PKPiR: Czym są dokumenty księgowe

Zgodnie z zasadami ogólnymi, zapisanymi w przepisach dotyczących zasad prowadzenia rachunkowości w różnych formach, zapisów w ewidencjach księgowych (np. w PKPiR) dokonujemy na podstawie prawidłowych dowodów księgowych (dokumentów księgowych). Czym zatem jest dokument księgowy?

Ogólnie rzecz biorąc, to dokument, który stwierdza rozpoczęcie lub zakończenie operacji gospodarczej i podlega ewidencji księgowej (na jego podstawie dokonuje się zapisów w ewidencji). Dokument stanowi podstawowe uzasadnienie zapisu księgowego.

Trochę teorii

Dokumenty zgodnie z ustawą o rachunkowości możemy podzielić na pewne grupy dowodów księgowych. Są to:

• dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
• dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;
• dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Dowody zewnętrzne obce są sporządzane przez kontrahentów jednostki otrzymującej dowód i służą do udokumentowania operacji gospodarczych polegających na sprzedaży albo przekazaniu jednostce składników majątkowych, towarów, świadczeniu usług i innych czynności.

Dowody zewnętrzne własne dokumentują:

• operacje polegające na sprzedaży kontrahentom towarów, składników majątkowych, usług oraz przekazywania składników majątkowych na zewnątrz,
• świadczenia przedsiębiorcy na rzecz budżetów lub instytucji, świadczenia umowne rzecz kontrahentów i świadczenia dobrowolne.

Dowody wewnętrzne własne dokumentują natomiast:

• operacje gospodarcze wewnętrzne, czyli takie w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód,
• koszty niewynikające ze świadczeń kontrahentów,
• ustalenia powstałych strat i osiągniętych zysków,
• stwierdzenia ilości i wartości uzyskanych od dostawców składników majątku, robót i usług oraz innych świadczeń,
• powierzenie składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom,
• operacje gospodarcze, które powinny być udokumentowane dowodami obcymi, gdy dowody te nie wpłynęły do jednostki w terminie umożliwiającym konieczne księgowania.

Możemy również inaczej kategoryzować dowody ze względu na ich funkcję:

• zbiorcze (zestawienia dowodów księgowych, polecenia księgowania) – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych; w dokumencie zbiorczym wymieniamy wtedy pojedyncze dokumenty służące temu zestawieniu;
• korygujące poprzednie zapisy – służące do korekt poprzednich zapisów, sprostowań lub zapisu storn;
• zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji; nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług VAT);
• rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych, czyli dotyczące wszelkich przeksięgowań przewidzianych w zakładowym planie kont i ewentualnie w innych przepisach, według dozwolonych zasad i kryteriów.

Kiedy dowód księgowy możemy uznać za prawidłowy?

Prawidłowy dowód księgowy powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i powinien zawierać:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, tj. podanie nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lub innego oznaczenia, np. kodu oraz numeru identyfikującego ten dokument (tj. kolejnego numeru dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej),
• określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
• datę sporządzenia dowodu oraz datę dokonania operacji gospodarczej,
• opis operacji gospodarczej i jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych – jeżeli dowód opiewa na walutę obcą, to powinien zawierać przeliczenie jej wartości według kursu zgodnie z przepisami dotyczącymi przeliczania kursów,
• własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie.

Zwykle pożądane jest w celach kontrolnych stwierdzenie poprawności dokumentu i notatka, do jakiego miesiąca należy dokument zaksięgować.

Treść zawarta w dowodach księgowych powinna odzwierciedlać przebieg operacji gospodarczej w sposób pełny i zrozumiały – można jednak stosować ogólnie przyjęte skróty.

Dowody księgowe powinny być sporządzane w języku polskim, a w przypadku gdy stroną w operacji jest kontrahent zagraniczny, dowód może być wystawiony także w języku obcym.

Redakcja podatki.biz

Hasła tematyczne: rachunkowość, dokumenty księgowe