Podróże służbowe: Ubezpieczenie pracownika i bagażu a przychód w PIT

Pytanie podatnika: Czy opłacona przez spółkę składka na ubezpieczenie pracowników oraz bagaż służbowy (wyposażenie, będące własnością spółki w postaci specjalistycznych przyrządów, narzędzi, dokumentacji technicznej) na czas podróży służbowej do Rosji, będzie stanowić dla pracownika przychód do opodatkowania w rozumieniu ustawy o PIT i w związku z tym, spółka jako płatnik będzie obowiązana pobrać zaliczkę na podatek PIT?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 22 kwietnia 2013 r. (data wpływu 17 maja 2013 r.), uzupełnionym w dniach: 13 czerwca 2013 r., 26 lipca 2013 r. oraz 29 lipca 2013 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w części dotyczącej:

• braku powstania po stronie pracownika przychodu z tytułu zakupu przez pracodawcę polisy ubezpieczeniowej obejmującej koszty leczenia, dostarczenia leków, których nabycie za granicą było konieczne oraz transportu zwłok do kraju - jest prawidłowe,
• braku powstania po stronie pracownika przychodu z tytułu zakupu przez pracodawcę polisy ubezpieczeniowej obejmującej transport chorego pracownika do kraju, usługi assistance, następstwa nieszczęśliwych wypadków oraz ubezpieczenie bagażu podróżnego pracownika od utraty, kradzieży lub uszkodzenia - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 maja 2013 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, o których mowa w art. 14f § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, w związku z czym pismem z dnia 3 czerwca 2013 r. znak ILPB1/415-583/13-2/AG na podstawie art. 169 § 1 i § 2 tej ustawy wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 5 czerwca 2013 r., a w dniu 13 czerwca 2013 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 12 czerwca 2013 r.).

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. komandytowa z siedzibą w Polsce (zwana dalej Spółką lub x), w związku z zakresem prowadzonej działalności wysyła swoich pracowników w podróże służbowe poza granice kraju, zarówno do państw należących do Unii Europejskiej, jak i państw spoza Unii. W najbliższej przyszłości Spółka zamierza wysyłać w podróż służbową pracowników do Rosji, w celu pomocy przy rozruchu oraz w celu wsparcia wdrożenia i rozwoju zakładu należącego do Grupy.

Spółka przewiduje, że wyjazdy pracowników do Rosji będą odbywać się dość często i w związku z tym wykupiła dla tych pracowników polisę ubezpieczeniową, którą byliby objęci ci pracownicy na czas pobytu w Rosji. Wykupienie tej polisy podyktowane jest tym, że koszty leczenia pracowników, którzy zachorują lub ulegną wypadkowi za granicą podczas podróży służbowej, w szczególności w państwach nieobjętych unijnym systemem koordynacji zabezpieczenia społecznego, są z reguły bardzo wysokie i obciążają pracodawcę.

Spółka stwierdziła, że wykupienie tej polisy jest racjonalną decyzją z punktu widzenia redukcji kosztów, ponieważ składka ubezpieczeniowa jest nieporównywalnie niższa niż ewentualne koszty leczenia szpitalnego za granicą pracownika, które to koszty jest zobowiązana pokryć Spółka. Przedmiotowa polisa ubezpieczeniowa dotyczy okresu trwania podróży służbowych pracowników m. in. w Rosji i stanowi zabezpieczenie przed ewentualnymi, nieprzewidzianymi wydatkami, związanymi ze zwrotem udokumentowanych kosztów leczenia pracownika za granicą.

Polisa obejmuje m. in.: ubezpieczenie kosztów leczenia, usługi assistance, następstwa nieszczęśliwych wypadków, dostarczenie leków, transport chorego pracownika do kraju, transport zwłok do kraju, itp. tytuły.

Polisa obejmuje również ubezpieczenie bagażu podróżnego pracownika od utraty, kradzieży lub uszkodzenia, gdyż w bagażu tym znajduje się wyposażenie, będące własnością Spółki w postaci specjalistycznych przyrządów, narzędzi, dokumentacji technicznej:

• narzędzia do zakuwania kontaktów,
• ekstraktory (narzędzia do wymiany kontaktów)
• przyrządy pomiarowe (bipery) - do pomiaru potencjałów i napięcia,
• inne narzędzia specjalistyczne (noże, nożyczki),
• indywidualne środki ochrony (odzież robocza),
• dokumentacja techniczna (rysunki, opisy).

Narzędzia te pracownicy będący w Rosji używać będą do przeprowadzania koniecznych szkoleń, wykonania powierzonych zadań, napraw oraz poprawnego wdrażania zmian technicznych. Ubezpieczenie nie będzie obejmowało bagażu osobistego pracownika.

