Pracownik może składać pracodawcy elektronicznie oświadczenia podatkowe

Jeżeli złożone oświadczenia są zgodne z ustalonym wzorem lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia oraz oświadczenia będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej - będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń. Tak uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej.

Z wnioskiem o interpretację zwrócił się pracodawca, który zamierza pozwolić pracownikom składać oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych jedynie w wersji elektronicznej za pomocą dedykowanego do tego odpowiedniego narzędzia elektronicznego.

W celu złożenia oświadczenia lub wniosku, pracownik byłby obowiązany:

1. zalogować się na wykorzystywanej przez siebie w pracy stacji roboczej (komputer), przy użyciu unikalnego identyfikatora i hasła,
2. zalogować się na swoje indywidualne konto w aplikacji,
3. wybrać odpowiedni wzór oświadczenia lub wniosku zamieszczonego w aplikacji,
4. wypełnić oświadczenie lub wniosek wpisując właściwe dane i informacje,
5. wysłać elektronicznie wypełniony wniosek do działu, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych podatkowych pracowników.

W razie błędnego wypełnienia przez pracownika oświadczenia lub wniosku, pracownik będzie musiał złożyć je ponownie w sposób prawidłowy, a dokument zawierający błędy będzie z systemu usuwany. Wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą archiwizowane w wersji elektronicznej w formacie „pdf” przez okres wynikający z odrębnych przepisów, zapewniając jednocześnie pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek.

Pracodawca miał wątpliwości czy przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych w formie elektronicznej na ww. zasadach będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na niego jako płatnika. W jego opinii - tak.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z pracodawcą. W wydanej interpretacji wyjaśnił:

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 grudnia 2019 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń. Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności, a stosownie do § 2 jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Zgodnie natomiast z art. 74 § 1 ww. ustawy, zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności....