Dopuszczalność anulowania faktury a plik JPK_VAT

Wszyscy podatnicy VAT wystawiają faktury. Jedni robią to częściej inni rzadziej. Pomyłki przy takiej czynności nie są niczym nadzwyczajnym i czasami się zdarzają. O ile w przypadkach innych niż błędy popełnione przy wystawianiu faktur wystarczające jest np. przekreślenie pierwotnego zapisu i jego parafowanie lub po prostu wyrzucenie błędnego dokumentu do kosza, w przypadku faktur nie istnieje taka możliwość. Można takie szczególne traktowanie faktur wyjaśnić tym, że z otrzymanej faktury dla nabywcy wynika uprawnienie do odliczenia naliczonego w niej podatku, a więc wiąże się z uzyskaniem korzyści majątkowej. O szczególnym traktowaniu faktur świadczyć może fakt, że zapisy ustawy o VAT nie przewidują możliwości jej anulowania.

Czynność ta została jednak dopuszczona na podstawie praktyki organów podatkowych. Przykładem opinii organów skarbowych aprobującej możliwość anulowania faktury jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 marca 2019 r., sygn. 0112-KDIL1.3.4012.30.2019.1.AK.

Anulowanie faktury możliwe jest tylko w przypadku gdy dokumentuje ona czynność, która nie została jeszcze dokonana, pod warunkiem że dokument taki nie został wprowadzony do obiegu prawnego. Oznacza to, że nie mógł on zostać przekazany kontrahentowi a więc wystawca jest w posiadaniu obydwu jego egzemplarzy. Są to przypadki gdy dla przykładu udokumentowane fakturą zostało zdarzenie, które w rzeczywistości nie wystąpiło, a w rezultacie nie zrodziło konsekwencji w postaci wystąpienia obowiązku podatkowego. Dzieje się tak w sytuacji wystawienia faktury na podstawie zamówienia kontrahenta, z którego ten się wycofał jeszcze przed rozpoczęciem realizacji transakcji. Podobnie rzecz będzie wyglądać gdy sprzedaż ma formę wysyłkową. Sprzedawca wraz z zamówionym towarem wysyła fakturę. Jednakże nabywca rozmyśliwszy się nie odbiera towaru z fakturą. Przesyłka wraca więc do nadawcy (sprzedawcy). Dzięki temu ma on zarówno swój jak i nabywcy egzemplarz faktury, która miała transakcję udokumentować. Nie doszło do niej pomimo przedsięwziętych przez sprzedawcę środków.

Podsumowując, anulowanie faktury jest dopuszczalne w przypadku łącznego spełnienia dwóch warunków:

• transakcja nie doszła do skutku,
• faktura nie trafiła do obrotu prawnego, a więc odbiorca jej nie otrzymał.

W myśl interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 października 2019 r., sygn. 0114 -KDIP1-3.4012.357.2019.1.RMA, wystawieniem faktury jest sporządzenie tego dokumentu oraz przekazanie go nabywcy co powoduje wprowadzenie go do obrotu prawnego. Faktura sporządzona a do obrotu niewprowadzona nie stanowi faktury wystawionej w rozumieniu art. 106b ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług i nie jest podstawą do zapłaty podatku w niej określonego w trybie art. 108 ust. 1 tejże ustawy.

Jeżeli transakcja do skutku doszła, a więc powstał obowiązek podatkowy faktury anulować już nie można.

Anulowanie faktury od strony technicznej jest czynnością prostą do wykonania. Polega na przekreśleniu obydwu egzemplarzy dokumentu, tak aby nie mogły zostać użyte ponownie. Ponadto anulowana faktura powinna być opatrzona opisem przyczyny takiego stanu wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej. Faktura anulowana winna być pozostawiona w dokumentacji księgowej podatnika lecz nie podlega ona ewidencjonowaniu.

Nie inaczej sprawa przedstawia się w przypadku faktur wysyłanych drogą elektroniczną. Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL4.4012.629.2018.1.NK, faktura elektroniczna wysłana do odbiorcy zostaje wprowadzona do obrotu na skutek wysłania odbiorcy na podany przez niego adres elektroniczny. Wygenerowana wysłana faktura elektroniczna zostaje automatycznie odebrana przez kontrahenta. Utworzona i zarejestrowana faktura elektroniczna, nawet w przypadku zawierania błędnych danych nie może być przez odbiorcę zwrócona.

