczące ewidencji sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Objaśnienia dotyczą więc również obowiązku prowadzenia ewidencji na kasie rejestrującej sprzedaży, za którą płatność nastąpiła za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej na rachunek podatnika.

Objaśnienia podatkowe z dnia 11 lipca 2019 r. odnoszące się do „Ulgi na zakup kas rejestrujących on-line” można odnaleźć pod linkiem: https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-11-lipca-2019-r-ulga-na-zakupkas-rejestrujacych-on-line

Niniejsze objaśnienia nie zastępują „Objaśnień z dnia 11 lipca 2019 r.” – należy je traktować, jako ich uzupełnienie uzasadnione wprowadzeniem na rynek od 1 czerwca 2020 r. nowego rodzaju kas rejestrujących, czyli kas wirtualnych.

1. Ogólne zasady odliczania

Prawo do uzyskania „ulgi” przysługuje podatnikom, u których:

• powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji w obowiązujących terminach przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT;
• nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, o których mowa w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, oraz dotychczas nie używali żadnych kas rejestrujących.

(Podstawa prawna: art. 111 ust. 4 ustawy o VAT).

Kasa rejestrująca – online w tym wirtualna – musi zapewnić prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połącznie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

(Podstawa prawna: art. 111 ust. 6a ustawy o VAT)

Każda kasa wirtualna, aby mogła być stosowana na polskim rynku musi pozytywnie przejść proces certyfikacji przeprowadzony przez Główny Urząd Miar. W celu uzyskania certyfikatu kasy, Główny Urząd Miar będzie sprawdzał m.in. zabezpieczenia kasy wirtualnej, w szczególności czy spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, czyli czy umożliwia połączenie i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas, a także wymagania techniczne dla kas dotyczące ich zawartości, zapisu i przechowywania danych zawarte w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych.

Kasa wirtualna jest to kasa, która spełnia funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT, a także wymagania techniczne wskazane w rozporządzeniu w sprawie kas wirtualnych, w związku z tym „ulga” z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT ma do niej zastosowanie.

Kwota wydana na zakup kasy wirtualnej

Kasa wirtualna to oprogramowanie, a nie urządzenie, na którym jest ono zainstalowane.

Przepisy rozporządzenia w sprawie kas wirtualnych wskazują na odrębność tego typu kasy rejestrującej – jako oprogramowania – od urządzenia, na którym ta kasa (oprogramowanie) jest zainstalowana. Wśród tego typu przepisów wymienić można, m.in.:

• § 6 ust. 3, zgodnie z którym podatnik zapewnia konfigurację urządzenia, na którym jest zainstalowana kasa, zgodnie z wymaganiami określonymi przez producenta kasy;
• § 11 pkt 2, zgodnie z którym podatnicy używający kas wirtualnych udostępniają kasy wraz z urządzeniem, na którym kasa jest zainstalowana, do kontroli stanu oprogramowania i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów.

Mając na uwadze powyższe, ulga z tytułu zakupu kasy rejestrującej, określona w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT, przysługuje tylko w przypadku nabycia oprogramowania (kasy mającej postać oprogramowania).

Należy podkreślić, że poza przypadkami wskazanymi w art. 111 ust. 4 ustawy o VAT (patrz: wcześniejsza część niniejszych objaśnień) ulga na zakup kas wirtualnych przysługuje również tym podatnikom, którzy na podstawie ustawy zostali zobligowani do wymiany dotychczas stosowanych kas i w efekcie dokonują zakupu np. kasy wirtualnej.

(Podstawa prawna: art. 111 ust. 4 i art. 145b ust. 3 ustawy o VAT)

W rozporządzeniu w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących określone zostały warunki, które muszą być spełnione, aby możliwe było ujęcie „ulgi” w rozliczeniu podatnika. Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej, lub jej zwrot następuje pod warunkiem:

• rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy,
• posiadania przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

(Podstawa prawna: § 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących)

Przy czym należy podkreślić, że w przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej odliczenie lub zwrot ulgi na zakup każdej z tych kas następuje dodatkowo, pod warunkiem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.

(Podstawa prawna: § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących)

Kasy wirtualne mogą stosować tylko podatnicy wskazani w ro...