Noty księgowe w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów

Noty księgowe są jednym z tych dowodów księgowych, które zaliczamy do dowodów własnych - przy czym w przypadku not czasem będziemy dokumentować operację dokumentem wewnętrznym własnym, a czasem nota będzie pochodziła od podmiotu zewnętrznego.

Kiedy stosujemy noty księgowe

Noty księgowe stosujemy w sytuacji, w której przepisy nie przewidują wystawienia faktury lub rachunku. Do takich sytuacji dochodzi bardzo często.

Szybki quiz

Spróbuj rozwiązać następujący problem.

Przedsiębiorca podpisał umowę na wybudowanie drogi wyjazdowej. Niestety,  z powodów niezależnych od siebie musiał od niej odstąpić. Umowa zawierała klauzulę, że w takim przypadku zamawiający może obciążyć wykonawcę karą gotówkową, do wysokości 10 000 zł. Czy ewidencjonowanie kosztu tej kary, zakładając, że stanowi ona koszt uzyskania, nastąpi na podstawie:

a) faktury VAT;

b) noty księgowej uznaniowej czy

c) noty księgowej obciążeniowej?

I dalsza część tego pytania.

Jeśli zaprosisz zamawiającego przed podjęciem decyzji w sprawie wysokości kary i ustalisz, że dobrowolnie zapłacisz kwotę 5 000 zł, a zamawiający przyjmie tę ofertę pod warunkiem dokonania wpłaty w określonym terminie, to udokumentujesz tę operację

a) fakturą VAT;

b) notą księgową uznaniową czy

c) notą księgową obciążeniową?

Tekst i nagranie pochodzą z lekcji 2 e-kursu:
PKPiR w ćwiczeniach - edycja 2023

W tej lekcji jeszcze: Rodzaje dowodów księgowych – wymogi formalne, dopuszczalność stosowania. Opisywanie i numerowanie dowodów. Dowody wewnętrzne. Dokumentowanie operacji nie wpływających na wynik finansowy. Poprawianie błędów rachunkowych na dokumentach. Duplikaty. Wydatki własne i firmowe na tym samym dokumencie. Działalność rolnicza – towary własnej produkcji i nabycia od innych rolników. Dokumentowanie z użyciem paragonów. Dokumenty anulowane i odnoszące się do niezawartych transakcji (puste faktury). Dokumentowanie operacji w przypadku braku zewnętrznych dowodów księgowych. Dokumentowanie zmiany przeznaczenia składników majątku (m.in. przekazanie na potrzeby własne i pracowników, darowizny, likwidacja).  Zbiorcze zestawienia dowodów księgowych.  Sprzedaż nieudokumentowana w PKPiR. Dokumenty i raporty z kasy fiskalnej.  Zakupy na serwisach aukcyjnych i od osób prywatnych. Dokumentowanie w przypadkach szczególnych. Sposób postępowania w przypadku stwierdzenia wad formalnych dokumentów. Numeracja dowodów księgowych. Dokumenty w formie elektronicznej w relacjach z kontrahentami. Przechowywanie dowodów księgowych w formie papierowej i elektronicznej. Dokumenty w językach obcych. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania.

Szczegółowe informacje o kursie i formularz zgłoszeniowy

Wyjaśnienie

W przypadku, w którym to zamawiający podjął decyzję o wysokości kary umownej, którą Cię obciąży, wystawi notę księgową obciążeniową. Będzie to wtedy dokument wewnętrzny własny dla wystawcy noty, a zewnętrzny dla Ciebie.
Zamawiający nie wystawi faktury VAT, bowiem kara ta nie stanowi dostawy w rozumieniu ustawy VAT.

W tym drugim przypadku Ty wystawisz notę księgową uznaniową – mówiąc kolokwialnie uznasz prawo zamawiającego do kwoty 5 000 zł.

W obu tych przypadkach nota będzie stanowiła dowód przeprowadzenia operacji i podstawę ich zaewidencjonowania.

