Zwrot kosztów ubezpieczenia w podróży a przychód pracownika

Pytanie: Nasz pracownik został oddelegowany do Australii w celu wzięcia udziału w konferencji naukowej. W związku z wyjazdem służbowym pracownik zakupił polisy ubezpieczeniowe ważne na okres trwania podróży (ubezpieczenie: kosztów leczenia oraz assistance, NNW, OC, od utraty, kradzieży lub uszkodzenia bagażu podróżnego, opóźnienia w dostarczeniu bagażu podróżnego, opóźnienia lotu). Wyraziliśmy zgodę na zwrot wydatków poniesionych na zakup tych polis. Czy kwoty składek ubezpieczeniowych można uznać za „inne wydatki” zgodnie z rozporządzeniem ws. zagranicznej podróży służbowej?

Dodam, że posiadanie ww. polis było wymagane przez organizatorów konferencji, a zgodnie z umową ubezpieczenia do otrzymania ewentualnych świadczeń uprawniony był pracownik.

Odpowiedź:

Tak. Kwoty zwróconych pracownikowi kosztów związanych z podróżą służbową, w tym poniesionych przez niego wydatków na zakup ubezpieczenia, mieszczą się w zakresie zwolnienia o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,
b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Należy tu dodać, że stosownie do z art. 21 ust. 13 ww. ustawy, przepis art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.