Zaliczenie do kosztów wydatków udokumentowanych fakturą bez NIP

Jeżeli na gruncie odrębnych przepisów dowody potwierdzające poniesione wydatki stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, będą wystarczające również dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych.

Z wnioskiem o interpretację zwrócił się przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W zakresie podatku dochodowego opodatkowuje dochód podatkiem liniowym i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Przedsiębiorca współpracuje z przedsiębiorcami, którzy są czynnymi podatnikami podatku VAT. Podmioty świadczące usługi identyfikują swoje sprzedaże jako sprzedaż konsumencka (nawet, gdy sprzedają dla przedsiębiorców) nie wykazują ich w swoich plikach JPK VAT jako usługi na rzecz podatnika. W związku z tym, podatnik widzi ryzyko zaliczenia wydatków na usługi jako koszt uzyskania przychodów.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 10 października 2022 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.589.2022.1.PS, stwierdził:

W myśl art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje...