Urlop wypoczynkowy - o czym warto wiedzieć

Sprawdź, komu przysługuje urlop wypoczynkowy, w jakim wymiarze i jak go obliczyć w zależności od statusu zatrudnionego. Kiedy pracownik może wziąć urlop na żądanie. Kiedy można odwołać pracownika z urlopu.

• Jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego
• Jakie są obowiązki informacyjne pracodawcy
• Jak obliczać wymiar urlopu wypoczynkowego
• Jak udzielać urlopu wypoczynkowego
• Kiedy można zmienić termin urlopu
• Kiedy można odwołać pracownika z urlopu
• Kiedy trzeba wykorzystać urlop wypoczynkowy
• Kiedy pracownik ma prawo do urlopu na żądanie
• Wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Jaki jest wymiar urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy przysługuje każdemu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Wymiar urlopu zależy od dotychczasowego stażu pracy pracownika.

Do stażu wlicza się także okres edukacji.

Wymiar urlopu wynosi:

• 20 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy poniżej 10 lat
• 26 dni na rok kalendarzowy dla pracownika ze stażem pracy co najmniej 10 lat.

Ważne! Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Pracownik ma prawo skorzystać maksymalnie z 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym.

Do stażu zaliczasz okresy nauki zgodnie z programem nauczania szkoły lub uczelni, zakończone odpowiednim świadectwem, zaświadczeniem lub dyplomem. Nie sumujesz okresów ukończenia poszczególnych szkół. Bierzesz pod uwagę tę szkołę, która przy obliczaniu stażu pracy zapewnia pracownikowi najwyższą liczbę lat możliwą do uwzględnienia.

Jeśli pracownik ukończył:

• zasadniczą szkołę zawodową lub równorzędną – do stażu pracy wliczasz nie więcej niż 3 lata
• średnią szkołę zawodową – do stażu pracy wliczasz nie więcej niż 5 lat
• średnią szkołę zawodową dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – do stażu pracy wliczasz 5 lat
• średnią szkołę ogólnokształcącą – do stażu pracy wliczasz 4 lata
• szkołę policealną – do stażu pracy wliczasz 6 lat
• licencjat lub szkołę wyższą – do stażu pracy wliczasz 8 lat.

Jeżeli pracownik pobiera lub pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wliczasz albo okres zatrudnienia, albo okres nauki w zależności od tego, który jest korzystniejszy.

Przykład 1

Pan Rafał ukończył szkołę policealną i jednolite studia magisterskie. Od 1 stycznia 2020 roku rozpoczął pierwszą pracę – w firmie budowlanej. Pracodawca poinformował go o wymiarze urlopu wypoczynkowego, który wynosi 20 dni. Do jego stażu pracy wliczył 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej.

Przykład 2

Pan Daniel pracuje w restauracji od 2016 roku. Uczy się jednocześnie w liceum ogólnokształcącym. W związku z tym, iż pan Daniel nie ukończył jeszcze nauki, jego wymiar urlopu to 20 dni, biorąc pod uwagę wyłącznie 4-letni staż pracy.

Pamiętaj! Przepisy Kodeksu pracy wyznaczają jedynie podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego. Umowy o pracę czy układy zbiorowe pracy mogą określać korzystniejszy zakres urlopu ze względu na specyficzne warunki panujące na stanowisku pracy bądź cechy charakterystyczne określonego zawodu.

Jakie są obowiązki informacyjne pracodawcy

Jako pracodawca masz obowiązek poinformować pracownika, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o jego warunkach zatrudnienia, w tym o wymiarze urlopu wypoczynkowego jaki mu przysługuje.

Możesz to zrobić w informacji o uprawnieniach pracownika lub odrębnej informacji pisemnej, w której:

• wpisujesz wymiar urlopu wypoczynkowego lub
• jeżeli nie jest możliwe określenie wymiaru urlopu w dacie przekazywania pracownikowi informacji - o zasadach jego ustalania i przyznawaniawskazujesz odpowiednie przepisy prawa pracy, które regulują kwestie wymiaru urlopu wypoczynkowego – informacja powinna być zindywidualizowana, na przykład jeżeli wymiar urlopu wynosi 20 dni - art. 154 § 1 pkt 1 Kodeksu Pracy.

Musisz też informować pracownika o każdej zmianie wymiaru urlopu wypoczynkowego. Spełnisz ten obowiązek poprzez wręczenie pracownikowi kolejnej informacji o nowym wymiarze urlopu wypoczynkowego po tym, kiedy uzyska on do niego prawo.

Informacja musi mieć formę pisemną i zostać podpisana przez pracownika. Wpisujesz w niej również m. in. informacje dotyczące dziennej i tygodniowej normy czasu pracy czy długości okresu wypowiedzenia. Informacja trafia do jego akt osobowych.

