Paragon jako dowód i dokument księgowy w PKPiR

W niektórych sytuacjach paragon może stanowić dowód księgowy, i nie musi to być paragon fiskalny. Czasem też paragon będzie dokumentem księgowym, pełniącym rolę pomocniczą w dowodzeniu wydatku – uzupełniającym dowód księgowy wewnętrzny, sporządzony w jednostce.

Kilka możliwości użycia paragonu w roli dowodu księgowego wynika bezpośrednio z przepisów.

W rozporządzeniu w sprawie prowadzenia PKPiR znajdziesz przepis, stanowiący, iż zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu.

Na odwrocie paragonu należy uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Te wymogi odnoszą się również do dokumentowania paragonami (lub dowodami kasowymi) wydatków poniesionych za granicą na zakup paliwa i olejów – rozporządzenie dopuszcza taką możliwość.

Dodatkowo paragon może pełnić rolę pomocniczą w przypadku sporządzania wewnętrznego dowodu księgowego, który powstanie w związku z zakupem w jednostce handlu detalicznego materiałów pomocniczych.

Kolejna sytuacja, kiedy paragon znajdzie zastosowanie jako dowód księgowy została opisana w ustawie o podatku od towarów i usług.

PKPiR w ćwiczeniach - kurs online (audio, html) - szczegółowe informacje i formularz zgłoszeniowy

Chodzi tu o udokumentowanie transakcji do kwoty 450 zł (albo 100 Euro, jeśli faktura została wystawiona w tej walucie).

Taka faktura, nazywana fakturą uproszczoną, a będąca w istocie paragonem, może nie zawierać imion, nazwisk i adresów nabywców towarów,  a także miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług. Faktura taka nie musi również zawierać szczegółowych danych dotyczących podatku VAT – pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

W tym przypadku na paragonie musi znaleźć się zarówno numer indentyfikacyjny w podatku VAT sprzedawcy i nabywcy.

Większość paragonów fiskalnych spełnia ten warunek, trzeba tylko pamiętać, aby poprosić o paragon z NIP.

Ustawa o VAT co prawda zawiera wyłączenia stosowania faktur uproszczonych dla niektórych rodzajów transakcji transgranicznych, np. wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru na odległość albo sprzedaży na odległość towarów importowanych, ale w większości przypadków prowadząc PKPiR będzie można dla transakcji o niewielkiej wartości z powodzeniem stosować ten przepis.

Podsumowanie

W wielu sytuacjach paragon może stanowić dowód księgowy. Czasami nie musi to nawet być paragon fiskalny. Dla dokumentowania transakcji o wartości do 450 zł lub 100 Euro można stosować paragon, stanowiący tzw. fakturę uproszczoną, pamiętając, aby zawierał on numer indentyfikacyjny VAT sprzedawcy i nabywcy. 

Redakcja podatki.biz