Wydatki na podróż służbową pracownika prywatnym samochodem w kosztach firmy

Kosztami związanymi z używaniem samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika, w celu odbycia podróży służbowej, są koszty posługiwania się tym samochodem, wykorzystywania go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu odbycia podróży służbowej samochodem osobowym niestanowiącym składnika majątku podatnika zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Z wnioskiem o interpretację zwróciła się spółka, która prowadzi swoją działalność w dwóch lokalizacjach, zatem część pracowników jest zobligowana dojeżdżać do pracy do jednej z nich. Trasa, którą pokonują pracownicy samochodem prywatnym by dojechać do zakładu pracy jest traktowana jako podróż służbowa w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.

Pracownicy otrzymują od spółki zwrot kosztów wyliczony w następujący sposób: Koszt = stawka x kilometry. Dodatkowo pracownicy przedstawiają spółce dowody dodatkowych kosztów poniesionych podczas dojazdu do pracy w postaci potwierdzeń opłat za przejazd autostradą oraz biletów i opłat parkingowych. Najczęściej wydatki te dokumentowane są paragonami lub biletami potwierdzającymi wysokość opłat. W przypadku kosztów dodatkowych wymienionych powyżej, spółka zwraca w całości koszty poniesione przez pracowników na podstawie przedstawionych przez nich dowodów poniesienia kosztów.

Wątpliwości spółki dotyczyły ustalenia, czy zwrot pracownikom kosztów używania prywatnego samochodu dla celów dojazdu do pracy, który dla pracowników stanowi podróż służbową, w kwocie ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, oraz zwrot dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży, takich jak opłaty za autostrady oraz bilety i opłaty parkingowe, zwracanych pracownikom w pełnej wysokości, tj. bez uwzględniania limitu kilometrów, stanowi dla spółki koszt uzyskania przychodu.

...