Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej

Skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi za pomocą środków elektronicznych naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp on-line do tych faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, to podatnik zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego występującego na tych fakturach.

We wniosku o interpretację spółka wyjaśniła, że otrzymuje faktury zakupowe oraz inne dokumenty księgowe m.in. noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są ponoszone koszty w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. Faktury otrzymuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formacie pdf na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail, który wskazywany jest kontrahentom. Faktury zakupu otrzymywane od kontrahentów, każdorazowo spółka weryfikuje pod kątem autentyczności ich pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz opisuje je w sposób ułatwiających ich proste odszukanie. Po otrzymaniu faktury spółka weryfikuje czy dana faktura:

• przesłana została zgodnie z ustalonymi między spółką a kontrahentem kanałami komunikacji,
• jest czytelna, w szczególności zaś czy możliwe jest otworzenie odpowiedniego pliku oraz czy dane na niej zawarte są możliwe do odczytania w programach dedykowanych do obsługi plików pdf,
• została przesłana w sposób uniemożliwiający ingerencję osób trzecich w jej treść.

Po pozytywnym wyniku analizy, o której mowa powyżej oraz dokonania odpowiednich zapisów księgowych faktury te umieszczane są w odpowiednio oznaczonych folderach w specjalnie przeznaczonym do tego dysku sieciowym, do których dostęp mają jedynie wyznaczeni pracownicy. Folder, w którym spółka przechowuje faktury zakupu, pod...