Wnioskodawca podał, że polisa ubezpieczeniowa, o której mowa we wniosku przewidywałaby, iż w przypadku wypłaty odszkodowania z tytułu kosztów leczenia, usługi assistance, następstwa nieszczęśliwych wypadków, dostarczenia leków, transportu chorego pracownika do kraju, transportu zwłok do kraju, itp., jak i utraty, kradzieży lub uszkodzenia bagażu podróżnego pracownika, w którym znajdowałoby się wyposażenie będące własnością Spółki, uposażonym byłby pracownik odbywający podróż służbową.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy opłacona przez Spółkę przedmiotowa składka na ubezpieczenie pracowników oraz bagaż służbowy w postaci ww. narzędzi na czas podróży służbowej do Rosji, będzie stanowić dla pracownika przychód do opodatkowania w rozumieniu ustawy o PIT i w związku z tym, Spółka jako płatnik będzie obowiązana pobrać zaliczkę na podatek PIT?

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka wykupując od ubezpieczyciela polisę ubezpieczeniową na czas trwania podróży służbowej pracownika w Rosji - zabezpiecza siebie przed ewentualnymi nieprzewidzianymi (z reguły wysokimi), co do wysokości wydatkami związanymi ze zwrotem kosztów leczenia pracownika za granicą. Tak więc przedmiotowa kwota składki ubezpieczeniowej nie będzie stanowić dla pracownika przychodu do opodatkowania podatkiem dochodowym. Dotyczy to również bagażu służbowego, który objęty jest przedmiotową polisą. Tak więc na Spółce nie będzie ciążył obowiązek poboru zaliczki na podatek PIT od przedmiotowej polisy ubezpieczeniowej.

Uzasadnienie stanowiska.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, przychodami są (z zastrzeżeniem nie mającymi zastosowania w omawianej sprawie) otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Natomiast art. 12 ustawy o PIT stanowi, iż za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z powołanych przepisów wynika, że pod pojęciem przychodu ustawodawca rozumie nie tylko otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze, lecz również wartości pieniężne oraz wartość innych uzyskanych przez pracownika świadczeń.

W myśl § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych. odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Z kolei § 4 tego rozporządzenia stanowi, że jeżeli pracownik, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone i uznane przez pracodawcę - to pracodawca zwraca je pracownikowi na podstawie przedstawionych dokumentów. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Katalog wydatków jest katalogiem otwartym co oznacza, że jeżeli pracodawca uzna, że dany wydatek, w danej wysokości jest uzasadniony podczas odbywania podróży służbowej - to zwraca go pracownikowi.

Zatem - w myśl § 2 i 4 omawianego rozporządzenia - pracownikowi w związku z odbywaniem podróży służbowej przysługuje prawo do zwrotu kosztów innych wydatków, niż wymienione w § 2 pkt 2 lit. a, b i c, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wyżej powołane przepisy jednoznacznie stanowią, że pracodawca ma obowiązek zwrócenia pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w czasie podróży służbowej, których zasadność poniesienia uznał i zaakceptował.

Idąc dalej - przepis § 19 rozporządzenia o podróżach służbowych stanowi wprost, że w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Jednakże w sytuacji Spółki nie mamy do czynienia ze zwrotem wydatków pracownikowi, bo Spółka z własnych środków wykupuje polisę ubezpieczeniową, która w istocie zabezpiecza Spółkę przed ewentualnymi, nieprzewidzianymi co do zakresu i wysokości wydatkami związanymi z zachorowaniem pracownika za granica, podczas podróży służbowej. Bowiem - w myśl powołanego wyżej § 19 rozporządzenia o podróżach służbowych - w przypadku ewentualnej choroby pracownika lub wypadku za granicą - to Spółka jest obowiązana do zwrotu z własnych środków kosztów leczenia szpitalnego, zwrotu kosztów lekarstw, sfinansowania transportu zwłok do kraju, itp. wydatków związanych z tą chorobą lub wypadkiem. A z praktyki wiadomo, że koszty leczenia pracownika za granicą mogą być bardzo wysokie. I dlatego jeżeli Spółka wykupiła polisę ubezpieczeniową, gdzie składka ubezpieczeniowa będzie stosunkowo niewielka w porównaniu z ewentualnymi kosztami leczenia chorego pracownika za granicą - robi to przede wszystkim we własnym interesie, aby zmniejszyć ewentualne wysokie koszty leczenia.

Tak więc w opinii Spółki, objęcie pracowników polisą ubezpieczeniową nie służy interesom osobistym pracownika, a ewidentnie związane jest z wykonywaniem przez niego zadań służbowych podczas podróży służbowej. Stwierdzić należy, że w opisanej sytuacji rzeczywistym beneficjentem polisy ubezpieczeniowej jest Spółka, która zabezpiecza siebie przez ewentualnym obowiązkiem zwrotu z własnych śr...