PKPiR: Numerowanie dowodów księgowych. Zmiana sposobu numeracji

Zgodnie z objaśnieniami do sposobu prowadzenia PKPiR, umieszczonymi w rozporządzeniu, kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. I to jest pierwszy z numerów, znajdujących się na dowodzie księgowym.

Natomiast w kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu – to drugi numer, który możemy określić jako numer własny dowodu  księgowego.

Stosując tę zasadę będziemy mogli zawsze zapewnić realizację innego wymogu rozporządzenia – czyli powiązania konkretnego dowodu księgowego z konkretnym zapisem w PKPiR.

Systematyka numeracji dowodów nie jest określona w przepisach – ustala ją samodzielnie podatnik. Należy jednak pamiętać, że numery muszą być unikalne – i przyjęta systematyka powinna to zapewnić.

Prawidłowe zatem będzie numerowanie dowodów od początku w każdym miesiącu, jeśli numer będzie zawierał oznaczenie tego miesiąca – zapewni to niepowtarzalność numeru.

Można też zmienić sposób numeracji dowodów w trakcie roku – przy zachowaniu zasady umożliwienia powiązania dokumentu z zapisem w PKPiR i wyeliminowaniu możliwości powtórzenia się numeru. Nie jest to nigdzie zabronione, chociaż może wprowadzić pewien bałagan - stąd zalecenie, aby zmiany wprowadzać od nowego roku.

Tekst pochodzi z lekcji 2 e-kursu:
PKPiR w ćwiczeniach - edycja 2023

Kolejne numery faktur VAT

Ciekawy problem pojawił się przy okazji wprowadzania systemów elektronicznego generowania dokumentów sprzedaży.

Jedna z firm, wprowadzających taki system chciała przyjąć system numeracji dowodów księgowych kolejnymi numerami – bez względu na ich rodzaj. Czyli np. jeśli firma wystawiła kolejno fakturę VAT, notę księgową wewnętrzną, fakturę kory...