Sukcesja firmy: aspekty formalne, podatkowe i pracownicze związane z zarządem sukcesyjnym

Chcesz, żeby twoi spadkobiercy mogli płynnie kontynuować działalność firmy? Przeczytaj jak wyznaczyć i zgłosić w CEIDG zarządcę sukcesyjnego - osobę, która będzie prowadzić sprawy firmy do czasu załatwienia formalności spadkowych.

• Na czym polega sukcesja firmy i zarząd sukcesyjny
• Kto może być zarządcą sukcesyjnym
• Powołanie zarządcy sukcesyjnego
• Zgłoszenie zarządcy sukcesyjnego do CEIDG
• Rezygnacja i odwołanie zarządcy sukcesyjnego
• Prawa i obowiązki zarządcy sukcesyjnego
• Umowy z kontrahentami
• Pracownicy firmy
• Rachunek firmowy i NIP
• Podatki dochodowe - forma opodatkowania
• Podatki dochodowe - rozliczenie PIT
• Podatek od towarów i usług - VAT
• Akcyza
• Podatek od spadków i darowizn
• Zezwolenia, koncesje, licencje i działalność regulowana
• Czynności po śmierci przedsiębiorcy, który nie wyznaczył zarządcy
• Wzory formularzy

Na czym polega sukcesja firmy i zarząd sukcesyjny

Zasady przekazywania firmy następcom, po śmierci przedsiębiorcy, reguluje ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Przeczytaj pigułkę wiedzy o zarządzie sukcesyjnym.

Te zasady dotyczą tylko firm zarejestrowanych w CEIDG.

Zarząd sukcesyjny to forma tymczasowego kierowania przedsiębiorstwem, po śmierci przedsiębiorcy.

Daje następcom prawnym czas na podjęcie decyzji, czy chcą kontynuować działalność na własny rachunek, sprzedać firmę, czy ją zamknąć.

Dzięki wskazaniu zarządcy za życia i zgłoszeniu do CEIDG:

• przedsiębiorstwo zachowuje pełną płynność działania
• zarządca natychmiast po śmierci przedsiębiorcy może zająć się prowadzeniem firmy (bez konieczności załatwiania spraw u notariusza)
• umowy z pracownikami pozostaną w mocy
• można zachować ciągłość wykonywania kontraktów
• zarządca może szybko uzyskać potwierdzenie możliwości wykonywania koncesji lub zezwoleń.

Zarząd wykonuje zarządca sukcesyjny, który jest odpowiedzialny za prowadzenie przedsiębiorstwa do czasu uregulowania formalności spadkowych, w szczególności za umowy z pracownikami, kontakty z kontrahentami, sprawy podatkowe czy ZUS. Zarząd wygasa w terminie 2 lat od dnia śmierci przedsiębiorcy. Z ważnych powodów sąd może przedłużyć ten okres, na czas nie dłuższy niż 5 lat.

Zarząd sukcesyjny może wygasnąć wcześniej, jeśli:

• w ciągu 2 miesięcy od śmierci przedsiębiorcy jeżeli nikt nie przyjął spadku
• stwierdzono nabycie przedsiębiorstwa w spadku przez jedynego spadkobiercę albo zapisobiorcę windykacyjnego
• jedna osoba nabyła całe przedsiębiorstwo w spadku (np. wniesiono je w całości aportem do spółki)
• w ciągu miesiąca od wykreślenia zarządcy sukcesyjnego z CEIDG, jeśli nie powołano w tym okresie kolejnego zarządcy
• ogłoszono upadłość przedsiębiorcy
• wcześniej nastąpi dział spadku obejmujący przedsiębiorstwo w spadku.

Przeczytaj poradnik Ministerstwa Rozwoju na temat sukcesji firm jednoosobowych.

Kto może być zarządcą sukcesyjnym

Zarządcą sukcesyjnym może być osoba fizyczna, która ma pełną zdolność do czynności prawnych.

Zarządcą sukcesyjnym nie może zostać osoba, wobec której prawomocnie orzeczono:

• zakaz prowadzenia działalności gospodarczej
• środek karny albo środek zabezpieczający w postaci zakazu prowadzenia działalności gospodarczej wykonywanej przez przedsiębiorcę, lub działalności gospodarczej w zakresie zarządu majątkiem.

