Składki ZUS: Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych

W sytuacji, gdy u pracodawcy obowiązuje system zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy polegający na uzależnieniu wysokości zwrotu od ilości faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka), to warunkiem jego stosowania jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. System ten, w odróżnieniu od tego przybierającego postać zwrotu zryczałtowanych kosztów, nie przewiduje możliwości ustanowienia limitu kilometrów, po przekroczeniu których nastąpi zaniechanie zwrotu poniesionych kosztów - wyjaśnił ZUS.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku
Gdańsk, dnia 28 listopada 2014 r.
Sygn. DI 100000/43/1349/2014/

DECYZJA NR 448.

Na podstawie art. 10 ust. 1 i ust. 5 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j.: Dz. U. z 2013 r., poz. 672 z późn. zm.) w związku z art. 83d ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 1442 z późn. zm.), Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku uznaje za nieprawidłowe stanowisko zawarte we wniosku Pana ... prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą ... w ... złożonym w dniu 13 listopada 2014 r., dotyczącym podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

UZASADNIENIE

Dnia 13 listopada 2014 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez przedsiębiorcę ... prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą ... w ... o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Wnioskodawca wskazał w treści wniosku o wydanie interpretacji, iż w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług pocztowych zatrudnia pracowników/listonoszy, którzy na podstawie zawartych umów cywilno-prawnych, korzystają z własnych pojazdów do celów służbowych w jazdach lokalnych. Obecnie Wnioskodawca ma zamiar na podstawie powołanych umów pokrywać pracownikom koszty użycia do celów służbowych ich pojazdy do limitu 3000 km miesięcznie i według stawki za 1 kilometr 0,8358 zł dla pojazdów, których pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3 i 0,5214 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3. Wartość zwrotu kosztów wykorzystywania pojazdu prywatnego pracownika do celów służbowych stanowić będzie przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 PDOF. Przychód ten jednak zdaniem wnioskodawcy będzie wolny od podatku dochodowego na podstawie art. 21 PDOF. W celu uchylenia wątpliwości w tym zakresie wnioskodawca ma zamiar zwrócić się do Ministra Finansów o wydanie indywidualnej interpretacji. Ilość faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów będzie dokumentowana w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

We własnym stanowisku w sprawie przedsiębiorca wskazuje, iż jego zdaniem w ramach wykorzystywania pojazdu prywatnego przez pracownika do celów służbowych, zwrot kosztów według kilometrówki jest wolny od składek ZUS, do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, tj. do kwoty 0,8358 zł lub 0,5214 zł za kilometr i do limitu 3000 km.

Przedsiębiorca podkreśla, że zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z § 1 i § 2 ust. 1 pkt 13, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu -określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Treść powołanych norm wskazuje m.in., że podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy pojazdów niebędących własnością pracodawcy:

1. do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
2. do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych, (kilometrówka).

Wnioskodawca ogranicza swoje zapytanie do tzw. kilometrówki, nie dokonując przy tym analizy ryczałtu pieniężnego. Przepisami regulującymi stawki za 1 km przebiegu pojazdu jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zgodnie z §2 tego rozporządzenia stawki za 1 kilometr przebiegu samochodu osobowego nie mogą być wyższe niż 0,5214 zł, jeśli pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3, 0,8358 zł, jeśli pojemność skokowa silnika przekracza 900 cm3.

W związku z powyższym w przypadku wyboru kilometrówki, zwolnienie od składek ZUS zwrotu pracownikom kosztów używania przez nich w jazdach lokalnych, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy ograniczony jest, w opinii wnioskodawcy, tylko:

1. udok...