Obniżenie VAT bez potwierdzenia odbioru faktury korygującej

Pytanie podatnika: W celu wypełnienia obowiązku posiadania potwierdzenia odbioru faktur korygujących Spółka podejmowała i podejmuje w stosunku do swoich kontrahentów różnego rodzaju działania zmierzające do potwierdzenia, iż faktycznie otrzymali oni korekty. Czy po wyczerpaniu środków opisanych niżej w procedurze jest uprawniona do obniżenia podatku należnego wynikającego z faktur korygujących mimo braku uzyskania potwierdzenia ich odbioru przez nabywców?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 14.11.2012 r. (data wpływu 16.11.2012 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości obniżenia kwoty podatku należnego na podstawie faktur korygujących, w sytuacji gdy dostawca nie posiada potwierdzenia jej odbioru przez kontrahenta - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 16.11.2012 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości obniżenia kwoty podatku należnego na podstawie faktur korygujących, w sytuacji gdy dostawca nie posiada potwierdzenia jej odbioru przez kontrahenta.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (Wnioskodawca) jest podmiotem świadczącym usługi leasingu. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka zawiera z korzystającymi umowy leasingu, na mocy których oddaje do odpłatnego używania i pobierania pożytków podlegające amortyzacji środki trwałe.

W toku prowadzonej działalności zdarzają się sytuacje, w których Spółka zmuszona jest do wystawiania faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania podatku od towarów i usług (dalej: „podatku VAT”). Przyczynami wystawiania faktur korygujących są m.in. skrócenie umowy leasingu przez klienta, wystąpienie szkody całkowitej, stwierdzenie pomyłki w cenie lub zasadności wystawienia faktury.

Spółka planuje wprowadzenie Procedury w zakresie uzyskiwania potwierdzeń odbioru faktur korygujących przez kontrahentów (dalej: „Procedura”). Celem Procedury jest zapewnienie należytej staranności indywidualnie dla każdej konkretnej sprawy oraz potwierdzenie, że wszystkie czynności zmierzające do uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej zostały wykonane w rozsądnym terminie.

Procedura przewiduje następujące czynności, które wykonywane są przez określonych pracowników Spółki:

1. Spółka wystawia fakturę korygującą niezwłocznie (najpóźniej 2 dni robocze) po uzyskaniu informacji o zaistnieniu przesłanek do jej wystawienia.
2. Dokumentacja dotycząca każdej korekty zawierająca w szczególności informację o podstawie korekty zostaje skompletowana i zarchiwizowana wraz z kopią faktury korygującej.
3. Korekty zostają umieszczone w raporcie „Faktury korygujące” z aktualną datą wysłania. W raporcie znajduje się adres poczty elektronicznej klienta oraz przypisany do klienta przedstawiciel Spółki.
4. Oryginał i kopia faktury korygującej do odbiorcy wysyłana jest za potwierdzeniem odbioru.
5. Powrót podpisanego potwierdzenia odbioru i/lub kopii faktury korygującej powoduje zamknięcie pozycji w raporcie „Faktury korygujące” i uwzględnienie w rozliczeniu podatku VAT.
6. W przypadku powrotu potwierdzenia z adnotacją poczty, że odbiorca zmienił adres itp., lub braku powrotu „zwrotki” przez 14 dni pracownicy Spółki podejmują próby ustalenia aktualnego adresu i -w przypadku ustalenia adresu - ponownie wysyłają oryginał i kopię faktury korygującej do kontrahenta. Ponadto, weryfikowany zostaje status klienta jako podatnika VAT oraz jego dane kontaktowe, w szczególności poprawny adres, na który faktura korygująca została przesłana poprzez m.in. elektroniczną wyszukiwarkę KRS, CEIDG, a także inne ogólnie dostępne sposoby, w szczególności poprzez Internet. Zebrane informacje są zarchiwizowane i dołączone do dokumentacji. Umieszczenie daty ponownego wysłania faktury korygującej pocztą w raporcie „Faktury Korygujące”.
7. Powrót podpisanego potwierdzenia odbioru powoduje zamknięcie pozycji w raporcie „Faktury korygujące” i uwzględnienie w rozliczeniu podatku VAT.
8. W przypadku kolejnego braku otrzymania „zwrotki” z poczty i/lub braku skutecznego doręczenia faktury korygującej pod zweryfikowany i zaktualizowany adres klienta, Spółka wysyła wiadomość elektroniczną do klienta wraz z załączonym skanem oryginału faktury korygującej z prośbą o potwierdzenie jej odbioru. Potwierdzenie ma formę zwrotnej wiadomości elektronicznej o odbiorze faktury korygującej. Pracownicy umieszczają datę wysłania wiadomości elektronicznej oraz datę otrzymania potwierdzenia w raporcie „Faktury Korygujące”. Uzyskane potwierdzenie elektroniczne jest archiwizowane i dołączone do dokumentacji.
9. Potwierdzenie elektroniczne uzyskane od klienta zamyka pozycję w raporcie „Faktury korygujące” i powoduje uwzględnienie w rozliczeniu podatku VAT.
10. W przypadku braku odpowiedzi na wysłaną wiadomość e-mailową przez 7 dni roboczych, handlowiec otrzymuje dyspozycję skontaktowania się z klientem celem potwierdzenia otrzymania faktury korygującej. Data wysłania wiadomości elektronicznej do handlowca umieszczana jest w raporcie „Faktury korygujące”.
11. Handlowiec kontaktuje się z Klientem najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych po otrzymaniu dyspozycji. Handlowiec składa wizytę u klienta, po uprzednim przeprowadzeniu analizy ekonomiczno-operacyjnej. Handlowiec nie odwiedza osobiście klienta w sytuacji, gdy taki wyjazd nie ma uzasadnienia ekonomicznego. Dokumentacja dotycząca przedmiotowej analizy zostaje zarchiwizowana.
12. W przypadku uzyskania przez handlowca pisemnego bądź elektronicznego potwierdzenia otrzymania faktury korygującej - następuje zamknięcie pozycji w raporcie „Faktury korygujące” i uwzględnienie w rozliczeniu podatku VAT.
13. W sytuacjach, w których handlowiec nie uzyska potwierdzenia odbioru faktury korygującej przekazuje osobie prowadzącej raport „Faktury korygujące” zaistniałe okoliczności i informacje, które zostaną dołączone do dokumentacji dotyczącej określonej korekty. Proces zostaje zamknięty i Spółka dokonuje korekty na podstawie zgromadzonej dokumentacji potwierdzającej niemożność uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez klienta w rozsądnym terminie przy zachowaniu ze strony Wnioskodawcy należytej staranności.
14. Każde ZAMKNIĘCIE PROCESU wymaga akceptacji osoby zatwierdzającej, poprzez złożenie podpisu na wydruku raportu „Faktury korygujące” za miesiąc kalendarzowy. Wydruki raportu „Faktury korygujące” wraz z akceptacją osoby zatwierdzającej będą archiwizowane.

