Data wystawienia i numer faktury ustrukturyzowanej - MF wyjaśnia

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Data ta będzie wskazana w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) i zaszyta zostanie w numerze identyfikującym tę fakturę przydzielonym w KSeF. Natomiast odnośnie wpisywania numeru dowodu księgowego w PKPiR to numeracja KSeF identyfikuje fakturę ustrukturyzowaną w tym systemie, a nie w dokumentacji księgowej. Numerem obligatoryjnym faktury pozostaje nadal numer nadawany na fakturze przez podatnika, numer KSeF jest tylko numerem identyfikującym ten dokument w KSeF.

Pytanie dziennikarza:

Na podstawie art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. W związku z tym zwracam się z prośbą o odpowiedź na następujące pytania:

Pytanie 1:

W podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku ustalania momentu powstania przychodu oraz księgowania kosztów w pkpir (art. 14 ust. 1c i art. 22 ust. 6b updof) mowa jest o wystawieniu faktury. Czy - na potrzeby PIT - w przypadku faktur ustrukturyzowanych ustalając datę wystawienia faktury należy stosować art. 106na ustawy o VAT? Przykładowo, czy jeżeli podatnik otrzymał fakturę, która została wystawiona 31 stycznia 2024 r. ale wysłana do KSeF dopiero 1 lutego 2024 r. i taka data wynika z UPO, to za datę jej wystawienia należy uznać kierując się brzmieniem art. 106na ustawy o VAT 1 lutego 2024 r. i w pkpir trzeba ją będzie zaksięgować w pkpir w kosztach 1 lutego 2024 r. a nie 31 stycznia 2024 r.?

Pytanie 2:

Czy wpisując do pkpir fakturę ustrukturyzowaną w kolumnie 3 „Numer dowodu księgowego” należy podać numer nadany fakturze przez jej wystawcę, czy numer KSeF?

Odpowiedź Ministerstwa Finansów na zapytanie dziennikarza:

Odpowiadając na pytanie nr 1 informujemy, że regulacje ustawy o podatku od towarów i usług wskazują, iż fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zapis ten oznacza, iż ustawodawca moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej określił wprost w tym przepisie. Moment, w którym ta faktura zostanie przesłana do KSeF uznany zostanie za wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Data ta będzie wskazana w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) i zaszyta zostanie w numerze identyfikującym tę fakturę przydzielonym w KSeF.

Co do zasady data wystawienia jest tożsama z datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej. Przy braku odmiennych (szczegółowych) regulacji w zakresie daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, przywołany wyżej zapis ustawy wywiera również skutek na inne ustawy podatkowe, w tym ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. A więc dzień przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF wskazuje prawnie skuteczną datę wystawienia tego dokumentu, który na gruncie innych ustaw ma również takie znaczenie.

Odnosząc się do pytania nr 2 wyjaśniamy, że zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług KSeF służy do oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w tym systemie. Każda faktura ustrukturyzowana przyjęta przez KSeF oznaczona zostaje unikalnym, niepowtarzalnym numerem pozwalającym na jej identyfikację w tym systemie. Numer ten jest generowany i przydzielany automatycznie przez KSeF, a następnie zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

Numer przydzielony przez KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika samodzielnie. Elementem niezbędnym na fakturze jest jej numer, który występuje jako kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Oznacza to, iż faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ich ewidencjonowania poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. Numeracja KSeF identyfikuje fakturę ustrukturyzowaną w tym systemie, a nie w dokumentacji księgowej. Numerem obligatoryjnym faktury pozostaje nadal numer nadawany na fakturze przez podatnika, numer KSeF jest tylko numerem identyfikującym ten dokument w KSeF.

(Informacja Ministerstwa Finansów z 12 grudnia 2023 r. przekazywana do mediów na zapytania dziennikarzy)

źródło: eureka.mf.gov.pl