Owoce i warzywa dla pracowników mogą być kosztem firmy

Spółka planuje zagwarantować pracownikom i współpracownikom stały dostęp do zdrowych przekąsek w postaci owoców i warzyw (finansowanych ze środków obrotowych). W tym celu nawiąże współpracę z kontrahentami, którzy będą regularnie dostarczać owoce i warzywa do biura spółki. Z założenia owoce i warzywa będę dostępne do czasu każdorazowego wyczerpania dostawy. Czy wydatki te można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

W analizowanym zakresie za kierunkowe kryterium wykładni art. 15 ust. 1 ustawy o CIT trzeba przyjąć kryterium celu poniesionego kosztu. Wiąże się ono z zamiarem działania podatnika zdeterminowanym na osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie ich źródła, a tym samym we wpływie (bezpośrednim lub pośrednim) ponoszonego wydatku na powstanie lub zwiększenie osiąganego przychodu lub we wpływie na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. W tym kontekście istotne jest również, aby ocena zachowania podatnika, kwalifikującego określony wydatek jako koszt podatkowy, była dokonywana z perspektywy jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wiedzy na temat tego, czy dany wydatek może obiektywnie przyczynić się do realizacji pożądanego celu - osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła - co jednak oczywiście nie oznacza, że cel ten musi być zawsze osiągnięty.

Ponadto wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił - w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami.

Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/ współpracownika wiąże te osoby ze spółką co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są/będą wyższe przychody spółki.

Zauważyć należy, że opisane wydatki poniesione na pracowników i współpracowników spełniają kryteria przesłanki pozytywnej zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, tj. związku ponoszonych wydatków z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Wydatki ponoszone przez spółkę dotyczące zakupu owoców i warzyw z przeznaczeniem dla pracowników i współpracowników są bowiem przejawem starań spółki o kondycję i samopoczucie pracowników, co w dalszej perspektywie może przyczyniać się do poprawy atmosfery w miejscu pracy, zwiększania motywacji do pracy, wzrostu wydajności pracy. To z kolei pozwoli szybciej i sprawniej zrealizować cele biznesowe założone przez spółkę, co może przełożyć się na uzyskiwane przez spółkę przychody. Ponadto, udostępnienie pracownikom warzyw i owoców ma ich zachęcić do kontynuowania pracy w spółce.

Koszty poniesione przez spółkę na zakup owoców i warzyw udostępnianych do ogólnej konsumpcji pracownikom i współpracownikom spółki w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych.

Podsumowując stwierdzić należy, że spółka ma prawo zaliczyć poniesione wydatki na zakup owoców i warzyw, udostępnianych w biurach spółki pracownikom i współpracownikom do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

Interpretacja indywidualna z 26 października 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.465.2023.1.KW - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz

(Image by Freepik.com)