Przeczytaj, jak informować pracownika o warunkach zatrudnienia.

Jak obliczać wymiar urlopu wypoczynkowego

Wymiar urlopu, który przysługuje twojemu pracownikowi, zależy od jego okresu pracy i nauki.

Pracownik zatrudniony na pierwszą umowę o pracę

Pracownik, który rozpoczyna pierwszą pracę na umowę o pracę:

• uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z każdym przepracowanym miesiącem kalendarzowym
• za każdy przepracowany miesiąc uzyskuje 1/12 wymiaru urlopu, który przysługiwałby mu za cały rok
• w kolejnych latach nabywa prawo do pełnego urlopu wypoczynkowego w każdą rocznicę rozpoczęcia pracy.

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (z góry).

Przykład

1 stycznia 2020 roku Pani Karolina rozpoczyna pierwszą pracę na podstawie umowy o pracę. Wymiar jej urlopu wypoczynkowego w 2020 roku wynosi 20 dni. W kwietniu chce wziąć 3 dni urlopu wypoczynkowego. Dostanie urlop, ponieważ do kwietnia przepracowała 3 pełne miesiące (styczeń – marzec), przysługują jej więc 3/12 rocznego wymiaru urlopu, czyli 5 dni.

Pracownik zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy

Pracownikowi zatrudnionemu w kilku miejscach jednocześnie przy ustalaniu prawa do urlopu wypoczynkowego wliczasz okres zatrudnienia, który poprzedza nawiązanie umowy o pracę z twoją firmą.

Przykład

Jan Kowalski zaczął pracę w firmie EXCO 1 stycznia 2020 roku. Jednocześnie jest zatrudniony od 1 stycznia 2018 roku w firmie ABC. Firma EXCO, ustalając prawo i wymiar urlopu wypoczynkowego, uwzględnia zatrudnienie w firmie ABC od 1 stycznia 2018 roku do 31 grudnia 2019 roku. Ze względu na to, że Jan Kowalski jest absolwentem studiów magisterskich, będzie mu przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni.

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy

Przy ustalaniu prawa do urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego na część etatu stosujesz ogólne zasady dotyczące uwzględnienia wykształcenia i stażu pracy, a ostateczny wymiar urlopu jest proporcjonalny do części etatu.

Przykład

Pani Marzena, której na pełnym etacie przysługiwałoby w 2020 roku 20 dni urlopu wypoczynkowego, pracuje na 1/4 etatu jako sekretarka. W 2020 roku ma prawo do 5 dni urlopu tj. ¼ z podstawy wymiaru urlopu 20 dniu.

Jeśli pracownik chce z pełnego etatu przejść na jego część, to urlopu, którego nie wykorzystał przed zmniejszeniem etatu, udziel mu zgodnie z warunkami obowiązującymi przed zmianą. Uwzględnij wymiar urlopu wypoczynkowego, który obowiązywał przy zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy, i ewentualną wysokość wynagrodzenia, które wtedy otrzymywał (gdyby konieczna była wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop). W tym wypadku przy obliczaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego zaokrąglasz niepełny dzień urlopu w górę.

Przykład

Pani Anna pracowała w spółce ISA w pełnym wymiarze czasu pracy do końca kwietnia 2020 roku, a od 1 maja ograniczyła wymiar czasu pracy do połowy etatu. W związku z tym, że nie wykorzystała urlopu wypoczynkowego przysługującego jej w 2020 roku, pracodawca za czas od końca kwietnia udzieli jej urlopu w wymiarze 9 dni (przy podstawie wymiaru urlopu wypoczynkowego – 26 dni), a następnie 9 dni za pozostałą część roku przepracowaną na pół etatu.

Zatrudnienie pracownika w trakcie roku

Niezależnie od tego, w jaki sposób twój nowy pracownik rozstał się z poprzednim pracodawcą, nie wpływa to na jego prawo do urlopu wypoczynkowego i wymiar. Łączny wymiar urlopu wypoczynkowego u poprzedniego i obecnego pracodawcy jest równy urlopowi przysługującemu pracownikowi w danym roku.

Pracownik wykorzystuje u poprzedniego pracodawcy urlop wypoczynkowy proporcjonalnie do dnia zakończenia stosunku pracy. Informacje o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego przez pracownika, którego zatrudniasz w trakcie roku kalendarzowego, są zawarte w świadectwie pracy poprzedniego pracodawcy. Jeśli takiego nie wydano, zażądaj od pracownika oświadczenia, w którym to potwierdzi, oraz oświadczenia o wymiarze i wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego u poprzedni...