Metoda kasowa i memoriałowa w PIT

Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) istotną kwestią jest rozpoznanie momentu poniesienia kosztu, tj. momentu zaewidencjonowania go w PKPiR.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu, co do zasady uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w PKPiR. Jednakże zasada ta nie zawsze odnosi do kosztów dotyczących okresów na przełomie roku. Np. faktura wystawiona w 2016 r., ale dokumentująca koszt uzyskania przychodu, który przedsiębiorca osiągnie w 2017 r., czy też faktura wystawiona w 2016 r., a odnosząca się do usług, które zrealizowane będą w 2017 r.

W takim przypadku masz do wyboru dwie metody ewidencjowania kosztów:

• metodę memoriałową
• metodę uproszczoną (kasową)

Pamiętaj! Nie należy tych metod ewidencjowania kosztów mylić z kasowym rozliczaniem podatku VAT.

Wyboru metody prowadzenia KPiR nie musisz zgłaszać Naczelnikowi US, ani uwidaczniać we wpisie w CEIDG. Jest to wewnętrzny, przyjęty przez Ciebie sposób ewidencji kosztów. Musisz jednak pamiętać, że wybraną metodę trzeba stosować przez cały rok podatkowy.

Metoda memoriałowa

W przypadku metody memoriałowej musisz dzielić koszty na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem.

Koszty pośrednie to takie, których nie możesz jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu, jaki osiągasz. Są to np. wydatki na reklamę, abonament telefoniczny, czynsz, ubezpieczenia sprzętu biurowego, itp.

Koszty bezpośrednie to takie, które można bezpośrednio przyporządkować do faktur, jakie wystawiasz swoim klientom. Jest to zakup określonych towarów, które następnie odprzedajesz, zakup usługi niezbędnej do tego, aby można było zrealizować kontrakt (np. ubezpieczenie konkretnej transakcji, pomoc prawna przy sporządzeniu konkretnej umowy, wynagrodzenie bezpośrednio związane z wykonaną przez Twoją firmę usługą).

W przypadku kosztów bezpośrednich, ujmuje się je w roku, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody - ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli nie ma obowiązku sporządzania sprawozdania finansowego. Natomiast, jeżeli zostały poniesione po dniu złożenia deklaracji podatkowej za dany rok, a dotyczą przychodu wykazanego w tej deklaracji to powinny być wykazane w roku ich poniesienia, tj. w następnym roku podatkowym.

Przykładowo, jeżeli kupiłeś maszynę w listopadzie 2014 r. z odroczonym terminem płatności (płatność w styczniu 2015), a maszynę odprzedałeś klientowi w grudniu 2014 r., to koszt zakupu, mimo że poniesiony w styczniu 2015 r. ewidencjonowałeś w KPiR za rok 2014 (z datą 31 grudnia).

Jeżeli jednak złożysz zeznanie podatkowe (albo upłynie termin do złożenia zeznania) przed datą wystawienia faktury zakupowej związanej z przychodem osiągniętym w poprzednim roku, koszt ewidencjonujesz w roku poniesienia.

W przypadku kosztów pośrednich – ewidencjonujesz je kierując się datą wystawienia faktury przez Twojego dostawcę. Jest tylko jeden wyjątek od rozpoznawania kosztów pośrednich w ten sposób. Jeżeli koszt dotyczy okresu przekraczającego rok (przełom roku) – dzieli się go proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczy.

Przykładowo, jeżeli płacisz za usługę ciągłą (np. czynsz, leasing,), ale w okresach innych niż miesięczne (od 1. do ostatniego dnia miesiąca), to na przełomie grudnia i stycznia proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczy faktura, podzielisz wynikający z niej koszt, mimo że została ona wystawiona w styczniu.

Przykładem może być tutaj faktura za polisę ubezpieczenia sprzętu biurowego, która obejmuje okres od 1 lutego 2017 r. do 31 stycznia 2018 r. W takim przypadku do kosztów  2017 r. zostanie zaliczona 11/12 kwoty tej faktury, (gdyż dotyczy 11 miesięcy 2017 r.), zaś do kosztów 2018 r. zostanie zaliczona 1/12 kwoty faktury (gdyż dotyczy 1 miesiąca 2018 r.).

Czasem nie będzie konieczne podzielenie kwoty faktury proporcjonalnie, gdyż z faktury będzie wynikał podział jej kwoty na miesiące. Przykładem jest faktura za telefon, która składa się z rozliczenia rozmów za poprzedni miesiąc i opłaty abonamentowej za bieżący. Wówczas część kwoty faktury dotyczącej usługi telefonicznej za styczeń (abonament) zakwalifikujesz do kosztów stycznia, zaś część (rozmowy telefoniczne) do kosztów grudnia poprzedniego roku.

Pamiętaj! Opisana wyżej zasada podziału kosztów w odniesieniu do okresów dotyczy wyłącznie przełomu roku, a nie np. miesięcy przypadających w jego trakcie. Oznacza to, że faktura wystawiona z datą maja, a dotycząca usług świadczonych w kwietniu powinna być zaksięgowana zgodnie z zasada ogólną - z datą jej wystawienia.

