Koszty działalności: Dojazd do firmy prywatnym samochodem z kilometrówką

Prowadzę pozarolniczą działalność gospodarczą poza miejscem zamieszkania. Odległość pomiędzy miejscem zamieszkania, a miejscem wykonywania działalności gospodarczej to około 25 km. Do firmy dojeżdżam własnym samochodem osobowym, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Czy mogę zaliczyć do kosztów wydatki związane z ww. dojazdem, obliczone na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu (według tzw. kilometrówki)?

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem, kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na osobie, która wywodzi z tego określone skutki prawne.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• musi pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• musi być właściwie udokumentowany.

W kwestii użytkowania dla celów prowadzonej działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących środków trwałych w tej działalności, ustawodawca przewidział pewne ograniczenie w możliwości pełnego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z ich używaniem.

Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Stosownie do art. 23 ust. 4 ww. ustawy, ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.

W myśl art. 23 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Elementy jakie powinna zawierać prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu określa art. 23 ust. 7 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zatem, dojeżdżając samochodem osobowym z miejsca zamieszkania do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i z powrotem, może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z ww. dojazdem, obliczone na podstawie prowadzonej zgodnie z odpowiednimi przepisami ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy jednak podkreślić, że ww. koszty przekraczające ten limit nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej.

(Interpretacja indywidualna z 21 sierpnia 2018 r., sygn. 0112-KDIL3-1.4011.320.2018.1.GM - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej)

Red.