Zarządcą sukcesyjnym nie może być osoba prawna, czyli - na przykład - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Funkcję zarządcy sukcesyjnego w jednym czasie może pełnić tylko jedna osoba. Przedsiębiorca może jednak wyznaczyć zarządcę „rezerwowego”, który zostaje powołany tylko, jeśli zarządca sukcesyjny powołany w pierwszej kolejności zrezygnował z pełnienia tej funkcji lub nie mógł jej pełnić z powodu:

• śmierci
• ograniczenia lub utraty zdolności do czynności prawnych
• odwołania go przez przedsiębiorcę
• uprawomocnienia się orzeczenia o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej, obejmującego wykonywanej przez przedsiębiorcę lub działalności gospodarczej w zakresie zarządu majątkiem.

Dane „rezerwowego” zarządcy sukcesyjnego przedsiębiorca zgłasza do CEIDG, we wniosku o zmianę wpisu w rejestrze.

Pamiętaj! Możesz wskazać tylko jednego zarządcę „rezerwowego”.

Powołanie zarządcy sukcesyjnego

Powołanie zarządy za życia przedsiębiorcy

Przedsiębiorca może ustanowić zarządcę sukcesyjnego, albo zastrzec, że z chwilą jego śmierci wskazany prokurent stanie się zarządcą sukcesyjnym.

W każdym przypadku ustanowienie zarządcy sukcesyjnego wymaga zgody wskazanej osoby oraz zgłoszenia do CEIDG - w formie pisemnej lub elektronicznie. Zgłoszenie można zrobić równocześnie z ustanowieniem prokurenta lub dopiero po udzieleniu prokury. Od prokurenta nie wymaga się żadnych szczególnych uprawnień i wykształcenia. Podobnie jak w przypadku zarządcy sukcesyjnego, wystarczająca jest pełna zdolność do czynności prawnych i brak orzeczonego zakazu prowadzenia działalności gospodarczej.

Zobacz:

• wzór udzielenia prokury z zastrzeżeniem o zarządzie sukcesyjnym
• wzór zastrzeżenia o zarządzie sukcesyjnym dla istniejącej prokury.

Do powołania zarządcy sukcesyjnego potrzebne jest:

• oświadczenie o powołaniu zarządcy sukcesyjnego w formie pisemnej
• pisemna zgoda zarządcy na pełnienie tej funkcji
• zgłoszenie (wpis) zarządcy do CEIDG.

Zobacz wzór oświadczenia o powołaniu zarządcy sukcesyjnego i zgody na pełnienie funkcji zarządcy.

Powołanie zarządcy po śmierci przedsiębiorcy

Jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony przed śmiercią przedsiębiorcy, zarządcę sukcesyjnego może powołać, w ciągu dwóch miesięcy od dnia śmierci przedsiębiorcy:

• małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku
• spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek
• spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek
• zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Do powołania zarządcy sukcesyjnego przez małżonka przedsiębiorcy lub przez spadkobiercę ustawowego przedsiębiorcy, wymagana jest zgoda osób, którym łącznie przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku większy niż 85/100.

Powołanie zarządcy po śmierci przedsiębiorcy i inne związane z tym oświadczenia należy złożyć przed notariuszem. Inaczej będą nieważne.

W tym przypadku, to notariusz zgłasza powołanie zarządcy sukcesyjnego do CEIDG: rejestruje właściwy akt notarialny w Rejestrze Zarządców Sukcesyjnych przedsiębiorstw osób fizycznych, który jest prowadzony w ramach Systemu Rejestrów Notarialnych. Ta informacja jest następnie przekazywana przez System Rejestrów Notarialnych do CEIDG.

W podobny sposób, czyli przez System Rejestrów Notarialnych, notariusz zgłasza do CEIDG również:

• sporządzenie aktu powołania zarządcy sukcesyjnego
• sporządzenie aktu odwołania zarządcy sukcesyjnego
• sporządzenie protokołu rezygnacji zarządcy sukcesyjnego
• wygaśnięcie zarządu sukcesyjnego z powodu zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydania europejskiego poświadczenia spadkowego, na podstawie którego spadkobierca albo zapisobierca windykacyjny nabył przedsiębiorstwo w spadku w całości
• wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego z powodu nabycia przedsiębiorstwa w spadku przez jedną osobę na podstawie czynności prawnej, dokonanej w formie aktu notarialnego.

