Podróże służbowe pracownika w kosztach działalności. Dokumentowanie wydatków w formie elektronicznej

Pytanie: Spółka w związku z podróżami służbowymi kierowców planuje zakupić program komputerowy, który zautomatyzuje proces rozliczania kierowców z przebytych podroży służbowych wykonywanych w ramach prowadzonej przez spółkę działalności. Dla celów dowodowych jako dokument księgowy będzie przyjmować się wydruk z systemu rozliczającego delegacje, zawierający imię i nazwisko pracownika w miejscu podpisu i ze względu na elektroniczny charakter druku - niezawierający własnoręcznego podpisu pracownika. Czy tak udokumentowane wydatki będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Każdy z pracowników spółki posiadać będzie w systemie indywidualne konto umożliwiające rozliczenie przebytej podróży służbowej i wysłanie rozliczenia celem akceptacji do siedziby spółki za pośrednictwem systemu. Po akceptacji przesłanego w formie elektronicznej przez pracownika rozliczenia spółka będzie dokonywała zaksięgowania rozliczenia i płatności do pracownika. Na każdym etapie, począwszy od rozliczenia przez pracownika do zaksięgowania, dokument sporządzany będzie w wersji elektronicznej.

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Dokumentowanie wydatków

Dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest właściwe i odpowiednie udokumentowanie danego zdarzenia gospodarczego. W tym kontekście należy jednak zauważyć, że przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu/wymogów formalnych odnośnie prawidłowego dokumentowania wydatków. Obowiązek właściwego dokumentowania wydatków, wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT - należy odczytywać w związku z art. 9 ust. 1 tej ustawy.

Zgodnie z normą ostatniego z powołanych przepisów, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie ...