Wydatki w kosztach: Źródłowe dokumenty można zniszczyć

Spółka chciałaby przekazać faktury źródłowe (uprzednio zeskanowane) do zniszczenia. Czy można obniżyć podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych o koszty uzyskania przychodów rozpoznawane na podstawie wydatków/kosztów ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej?

Przepisy prawa podatkowego nie regulują sposobu, w jaki wydatki/ koszty ponoszone przez podatnika powinny być dokumentowane.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: uodop), podatnicy obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy (…). Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej, regulującymi zasady prowadzenia ewidencji rachunkowej są przepisy ustawy o rachunkowości, do której odsyła polski ustawodawca w kwestii dotyczącej sposobu prowadzenia takiej ewidencji.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: UoR), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto, w art. 20 ust. 2 wymienione zostały enumeratywnie dowody księgowe potwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczych.

Co istotne, art. 20 ust. 5 UoR zawiera postanowienie zgodnie z którym, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, pod warunkiem, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Dokument spełniający wskaza...