Ewidencja przebiegu pojazdu - jedna, dwie czy więcej?

Samochody osobowe, używane w działalności gospodarczej od zawsze znajdują się pod szczególną pieczą fiskusa. Trudno stwierdzić dlaczego tak jest - czasy, w których samochód był oznaką niebywałego luksusu minęły miejmy nadzieję bezpowrotnie, samochód jest w działalności wykorzystywany powszechnie, jest niezbędny osobom, zajmującym się jakąkolwiek aktywnością gospodarczą, a mimo to w dalszym ciągu na samochód w firmie spogląda się podejrzliwie. I chyba musimy na razie się z tym pogodzić.

Dodatkowo, samochód od momentu, w którym pojawi się w firmie znajduje się pod nadzorem - zarówno w kontekście przepisów o podatku dochodowym jak i o podatku od towarów i usług. Jeśli jest ujęty w ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy, jest prościej. Jeśli jest dla celów działalności używany nie będąc własnością przedsiębiorcy figurującą w ewidencjach, obowiązków jest więcej.

Zanim scharakteryzujemy ewidencje, które używając samochód należy prowadzić przypomnijmy sobie ograniczenia dotyczące możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków na szeroko rozumianą eksploatację samochodów.

Ograniczenia zaliczania wydatków związanych z samochodem do KUP

Nie stanowią kosztów uzyskania: (dotyczy zarówno pdof jak i pdop):

1. wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:
   • w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
   • w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu;
2. odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania;
3. wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu;
4. składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro, przeliczona na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia;
5. straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.

Ewidencja przebiegu dla celów podatku dochodowego

W punkcie 1 i 3 powyższego wyliczenia określono sytuacje, w których - jeśli chcemy wydatki ponoszone w tych sytuacjach zaliczyć do KUP - należy prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu.

Minimalną zawartość ewidencji określono w ustawach o podatkach dochodowych (pdof i pdop) i powinna ona zawierać co najmniej:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd - dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za jeden kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Nie ma konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli użytkowany jest w firmie na podstawie umowy leasingu lub umowy o podobnym charakterze,

Samochód osobowy i ewidencja dla celów podatku VAT

Istnieje możliwość odliczenia podatku naliczonego przy zakupie samochodu osobowego oraz przy okazji ponoszenia wydatków na jego eksploatację w wysokości 100%. Ale obwarowane jest to bardzo trudnym do spełnienia warunkiem - pojazd musi być bezwzględnie uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej.

Weryfikacja tej okoliczności wymaga określenia szczegółowych zasad używania pojazdu, działań kontrolnych i organizacyjnych prowadzących do wykluczenia możliwości używania samochodu dla celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością i - oczywiście - prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja ta jest bardziej szczegółowa od ewidencji prowadzonej dla celów podatku dochodowego i musi zawierać co najmniej:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:

  • kolejny numer wpisu;

  • datę i cel wyjazdu;

  • opis trasy (skąd - dokąd);

  • liczbę przejechanych kilometrów;

  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem;

• potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Co istotne, podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami. W przypadku niezłożenia w terminie takiej informacji, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jej złożenia.

Biorąc pod uwagę restrykcyjne podejście organów podatkowych prezentowane w indywidualnych interpretacjach podatkowych poświęconych możliwości pełnego odliczania podatku VAT od samochodów osobowych trzeba stwierdzić, że odliczenie to objęte jest bardzo dużym ryzykiem. Samo prowadzenie ewidencji przebiegu jest tylko jednym z niezbędnych do spełnienia wymogów. Dużo trudniejsze może okazać się przekonanie urzędnika, że nasze procedury w 100% uniemożliwiają wykorzystanie samochodu do celu niezwiązanego z prowadzoną działalnością.

A odpowiadając na pytanie postawione w tytule - ilość prowadzonych w firmie ewidencji pojazdu zależy od ilości tych pojazdów, ilości pracowników, którzy z pojazdów korzystają, ujęcia pojazdów w ewidencji środków trwałych i od tego, czy chcemy odliczać w pełni podatek VAT związany z zakupem i eksploatacją pojazdu. Może ich być zatem dużo więcej niż jedna czy dwie.

RG