Jak zutylizować paragony fiskalne

Brak jest regulacji szczególnych, które zawierają zasady postępowania w zakresie utylizacji (niszczenia) paragonów fiskalnych. Jednakże należy zauważyć, iż po upływie terminów obowiązkowego przechowywania taka dokumentacja w formie papierowej lub elektronicznej powinna ulec usunięciu w sposób uniemożliwiający identyfikację danych na nich zawartych czy to ze względu na obowiązek ochrony danych osobowych, czy też ze względu na obowiązek ochrony tajemnicy służbowej i dóbr osobistych - wyjaśniło Ministerstwo Finansów.

Interpelacja nr 36920 do ministra finansów w sprawie przechowywania paragonów z kas fiskalnych

Szanowna Pani Minister,

osoby prowadzące działalność, które zobowiązane są do dokumentowania transakcji sprzedaży na kasach fiskalnych zobowiązane są do zabezpieczenia i archiwizowania paragonów fiskalnych, na wypadek ewentualnej kontroli przez okres wynikający z przepisów prawa.

Przepisy określają okres archiwizowania paragonów fiskalnych, natomiast brak informacji, w jaki sposób należałoby zutylizować paragony fiskalne po wymaganym terminie ich zabezpieczenia na wypadek ewentualnej kontroli. Należy zwrócić uwagę, iż paragony fiskalne zawierają podstawowe dane dotyczące zawartej transakcji m.in.:

• nazwę sprzedawcy i jego NIP,
• datę oraz godzinę sprzedaży,
• nazwę towaru/usługi,
• kwoty podatków według poszczególnych stawek,
• łączną kwotę podatku,
• kwotę należności.

Wobec powyższego zwracam się do Pani Minister o udzielenie odpowiedzi:

Jak prawidłowo zutylizować paragony fiskalne po wymaganym okresie ich archiwizowania?

Poseł Wojciech Saługa

31 października 2022 r.

Odpowiedź na interpelację nr 36920 w sprawie przechowywania paragonów z kas fiskalnych

Szanowna Pani Marszałek,

Odpowiadając na interpelację nr 36920 Pana Wojciecha Saługi w sprawie przechowywania i niszczenia paragonów z kas rejestrujących - uprzejmie wyjaśniam.

Z ogólnych zasad dotyczących prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny w postaci papierowej lub elektronicznej. Ponadto podatnicy są zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów kasowych dla celów rozliczenia podatku do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.¹

W przypadku kas rejestrujących typu on-line zapewniają one m.in. przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy na zewnętrzne nośniki danych oraz posiadają funkcjonalność połączenia i przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas (system teleinformatyczny służący do odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują m.in. dane o sprzedaży wykazane w prowadzonej ewidencji).

Natomiast prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii podatnicy zobowiązani są przechowywać odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych przez okres wymagany w ustawie o podatku od towarów i usług oraz w ustawie Ordynacja podatkowa, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie, i zapewniają do nich dostęp organom kontrolnym.

W przypadku podatników używających kasy z elektronicznym zapisem kopii prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przesyłania danych do archiwizowania, stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta orazstosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący,zgodny z kartą kasy.²

Należy zaznaczyć, że przepisy ustawy o rachunkowości³ wskazują, iż m.in. dowody księgowe winny być przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Natomiast przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Z powyższego wynika, iż przepisy dotyczące dokumentów fiskalnych generowanych przez kasy rejestrujące odsyłają do stosowania ogólnych przepisów dot. przechowywania oraz archiwizacji dowodów księgowych, w tym paragonów fiskalnych i innych dokumentów fiskalnych, jakimi są te dokumenty. Brak jest regulacji szczególnych, które zawierają zasady postępowania w zakresie utylizacji (niszczenia) paragonów fiskalnych. Jednakże należy zauważyć, iż po upływie terminów obowiązkowego przechowywania taka dokumentacja w formie papierowej lub elektronicznej powinna ulec usunięciu w sposób uniemożliwiający identyfikację danych na nich zawartych czy to ze względu na obowiązek ochrony danych osobowych, czy też ze względu na obowiązek ochrony tajemnicy służbowej i dóbr osobistych.

Sekretarz stanu w Ministerstwie Finansów
Artur Soboń

Warszawa, 28 listopada 2022 r.

¹ Art. 111 ust. 3a pkt 1 i 6, ust. 6a oraz art. 111a i art. 112, art. 145a, art. 145b ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.)

² § 30 rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. (Dz.U. z 2021 r. poz. 1625)

³ Art. 71 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2021r. poz. 217)

(Photo by matteo canessa from freeimages.com)