Karta lunch pass dla pracowników nie zawsze bez składek ZUS

Podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że opłata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia zarówno ubezpieczony, jak i płatnik składek, muszą dysponować dowodami wskazującymi na wykorzystanie środków zgodnie z przepisami.

We wniosku o interpretację przedsiębiorca wskazał, że zamierza przyjąć Regulamin wydawania i korzystania z kart przedpłaconych. Na podstawie tego regulaminu pracownicy uzyskają prawo do otrzymania karty przedpłaconej w celu nabycia wyłącznie posiłku. Zgodnie z regulaminem przez posiłek należy rozumieć zarówno gotowe posiłki, jak i przetworzone produkty żywnościowe, nadające się do bezpośredniego spożycia, a posiłku nie stanowią artykuły spożywcze, nawet te zakupione w celu przygotowania posiłku we własnym zakresie.

Wartość kart przedpłaconych, wydawanych pracownikom, uprawniających do nabycia wyłącznie posiłku lub zakupu produktów żywnościowych będzie stanowiła przychód ze stosunku pracy w myśl przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik nie będzie miał prawa do ekwiwalentu pieniężnego w zamian za niewykorzystane środki znajdujące się na karcie przedpłaconej. Wprowadzając karty przedpłacone przedsiębiorca zobowiąże pracownika - poprzez odpowiedni zapis w regulaminie - do zakupu, w placówkach gastronomicznych lub handlowych, wyłącznie gotowych posiłków oraz przetworzonych produktów żywnościowych, które nadają się do bezpośredniego spożycia. Pracodawca wprost zakaże również używania karty do zakupu produktów innych niż gotowe posiłki.

W celu realizacji przyznanego pracownikom uprawnienia przedsiębiorca zamierza zakupić usługę, polegającą na udostępnieniu przedsiębiorcy karty przedpłaconej typu lunch pass, w celu ich dalszego udostępnienia pracownikom. Zgodnie z regulaminem karty typu lunch pass, karta uprawnia do nabycia posiłków oraz artykułów spożywczych, natomiast dostawca karty wprost zakazuje używania jej do zakupu artykułów chemicznych, artykułów odzieżowych, alkoholi, tytoniu i paliw.

Przedsiębiorca zamierza udostępnić pracownikom kartę na zakupy spożywcze, tak aby pracownicy mieli możliwość zakupu posiłku w powiększonej sieci placówek handlowych, które akceptują kartę. Przedsiębiorca wskazał, że karta tylko i wyłącznie na posiłki, akceptowana jest w restauracjach/barach mlecznych, natomiast karta na zakupy spożywcze pozwoli na zakup posiłku (gotowego posiłku, jak i przetworzonego produktu żywnościowego, nadającego się do bezpośredniego spożycia) także w innych placówkach handlowych, dysponujących takim asortymentem. Karta typu lunch pass daje możliwość weryfikacji historii transakcji, jednak nie daje możliwości weryfikacji, czy w placówce handlowej pracownik zakupił posiłek gotowy do spożycia. Pracodawca nie będzie gromadził dokumentacji, potwierdzającej produkty nabyte za pomocą karty lunch pass, czy zobowiązywał do takiego gromadzenia pracowników.

W związku z powyższym przedsiębiorca zapytał:

1. czy przychód z tytułu kart przedpłaconych, takich jak karta lunch pass, niedających możliwości weryfikacji, czy w placówce handlowej pracownik zakupił posiłek gotowy do spożycia, powinien być wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe?
2. czy pracodawca jest zobowiązany do gromadzenia dokumentacji, potwierdzającej produkty nabyte za pomocą karty przedpłaconej typu lunch pass lub do nałożenia takiego obowiązku na pracowników?

W ocenie przedsiębiorcy karty przedpłacone, wydawane pracownikom na podstawie zapisów zawartych w regulaminie, przyjętym przez przedsiębiorcę, uprawniające do nabycia wyłącznie posiłku lub zakupu produktów przetworzonych gotowych do spożycia do kwoty 450 zł miesięcznie, powinny być zwolnione z opłacania składek, pomimo technicznej możliwości dokonania zakupu za pomocą karty także innych artykułów spożywczych oraz pomimo braku możliwości weryfikacji, czy w placówce handlowej pracowników zakupił posiłek gotowy do spożycia. Pracodawca w związku z wydaniem pracownikom kart przedpłaconych, takich jak karta lunch pass, nie jest zobowiązany do gromadzenia dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków, którymi będzie zasilać karty przedpłacone czy nałożenia takiego obowiązku na swoich pracowników.

W wydanej interpretacji Zakład Ubezpieczeń Społecznych stwierdził:

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zasady opłacania tych składek regulują przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Stosownie do treści art. 18 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

1. przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
2. wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Katalog przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został określony we wskazanym powyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, w brzmieniu obowiązującym od 1 września 2023 r., podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Treść przepisu § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obejmuje swym zakresem wartość przekazanych pracownikom kart przedpłaconych. Wartość kart może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jedynie wtedy, gdy są one realizowane w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach) lub handlowych. Nie podlegają natomiast wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne bony, talony, kupony czy karty przedpłacone uprawniające do zakupu produktów spożywczych w ogólności, z uwagi na fakt, iż zgodnie z ww. rozporządzeniem posiłki mają być gotowe do spożycia (gotowe posiłki i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do spożycia). Pojęcie placówki handlowej należy stosować zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najistotniejsze jest to (bez względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferujące za nie klientom posiłki.

Powyższe oznacza, że skorzystać z wyłączenia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie mogą bony, kupony, talony czy karty przedpłacone, które są przeznaczane nie tylko na zakup gotowych posiłków w przeznaczonych do tego punktach gastronomicznych lub handlowych, ale również na produkty spożywcze do samodzielnego przygotowania, artykuły chemiczne, odzież, alkohol czy tytoń. Przedsiębiorca wskazał, że „karta typu lunch pass daje możliwość weryfikacji historii transakcji, jednak nie daje możliwości weryfikacji czy w placówce handlowej pracownik zakupił posiłek gotowy do spożycia”, zatem pracownik ma techniczną możliwość dokonania zakupu za pomocą karty także innych artykułów spożywczych oraz brak weryfikacji czy w placówce handlowej zakupił posiłek gotowy do spożycia.

Ponadto, pozostałe przesłanki to brak ekwiwalentności świadczeń - brak możliwości wymiany na gotówkę (z wykorzystaniem karty nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.) oraz zachowanie limitu 450 zł miesięcznie. Podstawy wymiaru nie stanowi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że opłata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia, zarówno ubezpieczony, jak i płatnik składek muszą dysponować dowodami (udokumentowanie wydatkowania środków (wartości) bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych) wskazującymi na wykorzystanie środków, zgodnie z brzmieniem przepisu.

Przedsiębiorca wskazał, że „Pracodawca nie będzie gromadził dokumentacji, potwierdzającej produkty nabyte za pomocą karty lunch pass czy zobowiązywał do takiego gromadzenia pracowników”. Wobec powyższych okoliczności, że przedsiębiorca nie będzie zobowiązywał pracowników oraz zleceniobiorców do gromadzenia i ewidencjonowania oraz przekazywania mu paragonów za dokonane za pomocą karty przedpłaconej zakupy celem weryfikacji prawidłowości korzystania z kart.

W konsekwencji, nie można jednoznacznie stwierdzić, że wszystkie przesłanki umożliwiające wyłącznie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości posiłków udostępnionych przez pracodawcę za pośrednictwem kart płatniczych na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r., zostaną spełnione przez przedsiębiorcę. Bowiem sposób wydatkowania kart przedpłaconych przez pracowników jest niezgodny z celem ww. przepisu i określonych w nim warunków.

Interpretacja indywidualna z 21 lutego 2024 r., sygn. DI/200000/43/156/2024 (decyzja nr 156/2024) - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie

Redakcja podatki.biz

źródło: www.zus.pl