Zarządca sukcesyjny w spółce cywilnej

Po śmierci wspólnika spółka cywilna nie ulegnie automatycznie rozwiązaniu, jeśli zostanie spełniony jeden z dwóch warunków:

• w umowie spółki zostanie zastrzeżone, że spadkobiercy wspólnika wstąpią do spółki na jego miejsce i zostanie ustanowiony zarząd sukcesyjny. W tej sytuacji zarządca sukcesyjny będzie wykonywał prawa i obowiązki spadkobierców na zasadach właściwych dla zmarłego wspólnika.
• w umowie spółki nie zastrzeżono, że spadkobiercy wspólnika wejdą do spółki cywilnej na jego miejsce, a został ustanowiony zarząd sukcesyjny. W takim przypadku spadkobiercy wchodzą do spółki na miejsce wspólnika z chwilą jego śmierci, jeżeli pozostali wspólnicy wyrażą na to zgodę, a zarządca sukcesyjny prowadzi sprawy spółki oraz reprezentuje ją na zasadach obowiązujących zmarłego wspólnika od dnia wyrażenia zgody przez pozostałych wspólników.

W przypadku spółek dwuosobowych, jeżeli zmarły wspólnik nie powołał zarządcy, rozwiązanie spółki ulega zawieszeniu do czasu upływu terminu przeznaczonego na powołanie zarządcy czyli na 2 miesiące od śmierci wspólnika.

Jeżeli w tym czasie zostanie ustanowiony zarząd – spółka może dalej działać.

Zgłoszenie zarządcy sukcesyjnego do CEIDG

Wniosek o wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG można złożyć:

• online, na Biznes.gov.pl - zmieniając dane we wpisie w CEIDG
• w wersji papierowej, w urzędzie gminy
• wysłać pocztą listem poleconym - wypełniony wniosek powinien być własnoręcznie podpisany przez wnioskodawcę, a podpis musi potwierdzić notariusz.

Przeczytaj, jak zgłosić zarządcę sukcesyjnego zmieniając wpis w CEIDG na Biznes.gov.pl.

Złożenie wniosku o wpis zarządcy sukcesyjnego do CEIDG jest bezpłatne.

Do wniosku nie trzeba dołączać oświadczenie o powołaniu zarządcy oraz o zgodzie na pełnienie tej funkcji. Wystarczy, że we wniosku zostanie złożone oświadczenie (pod rygorem odpowiedzialności karnej), że stosowna zgoda została udzielona.

Zarządca sukcesyjny powołany przez przedsiębiorcę i wpisany do CEIDG rozpoczyna pełnienie swej funkcji z chwilą śmierci przedsiębiorcy.

Pamiętaj! CEIDG ma obowiązek przekazywać informacje o danych zarządcy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Ten obowiązek dotyczy również danych zarządcy sukcesyjnego „rezerwowego” powołanego na wypadek, gdyby zarządca sukcesyjny powołany w pierwszej kolejności zrezygnował z pełnienia tej funkcji albo nie mógł jej pełnić oraz zmian w danych zarządcy.

CEIDG powinno odnotowywać takie informacje w systemie nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu uzyskania informacji lub jej zmiany. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi już sam informować naczelnika urzędu skarbowego o powołaniu lub zmianie zarządcy sukcesyjnego.

Rezygnacja i odwołanie zarządcy sukcesyjnego

Zarządca sukcesyjny przestaje pełnić swoją funkcję między innymi w przypadku jego śmierci, rezygnacji lub odwołania go z funkcji a także z dniem ograniczenia lub utraty zdolności do czynności prawnych.

Zarządca sukcesyjny może też w każdym momencie sam zrezygnować z pełnionej funkcji:

• za życia przedsiębiorcy – składając przedsiębiorcy rezygnację w formie pisemnej pod rygorem nieważności
• po śmierci przedsiębiorcy – składając rezygnację w formie notarialnej. Notariusz zgłasza rezygnację niezwłocznie do CEIDG.

Zobacz wzór oświadczenia o rezygnacji zarządcy.

Po rezygnacji zarządca sukcesyjny wykonuje swoje obowiązki jeszcze przez 2 tygodnie, chyba, że został w tym czasie powołany nowy zarządca.

Zarządcę sukcesyjnego można w każdej chwili odwołać. Trzeba ...