Kiedy można anulować fakturę

Anulowanie faktury powinno dotyczyć wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną. Anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT.

We wniosku o interpretację przedsiębiorca wyjaśnił, że prowadzi działalność gospodarczą polegającą na dostawie produktów zamówionych przez klientów. W ramach stałej współpracy z kontrahentem stale drukuje i dostarcza produkty w postaci instrukcji obsługi do sprzętu AGD produkowanego przez kontrahenta. Realizacja dostawy produktów do kontrahenta jest potwierdzona przez niego stosownym dokumentem dostawy. Po wykonaniu każdej dostawy zamówionych produktów przedsiębiorca wystawia kontrahentowi fakturę VAT.

W trakcie współpracy zdarzają się sytuacje, kiedy na wystawionej fakturze pojawia się inna cena produktu niż uzgodniona przez strony lub inna ilość produktu niż dostarczona do kontrahenta. Pomimo wystąpienia takiej pomyłki kontrahent przyjmuje towar na swój magazyn i nie odsyła go do przedsiębiorcy. Pomyłki dotyczą zwykle jednostkowych pozycji z faktury dokumentującej dostawę wielu produktów.

W chwili obecnej po dokonaniu dostawy - w momencie wystąpienia pomyłki w cenie lub ilości dostarczonych towarów - kontrahent zażądał anulowania wystawionej uprzednio faktury. W związku z tym we wniosku o interpretację przedsiębiorca zapytał, czy w sytuacji gdy po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi na wystawionej fakturze pojawia się inna cena produktu niż uzgodniona przez strony lub inna ilość produktu niż dostarczona do kontrahenta, ma on prawo dokonać anulacji faktury, czy też konieczne jest wystawienie faktury korygującej. A jeżeli w takiej sytuacji możliwa jest anulacja faktury, to czy istnieje możliwość przyjęcia jako zasady możliwości anulowania każdej faktury, w której nastąpi pomyłka w wysokości ceny lub ilości dostarczonych towarów.

W ocenie przedsiębiorcy, w sytuacji gdy dostawa towaru ma miejsce, w pierwotnie wystawionej fakturze nastąpiły błędy w zakresie ceny lub ilości towaru, a kontrahent oczekuje anulowania faktury bez księgowania - należy uznać, że nie istnieje możliwość anulowania faktury, ale zachodzi konieczność wystawienia korekty faktury. Natomiast w przypadku uznania, że w powyższej sytuacji możliwe jest anulowanie faktury VAT, wówczas w zdaniem przedsiębiorcy możliwe byłoby zastosowanie ogólnej reguły pozwalającej na stosowanie w każdym przypadku anulowania faktury w miejsce wystawiania faktury korygującej.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z przedsiębiorcą. W wydanej interpretacji organ wskazał:

Na gruncie ustawy VAT sprzedawca może dokonać korekty faktury przez wystawienie faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Dokonanie korekty faktury jest możliwe jedynie w przypadku, gdy pierwotna faktura została wprowadzona do obrotu prawnego, tzn. została przyjęta (odebrana) przez nabywcę towaru lub usługi oraz ujęta w rozliczeniach. Natomiast nie ma możliwości dokonywania korekty faktury w sytuacji, gdy pierwotna faktura została wystawiona, ale nie weszła do obrotu prawnego (z uwagi na to, że nie została przekazana adresatowi), bowiem nie wywołuje wówczas skutków prawnych. W takiej sytuacji nie ma podstaw do wystawienia faktury korygującej, istnieje natomiast możliwość anulowania tej faktury.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.

W praktyce jednak - w drodze wyjątku - jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak podkreślić, że anulowanie faktury powinno dotyczyć wyłącznie sytuacji, kiedy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną.

Podnieść należy, że anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym wystawca faktury powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Jednocześnie wskazać należy, że wystawiona przez przedsiębiorcę faktura (wygenerowana i zatwierdzona), ale niewprowadzona do obrotu prawnego nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy.

W sytuacji opisanej we wniosku, należy także zauważyć, że dostawa ww. produktów została dokonana i potwierdzona odpowiednim dokumentem dostawy. Ponadto, faktura została odebrana przez kontrahenta, a u przedsiębiorcy została rozliczona w odpowiednich ewidencjach prowadzonych dla celów podatku VAT.

Zatem mając na uwadze powyższe należy uznać, że skoro w opisanej sytuacji mamy do czynienia z fakturą, która została wprowadzona do obiegu prawnego (wystawiona faktura została odebrana przez kontrahenta) oraz dokumentuje ona faktycznie wykonane zdarzenie gospodarcze w postaci dostawy towaru, to przedsiębiorca nie będzie miał prawa do anulowania takiej faktury. Tym samym, ww. faktura nie może być przedmiotem tzw. „anulowania”.

Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym przedsiębiorca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

W opisanej sytuacji przedsiębiorca - w myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy - powinien wystawić fakturę korygującą. W wystawionej fakturze korygującej, zgodnie m.in. z zapisami art. 106j ust. 2 pkt 4, 5 i 6 ustawy o podatku od towarów i usług, należy wskazać przyczynę korekty oraz odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania, kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku oraz prawidłową treść korygowanych pozycji.

Interpretacja indywidualna z 31 sierpnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.380.2021.2.PRM - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz