Ranking poczty e-mail – jaką skrzynkę wybrać do swojej firmy?

Wbrew pozorom wybór poczty to naprawdę ważna decyzja biznesowa. Niedochodzące maile, brak miejsca na dysku czy zalew spamu to realne problemy, które mogą wystąpić, jeśli postawisz w tym zakresie na nieodpowiedniego konia. Aby się tak nie stało, poświęć kilka chwil na poznanie wad i zalet poszczególnych rozwiązań, które prezentuje poniższy ranking poczty e-mail.

Co jest ważne przy wyborze firmowej poczty e-mail

Jak zwykle w takich przypadkach, odpowiedź na pytanie „Jaka poczta jest najlepsza do firmy?” brzmi „To zależy”. Poszczególne organizacje znacznie się od siebie różnią i – co za tym idzie – mają też różne potrzeby. Osoba prowadząca niewielką pracownię krawiecką prawdopodobnie nie będzie potrzebowała nieograniczonego miejsca na maile i załączniki, podczas gdy dla międzynarodowej korporacji farmaceutycznej może być to jeden z kluczowych czynników, którym będzie kierowała się przy wyborze poczty.

Istnieją jednak pewne cechy, na które uwagę powinien zwrócić każdy, kto korzysta z firmowej poczty. A są nimi:

• Wygoda użytkowania – Niezależnie od tego, jak duża jest Twoja firma, zadbaj o to, aby pracownicy mogli obsługiwać swoje skrzynki w wygodny i efektywny sposób. Pomogą im w tym takie elementy jak przejrzysty interfejs, funkcje automatyzujące wybrane zadania, szybka i skuteczna wyszukiwarka czy aplikacja na urządzenia mobilne.
• Pojemność poczty – Tu zasada jest prosta – każda firma powinna mieć do dyspozycji tyle przestrzeni dyskowej, ile potrzebuje do swobodnego przechowywania korespondencji i załączników.
• Stabilność – Przy biznesowym wykorzystaniu skrzynki, dostęp do wiadomości powinien być nieprzerwany. Warto mieć na uwadze, że problemy ze stabilnością skrzynek mają często osoby, które postawiły na własne serwery pocztowe. Najwięksi dostawcy poczty e-mail zatrudniają bowiem rzeszę specjalistów, którzy w trybie 24/7 dbają o nieprzerwane działanie ich usługi.
• Brak reklam i spamu – Nie ma nic gorszego dla zabicia efektywności pracy, jak konieczność przedzierania się przez tonę niechcianej korespondencji. Zapewnij więc swojemu zespołowi pocztę, która będzie wyposażona w zaawansowane filtry antyspamowe.
• Bezpieczeństwo – Liczba ataków phishingowych rośnie z roku na rok. Pamiętaj, że w mailach często przesyłane są wrażliwe dane i zadbaj o to, aby ochrona przed złośliwym oprogramowaniem i próbami wyłudzenia danych była w Twojej firmowej poczcie na najwyższym poziomie.

Ranking poczty e-mail dla firm

Gmail od Google to popularna, bezpieczna i wysoce funkcjonalna poczta dla firm. Jego ogromnym wyróżnikiem jest niezwykle skuteczny filtr antyspamowy. Innymi elementami, na które warto zwrócić tu szczególną uwagę są: zaawansowane opcje wyszukiwania, duża przestrzeń dyskowa (od 30 GB do 5 TB miejsca dla każdego użytkownika) oraz zaawansowane opcje zarządzania pocztą, umożliwiające automatyzację części procesów. Pamiętaj też, że Gmail dla firm dostępny jest w pakiecie z aplikacjami biurowymi  do komunikacji, tworzenia i zarządzania, w ramach usługi Google Workspace.

Outlook to stabilna poczta udostępniana klientom w ramach usługi Microsoft 365. Jej wyróżnikiem jest jeden z najlepszych na rynku klientów poczty, szczególnie doceniany przez tradycjonalistów, którzy nie przywykli do obsługi korespondencji w przeglądarce. Osoby korzystające z Outlooka w swojej codziennej pracy mogą korzystać z rozbudowanych narzędzi do zarządzania pocztą oraz z 1 TB miejsca na dysku w chmurze. Podobnie jak w Gmailu, tu również dostępne są programy do obsługi plików. Jako wada poczty od Microsoftu najczęściej wymieniana jest stosunkowo wysoka cena.

Protonmail w ponadprzeciętny sposób dba o bezpieczeństwo swoich użytkowników. Producent przechowuje dane na szwajcarskich serwerach oraz stosuje szyfrowanie end-to-end. Protonmail może też pochwalić się niezwykle wygodną aplikacją mobilną. Jeśli rozważasz to rozwiązanie pamiętaj jednak, że w niższych planach jego użytkownicy mają do dyspozycji tylko od 1 GB do 15 GB przestrzeni dyskowej (w najdroższym planie wartość ta sięga 500 GB).

Zoho to poczta, która słynie ze swojej niskiej ceny (plany zaczynają się już od 0,9 euro). Z tego powodu często wybierają ją właściciele małych firm. Wyróżnikiem jest tu również możliwości szybkiego odpowiadania na emaile za pomocą komentarzy podobnych do tych, które znamy z social mediów. W ramach najwyższego planu użytkownicy zyskują też dostęp do szerokiego pakietu narzędzi biurowych. Jeśli jednak potrzebujesz dużo miejsca na pliki, pamiętaj, że do wykorzystania będziesz mieć tu tylko 50 GB.

iCloud Mail to skrzynka oferowana jedynie użytkownikom korzystającym ze sprzętu marki Apple. Pocztę tę cechuje dopracowany graficznie i przyjazny użytkownikom interfejs.Warto przy tym pamiętać, że wersja przeglądarkowa tej usługi jest mocno ograniczona, co zapewne będzie przeszkadzało osobom, wykonującym swoje obowiązki służbowe na komputerach. 

Podsumowanie

Nikt lepiej od Ciebie nie zna potrzeb Twojej firmy, więc nikt nie da Ci gotowej odpowiedzi na pytanie, jaką pocztę do firmy wybrać. Na rynku dostępnych jest wiele usług różnych producentów, a każda z nich ma swoje wady i zalety. Zanim więc podejmiesz decyzję w tym zakresie, zachęcamy do przetestowania poczty firmowej. W FOTC otrzymujesz 30 dniowy (2 razy dłuższy okres testowy niż bezpośrednio w Google) oraz korzystniejsze ceny. Dowiedz się więcej