Można zrobić to prościej – metodą kasową

Metoda kasowa (zwana również uproszczoną) polega na tym, że koszty uzyskania przychodów ujmuje się w KPiR w dniu ich poniesienia, a więc tylko w tym roku, w którym zostały poniesione, niezależnie czy dotyczą roku bieżącego czy też następnego. Nie trzeba zatem dzielić kosztów na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowywać poniesionych kosztów do konkretnych przychodów.

Porównanie metody kasowej i memoriałowej przy ewidencji kosztów bezpośrednich

Jan Kowalski prowadził w okresie od 1 grudnia 2016 r. do 29 kwietnia 2017 r. prace remontowe w budynku w Anglii na zamówienie tamtejszego inwestora. W celu realizacji zlecenia poniósł koszty związane z dojazdem do Anglii – bilet lotniczy, za zakup którego faktura została wystawiona z datą 28 listopada 2016 r. Faktura za wykonanie zlecenia została wystawiona przez p. Jana Kowalskiego w dniu 31 stycznia 2017 r. Przychód zostanie więc osiągnięty w 2017 r.

Jan Kowalski ewidencjonuje koszty w PKPiR metodą kasową. W listopadzie 2016 r. zaewidencjonuje w PKPiR fakturę za zakup biletów lotniczych, która w konsekwencji ujęta w rozliczeniu podatkowym za 2016 r.

Jan Kowalski ewidencjonuje koszty w PKPiR metodą memoriałową. Fakturę za zakup biletów lotniczych ujmie w PKPiR w styczniu 2017 r., gdyż w styczniu 2017 r. został osiągnięty odpowiadający jej przychód. W konsekwencji zostanie ona ujęta w rozliczeniu podatkowym za 2017 r.

Porównanie metody kasowej i memoriałowej przy ewidencji kosztów pośrednich
Jan Nowak ewidencjonuje koszty w PKPiR metodą kasową. W dniu 1 lutego wykupił polisę ubezpieczenia biurowego sprzętu na okres od 1 lutego 2017 r. do 31 stycznia 2018 r. za kwotę 1000 zł. W lutym 2017 r. zaewidencjonuje w PKiPR całość kwoty opłaconej polisy.

Jan Kowalski ewidencjonuje koszty w PKPiR metodą memoriałową. W dniu 1 lutego wykupił polisę ubezpieczenia biurowego sprzętu na okres od 1 lutego 2017 r. do 31 stycznia 2018 r. za kwotę 1000 zł. Koszty polisy zaewidencjonuje wg następującej proporcji:

• w 2017 r. do kosztów zaliczy: 11/12 x 1000 zł = 916,67 zł
• w 2018 r. do kosztów zaliczy: 1/12 x 1000 zł = 83,33 zł

Podziału kosztów można dokonać na podstawie dowodu wewnętrznego, pamiętając jednakże o zachowaniu w dokumentacji księgowej polisy i dowodu jej zapłaty.

Wyjątki

Istnieją takie zdarzenia gospodarcze, które przepisy szczególne każą traktować inaczej. Do wyjątków należy wypłata wynagrodzenia za prace czy też zasiłku pieniężnego z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy oraz zapłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Niezależnie od metody ewidencjonowania kosztów, te wydatki ewidencjonuje się do kosztów miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne pod warunkiem że zostały wypłacone w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy o pracę lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Przekładowo, jeżeli wypłacasz pracownikom wynagrodzenie za marzec do 10 kwietnia (gdyż tak wynika z umów o pracę zawartych z pracownikami), taki wydatek zawsze jest dla Ciebie kosztem marca.

Jest od tej zasady wyjątek. Jeżeli spóźnisz się z wypłatą wynagrodzenia w stosunku do terminu określonego w umowie o pracę – wydatek ewidencjonujesz w miesiącu faktycznej zapłaty.

Przykładowo, jeżeli wynagrodzenie musiało być wypłacone za marzec do 10 kwietnia, ale pracownik otrzymał pieniądze 12 kwietnia, taki koszt rozpoznajesz w kwietniu. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia za marzec to ostatni dzień danego miesiąca, za jaki wynagrodzenie jest należne (ostatni dzień marca), a wynagrodzenie wypłacisz 1 kwietnia, taki wydatek jest ujmowany jako koszt kwietniowy.

Składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu wypłaconych wynagrodzeń mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym wynagrodzenia związane z tymi składkami są należne, pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone w terminie zgodnym z właściwymi przepisami prawa tj. do 15. dnia miesiąca następującego po wypłacie wynagrodzeń, a w przypadku, gdy wynagrodzenia za dany miesiąc zgodnie z zawartymi umowami o pracę są wypłacane lub stawiane do dyspozycji w miesiącu następnym - nie później niż do 15. dnia tego miesiąca.

Jeśli terminy te nie zostaną dotrzymane to momentem zakwalifikowania tych składek do kosztów uzyskania przychodów będzie dopiero moment ich faktycznej zapłaty.

Pamiętaj, że składki ZUS opłacone na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy będą kosztem dopiero w momencie ich faktycznej zapłaty.

www.biznes.gov.pl