Noty księgowe stosować będziemy również w sytuacjach dokumentowania rozliczeń związanych ze wspólnym przedsięwzięciem, obciążenia odsetkami za zwłokę, korygowania błędów na niektórych dokumentach księgowych, dokumentowania zwolnienia z długu i w innych sytuacjach, których nie dokumentują faktury, rachunki czy innego rodzaju dowody księgowe. Szczególną postacią noty jest nota kompensacyjna – określa ona kwoty dokonywanych potrąceń z zobowiązań wzajemnych.

Dokumentowanie kosztów w PKPiR z użyciem noty księgowej. Treść noty

Przepisy szczególne – w tym rozporządzenie w sprawie PKPiR mogą w niektórych sytuacjach określić wymogi dotyczące dowodów księgowych – rozszerzając lub zawężając treść i rodzaje informacji umieszczanych na dowodzie.  
Wspomniane rozporządzenie nie wymienia wprost noty księgowej w katalogu dowodów księgowych stanowiących podstawę ewidencjonowania w PKPiR, za wyjątkiem sytuacji, w której nota ta  została sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego.

Nie oznacza to jednak, że nie można z noty księgowej korzystać dla udokumentowania kosztu. W par. 12 pkt 5 rozporządzenie wskazuje jako podstawę zaksięgowania kosztu „inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3”.

Dane te, to wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie nazw i adresów stron uczestniczących w operacji gospodarczej, data wystawienia dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty. Należy również określić przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych. Nota powinna zostać opatrzona podpisami osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych i oznaczona numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie noty z zapisami księgowymi dokonanymi na jej podstawie.

Dokumentowanie przychodów w PKPiR z użyciem noty księgowej

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR określając rodzaje dowodów księgowych, na podstawie których można ewidencjonować przychody jest równie elastyczne jak w przypadku kosztów. Zawiera co prawda zamknięty katalog dowodów określając ich rodzaj i zawartość w konkretnych sytuacjach przychodowych, ale zawiera też paragraf 22 – to wytrych, w którym znajduje się następujący przepis:

„Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów są dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody.”

Jak z tego wynika, nota księgowa obciążeniowa będzie takim dokumentem, pod warunkiem umieszczenia na niej wszystkich wcześniej omówionych informacji. 

Podsumowanie

Nota księgowa pozwoli ewidencjonować operacje, nie dokumentowane fakturami lub rachunkami.

Spełnienie wymagań dotyczących treści określonych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR pozwoli zaksięgować w księdze zarówno koszty jak i przychody.

Dział szkoleń podatki.biz

Tekst i nagranie pochodzą z lekcji 2 e-kursu:
PKPiR w ćwiczeniach - edycja 2023

W tej lekcji jeszcze: Rodzaje dowodów księgowych – wymogi formalne, dopuszczalność stosowania. Opisywanie i numerowanie dowodów. Dowody wewnętrzne. Dokumentowanie operacji nie wpływających na wynik finansowy. Poprawianie błędów rachunkowych na dokumentach. Duplikaty. Wydatki własne i firmowe na tym samym dokumencie. Działalność rolnicza – towary własnej produkcji i nabycia od innych rolników. Dokumentowanie z użyciem paragonów. Dokumenty anulowane i odnoszące się do niezawartych transakcji (puste faktury). Dokumentowanie operacji w przypadku braku zewnętrznych dowodów księgowych. Dokumentowanie zmiany przeznaczenia składników majątku (m.in. przekazanie na potrzeby własne i pracowników, darowizny, likwidacja).  Zbiorcze zestawienia dowodów księgowych.  Sprzedaż nieudokumentowana w PKPiR. Dokumenty i raporty z kasy fiskalnej.  Zakupy na serwisach aukcyjnych i od osób prywatnych. Dokumentowanie w przypadkach szczególnych. Sposób postępowania w przypadku stwierdzenia wad formalnych dokumentów. Numeracja dowodów księgowych. Dokumenty w formie elektronicznej w relacjach z kontrahentami. Przechowywanie dowodów księgowych w formie papierowej i elektronicznej. Dokumenty w językach obcych. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania.

Szczegółowe informacje o kursie i formularz zgłoszeniowy

Muzyka: Nesrality from Pixabay