Wydatki związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika
![](/media/Image/artykuly/artykuly_top/auto13.jpg)
Podróż służbowa pracownika i przedsiębiorcy wiąże się z określonymi kosztami. Sprawdź, jakie wydatki związane z podróżą musisz pokryć jako pracodawca. Przeczytaj, jak rozliczyć koszty podróży służbowych - swoich lub twoich pracowników.
- Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej
- Koszty podróży krajowej pracownika
- Koszty podróży zagranicznej pracownika
- Rozliczenie podróży służbowej pracownika
- Koszty podróży przedsiębiorcy
- Jak przeliczać koszty w walucie obcej
- Odliczenie VAT od wydatków na podróż
Co przysługuje pracownikowi w podróży służbowej
Jeśli wysyłasz pracownika w podróż służbową, musisz pokryć związane z nią wydatki.
Za podróż służbową uznaje się wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej w kraju i za granicą można ustalić w:
- układzie zbiorowym pracy
- regulaminie wynagradzania
- umowie o pracę.
Jeżeli twoja firma nie jest objęta układem zbiorowym pracy lub nie masz obowiązku ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki te mogą się znaleźć w umowie o pracę.
Jeżeli twoja firma nie ma własnych regulacji w tym zakresie, stosuj przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej pracownikowi przysługują:
- diety (przy podróży krajowej - ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia, a przy podróżach zagranicznych - ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków)
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jako pracodawca określasz środek transportu w podróży służbowej krajowej i zagranicznej. Pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych przez niego kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami określającymi cenę biletu.
Możesz wyrazić zgodę, by pracownik w podróży krajowej lub zagranicznej skorzystał z należącego do niego samochodu osobowego lub - na przykład - motocykla. W takiej sytuacji liczbę przejechanych kilometrów mnożysz przez stawkę za kilometr i zwracasz mu tak obliczone koszty.
Stawka zależy od rodzaju pojazdu.
Nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, czyli:
- 0,89 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3
- 1,15 zł - dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3
- 0,69 zł - dla motocykla
- 0,42 zł - dla motoroweru.
Zwracasz też inne wydatki związane z podróżą, jeśli były one niezbędne, a pracownik udokumentował ich wysokość. Mogą to być: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.
Koszty podróży krajowej pracownika
Diety
Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. To minimalna stawka, ale możesz ustalić
w swojej firmie wyższą.
Jeżeli podróż trwa:
- mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje
- od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety
- ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.
Jeśli podróż służbowa na terenie kraju trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety.
Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem. Za śniadanie odejmujesz 25% diety, za obiad 50% diety, za kolację 25% diety.
Noclegi
Za nocleg w hotelu zwracasz pracownikowi poniesioną przez niego opłatę potwierdzoną rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać dwudziestokrotności diety (900 zł).
Jeśli nie zapewniłeś pracownikowi noclegu, a on nie przedstawi rachunku za nocleg, będzie przysługiwał mu ryczałt w wysokości 150% diety.
Koszty podróży zagranicznej pracownika
Diety
W firmach, które nie posiadają własnych rozwiązań w zakresie naliczania diet zagranicznych (np. określonych w regulaminie wynagradzania), dla obliczania diet stosuje się stawki określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 2302).
Wysokość diety w podróży zagranicznej zależy od państwa, do którego jedzie pracownik. Przykładowo w przypadku Niemiec jest to 49 euro, w przypadku Ukrainy – 41 Euro, Wielkiej Brytanii – 45 funtów.
Pamiętaj! Możesz ustalić inne limity, niż te określone w przepisach. Na przykład w regulaminie wynagradzania możesz zróżnicować kwoty diet w zależności o państwa, regionu lub przyjąć stałą kwotę niezależnie od kraju podróży. Pamiętaj tylko, że minimalna kwota diety w podróży zagranicznej nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. To oznacza, że stawka diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określona w rozporządzeniu, jest stawką minimalną. Jeśli ustalasz i wypłacasz pracownikowi dietę ponad limit określony we wskazanym wyżej rozporządzeniu, nadwyżka będzie dla niego przychodem, od którego zapłaci podatek.
Jeżeli podróż trwa:
- do 8 godzin – pracownikowi przysługuje 1/3 diety,
- ponad 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety,
- ponad 12 godzin – pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Ważne! Czas podróży zagranicznej obliczasz:
- przy podróży lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwa w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju
- przy podróży lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju
- w przypadku podróży morskiej - tj. od ...
DOSTĘP DO PEŁNEJ TREŚCI SERWISU WWW.PODATKI.BIZ JEST BEZPŁATNY
WYMAGANE JEST JEDNAK ZALOGOWANIE DO SERWISU.
UŻYTKOWNICY ZALOGOWANI MOGĄ RÓWNIEŻ DODAWAĆ KOMENTARZE.
Jeżeli jeszcze nie jesteś zarejestrowany, zapraszamy do wypełnienia krótkiego formularza rejestracyjnego.
REJESTRACJA
dla nowych użytkowników
LOGOWANIE
dla użytkowników podatki.biz
DLACZEGO WARTO SIĘ ZAREJESTROWAĆ DO SERWISU PODATKI.BIZ?
Otrzymujesz całkowicie bezpłatny stały dostęp do wielu informacji, między innymi do:
- ujednolicanych na bieżąco aktów prawnych (podatki, ubezpieczenia społeczne i działalność gospodarcza)
- narzędzi: powiadamiania o nowych przepisach, zmianach w przepisach i terminach
- kalkulatorów i baz danych
- działów tematycznych zawierających pogłębione informacje na interesujące Cię tematy; omówienia, odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania
- strony osobistej, na której znajdziesz aktualne informacje przeznaczone dla osoby o Twoim profilu zawodowym. Dodatkowo będziesz mógł edytować własną listę zakładek w celu szybszego docierania do szczegółowej informacji
- newslettera informującego regularnie o wydarzeniach związanych z podatkami i działalnością gospodarczą
Czas rejestracji - ok. 1 min
Uwaga
Podczas rejestracji nie zbieramy żadnych szczegółowych danych personalnych i teleadresowych. W każdej chwili możecie usunąć trwale i bezpowrotnie dane dotyczące Waszego konta. Przed rejestracją prosimy o zapoznanie się z regulaminem »
Ostatnie artykuły z tego działu
- PIP. Co to jest wypowiedzenie zmieniające?
- W jakim terminie pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop na żądanie?
- Sygnaliści w pytaniach i odpowiedziach
- Do 30 września należy przekazać odpis na ZFŚS
- Nagrody dla pracowników w ramach grywalizacji opodatkowane PIT
- Wrzesień to ostatni miesiąc na nadrobienie urlopowych zaległości
- Program "Aktywny Rodzic" - pytania i odpowiedzi
- Obowiązki pracodawców – Odzież i obuwie robocze, środki higieny osobistej w pytaniach i odpowiedziach
- Obowiązki płatnika w związku z finansowaniem kosztów podróży pracowników mobilnych
- Elastyczne formy pracy - korzyści i wyzwania