Anulowana faktura w JPK_VAT

Obecnie wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek sporządzania oraz przesyłania do Ministerstwa Finansów Jednolitych Plików Kontrolnych (JPK_VAT). Wygenerowanie pliku JPK_VAT polega na przetworzeniu informacji pobranych z rejestrów zakupu oraz sprzedaży do określonego urzędowo formatu elektronicznego. Plik zawierać powinien dane zbieżne z deklaracją VAT przesyłaną urzędowi skarbowemu. Gdy w deklaracji rozliczeniowej zaistnieje ujawniony błąd konieczne będzie jego skorygowanie. Jeżeli natomiast błąd pojawi się w pliku JPK_VAT, w razie jego wykrycia podatnik powinien dokonać jego korekty.

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów faktura anulowana jeżeli została wykazana w już złożonym pliku JPK_VAT, korekta tego pliku winna zostać wysłana bez uwzględniania faktury anulowanej. W przypadku gdy nie doszło jeszcze do wysłania JPK_VAT, wówczas nie powinna ona zostać uwzględniona w składanym pliku.

A co z JPK FA?

Pamiętać należy, że oprócz pliku JPK_VAT obowiązuje również JPK FA. Plik ten obejmuje wystawione faktury a więc dokumenty sprzedażowe. W przeciwieństwie do JPK_VAT struktura JPK FA nie jest wysyłana fiskusowi w każdym miesiącu. Jest ona przekazywana na żądanie urzędu skarbowego zgłaszane w trakcie przeprowadzania czynności sprawdzających lub kontrolnych. Najczęściej dane z tego źródła bywają wykorzystywane podczas kontroli krzyżowych.

Ministerstwo Finansów odniosło się do kwestii możliwości anulowania faktury i co za tym idzie konsekwencjami lub ich brakiem w razie jej odnotowania lub nie w aplikacji e-mikrofirma. Jest to desktopowa aplikacja udostępniona na internetowej stronie Ministerstwa Finansów. Umożliwia ona wystawianie faktur krajowych, zapisywanie krajowych faktur zakupu i tworzenie ewidencji VAT, umożliwia generowanie, podpisywanie i przesyłanie plików JPK_VAT oraz JPK FA zgodnie z wymogami systemu Ministerstwa Finansów. Nie jest to program finansowo-księgowy lecz wygodne narzędzie ułatwiające najmniejszym przedsiębiorcom wywiązywanie się z nałożonych na nich obowiązków sprawozdawczych w zakresie VAT.

Odnosząc się do funkcjonalności tej aplikacji Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że w module sprzedaży ww. aplikacji nie istnieje możliwość usunięcia wystawionej faktury ze względu na samoczynne numerowanie takich dokumentów sprzedaży i konieczność zachowania chronologii zapisów. Błędnie wystawiona faktura przed wprowadzeniem do obrotu może jednak zostać anulowana. Po anulowaniu faktura przeniesiona zostaje na listę faktur anulowanych i nie zostaje tym samym ujmowana w ewidencji sprzedaży VAT ani w plikach JPK_VAT oraz JPK FA. Taka możliwość istnieje dla faktur z okresów nierozliczonych, dla których nie zostały wystawione korekty. Ponadto Ministerstwo wskazało, że anulowana faktura po przeniesieniu na listę faktur anulowanych zachowuje swój numer, zaś kolejna wystawiona faktura otrzymuje kolejny numer. Ministerstwo dodało, że anulowanie faktury jest nieodwracalne, usuniętego dokumentu przywrócić już nie można. Gdy sprzedawca popełni błąd w fakturze i ją anuluje może bez obaw wystawić następną fakturę, ta bowiem będzie miała już inny (kolejny) numer.

W związku z tym nie ma obowiązku a nawet technicznej możliwości wykazania anulowanej faktury w pliku JPK_VAT ani pliku JPK FA sporządzanych w aplikacji e-mikrofirma.

Adam Okonkwo