Podróże prezesa zarządu w kosztach spółki

Wydatki związane z przemieszczaniem się prezesa zarządu pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków a miejscem zamieszkania, gdzie wykonuje on swoje obowiązki zdalnie, a także inne podróże służbowe są realizowane w celach związanych z kierowaniem przez niego spółką. Zatem, wydatki te ponoszone są w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów spółki.

We wniosku o interpretację spółka z o.o. wyjaśniła, że prezes zarządu obecnie mieszka na terenie Zjednoczonych Emiratów Arabskich (ZEA) i regularnie odbywa i będzie odbywał podróże lotnicze pomiędzy Polską (gdzie swoją siedzibę ma spółka) a swoim miejscem zamieszkania. W związku z tym zgromadzenie wspólników podjęło uchwałę, zgodnie z którą spółka zobowiązuje się zwracać prezesowi koszty tych podróży. Zgromadzenie ustaliło maksymalną wysokość środków przeznaczonych na podróże prezesa w roku obrotowym oraz zasady zwracania tych wydatków. Prezes każdorazowo, przy zakupie biletu lotniczego występuje o fakturę VAT od przewoźnika jako nabywcę wskazując spółkę. Zgodnie z uchwałą spółka zwraca jedynie kwotę do wysokości ceny biletu klasy ekonomicznej, ewentualne dopłaty za wyższą klasę prezes pokrywa z własnych, prywatnych środków. W przyszłości będzie również odbywał podróże zagraniczne związane z uczestnictwem w spotkaniach biznesowych, targach czy konferencjach.

Spółka chciała wiedzieć, czy koszty ponoszone na zagraniczne podróże prezesa zarządu stanowią dla niej koszty uzyskania przychodów. Jej zdaniem - tak.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji wskazał:

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT zawiera zamknięty katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.

I tak zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 i 38a za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

38) wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego;

38a) wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji;

Przepisy podatkowe nie definiują pojęcia „jednostronne świadczenie”. Z orzecznictwa sądowego wynika, że są to świadczenia dokonywane przez jedną ze stron na rzecz drugiej, bez jakiejkolwiek ekwiwalentności świadczenia tej drugiej strony (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I SA/Łd 45/2003). W wyroku z 28 lipca 2005 r., sygn. akt FSK 1720/04 Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził: „jednostronne świadczenie spółki na rzecz jej udziałowca w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych to takie, któremu nie odpowiada wzajemne świadczenie udziałowca na rzecz spółki”.

Jako jednostronne świadczenia uważane są więc sytuacje, gdy spółka kapitałowa wykonuje świadczenie na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnych świadczeń wzajemnych, czyli tylko jedna ze stron jest uprawniona, a druga tylko zobowiązana.

Nie znajdzie on więc zastosowania w tym przypadku, ponieważ występuje tu obustronne świadczenie (wzajemne): świadczenie na rzecz prezesa zarządu (wspólnika spółki) dotyczy wykonywanych przez niego na rzecz spółki określonych czynności.

Nie ma w niniejszej sprawie zastosowania również art. 16 ust. 1 pkt 38a, ponieważ zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pełni funkcję wykonawczą i nie jest organem stanowiącym. W ten sposób ustawodawca nie wyłącza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków ponoszonych na rzecz organu wykonawczego innych niż wynagrodzenie.

Podsumowując, należy zgodzić się, że wydatki związane z przemieszczaniem się prezesa zarządu pomiędzy miejscem wykonywania obowiązków w Polsce a miejscem zamieszkania w ZEA, gdzie wykonuje on swoje obowiązki zdalnie, a także inne podróże służbowe były oraz będę realizowane w celach związanych z kierowaniem przez niego spółką. Wydatki te ponoszone są w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów spółki.

Interpretacja indywidualna z 8 sierpnia 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.242.2023.3.PK - Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej - pełna treść interpretacji

Redakcja podatki.biz