Pracownicy Spółki odpowiedzialni za przestrzeganie procedury, zobowiązują się na piśmie do jej stosowania i weryfikowania czy wszystkie podjęte kroki są z nią zgodne.

W razie konieczności wskazana Procedura może być zmieniana, w tym aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów dotyczących faktur korygujących. Wszelkie zmiany będą dokonywane z uwzględnieniem podstawowego celu Procedury, jakim jest zachowanie należytej staranności oraz potwierdzenie, że wszystkie czynności zmierzające do uzyskania potwierdzenia faktury korygującej zostały wykonane w rozsądnym terminie.

Spółka wnosi o potwierdzenie, iż po wyczerpaniu środków opisanych w Procedurze jest Uprawniona do obniżenia podatku należnego wynikającego z faktur korygujących mimo braku uzyskania potwierdzenia ich odbioru przez nabywców.

Zdaniem Wnioskodawcy, w sytuacjach, w których spełnienie warunku posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, pomimo podjętych działań opisanych w Procedurze nie jest możliwe, Spółka ma prawo obniżenia podatku należnego wynikającego z korekty faktury.

Zgodnie z art. 29 ust. 4a ustawy z dnia z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2011 r. Nr 177 poz. 1054 ze zm.; dalej: „ustawa o VAT”) w przypadku, gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia (o otrzymaniu przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury) po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Natomiast, w myśl art. 73 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U. UE L. z 2006 r., Nr 347, poz. 1; dalej: „Dyrektywa”), w odniesieniu do dostaw towarów i świadczenia usług innych niż te, o których mowa w art. 74-77, podstawa opodatkowania obejmuje wszystko, co stanowi zapłatę otrzymaną lub którą dostawca lub usługodawca otrzyma w zamian za dostawę towarów lub świadczenie usług, od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej, włącznie z subwencjami związanymi bezpośrednio z ceną takiej dostawy lub świadczenia.

Zgodnie z art. 90 ust. 1 Dyrektywy w przypadku anulowania, wypowiedzenia, rozwiązania, całkowitego lub częściowego niewywiązania się z płatności lub też w przypadku obniżenia ceny po dokonaniu dostawy, podstawa opodatkowania jest stosownie obniżana na warunkach określonych przez państwa członkowskie.

W świetle wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie C-588/10 Kraft Foods Polska S.A wydanego w wyniku rozpoznania pytania prejudycjalnego, jeżeli uzyskanie przez podatnika, będącego dostawcą towarów lub usług, tego rodzaju potwierdzenia jest w rozsądnym terminie niemożliwe lub nadmiernie utrudnione, to nie można mu odmówić wykazania przed krajowymi organami podatkowymi przy użyciu innych środków, po pierwsze, że dochował on należytej staranności w okolicznościach danej sprawy celem upewnienia się, że nabywca towarów lub usług jest w posiadaniu korekty faktury i że zapoznał się z nią oraz, po drugie, że dana transakcja została w rzeczywistości zrealizowana na warunkach określonych w owej korekcie faktury.

Należy wskazać, że Spółka każdorazowo podejmuje szereg działań opisanych powyżej w celu uzyskania potwierdzenia faktury korygującej. W związku z wprowadzeniem Procedury, działania te zostaną usystematyzowane i należycie udokumentowane. W ocenie Spółki, w sytuacji przestrzegania Procedury nie można odmówić jej dochowania należytej staranności. Spółka wykorzystuje bowiem wszelkie dostępne sposoby uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej. Podkreślenia wymaga, że Spółka w uzasadnionych przypadkach wysyła również do klientów swoich handlowców. Spółka wykonuje analizę ekonomiczno-operacyjną przedsięwzięcia, jakim jest osobisty kontakt handlowców Spółki z klientami. Gdy przedmiotowa analiza wskazuje potencjalny dodatni wynik operacji, w sytuacjach braku skuteczności zastosowania innych metod uzyskania potwierdzenia faktury korygującej, handlowiec dodatkowo stara się osobiście uzyskać potwierdzenie odbioru faktury korygującej odwiedzając klienta Spółki. W przypadku braku uzyskania potwierdzania korekty faktury korygującej proces zostaje zamknięty, zgodnie z wytycznymi opisanej wyżej Procedury. Ponadto, w ocenie Wnioskodawcy, Spółka stosując wyżej opisaną Procedurę zachowuje „rozsądny termin”. Należy wskazać, że zastosowane w Procedurze terminy wynikają nie tylko z czasu potrzebnego na operacyj...