Podróż służbowa pracownika zdalnego. Zwrot wydatków bez PIT

W związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowych wypłacane pracownikowi - należności z tytułu podróży służbowej stanowią dla niego przychód, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym korzystają one z przedmiotowego zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w rozporządzeniu ws. należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Nadwyżka podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy.

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która zatrudnia pracowników w oparciu o umowę o pracę. Zatrudnieni pracownicy świadczą pracę hybrydową, która określona jest w aktach wewnętrznych spółki. Umowa o pracę wskazuje miejsce świadczenia pracy jako województwo zamieszkania pracownika, w którym wykonuje on pracę zdalną. Pracownicy, w związku z realizacją obowiązków określonych w umowie o pracę są zobowiązani do wykonywania swoich zadań w formie pracy zdalnej. Jest to podstawowa forma świadczenia pracy, która stanowi normę w ramach umowy. Niemniej jednak, w sytuacjach szczególnych, kiedy zachodzi konieczność obecności pracownika w siedzibie spółki, może zostać wydane polecenie przez pracodawcę, nakazujące pracę w biurze. Takie przypadki będą miały charakter incydentalny, w zależności od okoliczności i potrzeb spółki.

Spółka chciała wiedzieć, czy zwrot wydatków związanych z podróżą służbową dla pracownika pozamiejscowego, pracującego wyłącznie zdalnie, którego miejscem wykonywania pracy jest miejsce zamieszkania, nie będzie uważany za przychód pracownika na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i nie będziecie obowiązana pobrać zaliczki na podatek dochodowy, jeśli pracodawca incydentalnie wezwie go do świadczenia pracy w biurze i obejmować to będzie zwrot kosztów podróży - związanych z transportem, zakwaterowaniem, dietą oraz kosztami za posiłki pracownika.

W wydanej interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał:

Ponoszone za pracownika przez spółkę wydatki w czasie podróży służbowej stanowią dla pracownika przychód, o którym mowa w art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na...