Skierowanie pracowników na szkolenie a skutki w PIT

Pytanie podatnika: Czy Spółka, jako płatnik, będzie zobowiązana do naliczenia, poboru i odprowadzenia do właściwego urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy w związku z poniesieniem kosztów skierowania pracowników na szkolenia mające charakter zajęć pozaszkolnych, poza miejsce stałego świadczenia przez nich pracy, na podstawie polecenia Spółki?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 20 marca 2013 r. (data wpływu 29 marca 2013 r.), uzupełnionym pismem z dnia 6 czerwca 2013 r. (data wpływu 12 czerwca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych ze zwrotem pracownikom kosztów z tytułu uczestnictwa w szkoleniach – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 29 marca 2013 r. został złożony wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika związanych ze zwrotem pracownikom kosztów z tytułu uczestnictwa w szkoleniach.
Wniosek nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), w związku z czym pismem z dnia 28 maja 2013 r., Nr IPTPB1/415-220/13-2/KO, na podstawie art. 169 § 1 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.
Wezwanie z dnia 28 maja 2013 r. skutecznie doręczono w dniu 3 czerwca 2013 r., Wnioskodawca uzupełnił ww. wniosek pismem z dnia 6 czerwca 2013 r. (data wpływu 12 czerwca 2013 r.), które nadane zostało w polskiej placówce pocztowej w dniu 10 czerwca 2013 r.

W przedmiotowym wniosku zostały przedstawione następujące zdarzenia przyszłe:

1. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (zwana dalej: Spółką lub Wnioskodawcą) zatrudnia na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych, których miejscem świadczenia pracy wskazanym w umowie jest obszar kilku województw. Takie ukształtowanie tego istotnego elementu stosunku pracy jest związane z charakterem pracy przedstawiciela handlowego, do którego obowiązków nieodłącznie należy stałe podtrzymywanie kontaktów handlowych z obecnymi kontrahentami, a także działania ukierunkowane na zdobycie nowych kontrahentów. Należyte wykonywanie skonkretyzowanych w ten sposób obowiązków pracowniczych wymaga licznych przejazdów, wyjazdów oraz dojazdów na obszarze wskazanym w umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy, a także bezpośrednio z tym związanych, częstych noclegów „w trasie”, zakupu paliwa do auta służbowego, czy też ponoszenia opłat związanych z przejazdem płatnymi odcinkami autostrad. Koszty te ponosi Wnioskodawca, bowiem na fakturze VAT, czy rachunku, jako nabywca ww. usług, wskazana jest Spółka. Wnioskodawca nie traktuje zatem opisanego wyżej zdarzenia przyszłego jako podróży służbowych w rozumieniu Kodeksu pracy i nie wypłaca przedstawicielom handlowym diet, jak również żadnych innych należności przysługujących pracownikowi z tego tytułu.
2. Wewnętrzny schemat organizacyjny Wnioskodawcy dzieli terytorium Polski na obszary, składające się z kilku powiatów, które zwane są Regionami. Spółka ma zamiar zobowiązać pracowników, dla których miejscem świadczenia pracy określonym w umowie o pracę jest dany Region, do obligatoryjnego uczestnictwa w organizowanych przez Spółkę w jej siedzibie w X, spotkaniach, które mają na celu w szczególności zapoznanie pracowników z nowymi produktami, czy też prezentację strategii sprzedażowych Spółki. Wnioskodawca nie ma wątpliwości, że - dla przykładu - przyjazd pracownika, dla którego stałym miejscem świadczenia pracy określonym w umowie o pracę jest Region p, będzie dla niego podróżą służbową, gdyż otrzymuje on od pracodawcy polecenie wyjazdu poza stałe miejsce świadczenia pracy w celu wykonania zadania służbowego. Spółka ma jednak wątpliwość, czy będzie mogła traktować przyjazdy do jej siedziby w X pracowników, dla których miejscem świadczenia pracy określonym w umowie o pracę jest Region, w skład którego wchodzi również powiat X (kiedy pracownik otrzymuje polecenie służbowe przyjazdu do siedziby Spółki i odbywa podróż w ramach tego samego Regionu) jako podróż służbową, ze względu na to, iż Spółka wydaje w takiej sytuacji polecenie wyjazdu, które określa zadanie służbowe i dlatego też pracownikowi przysługiwać będzie zwrot kosztów związanych z podróżą służbową.
3. Spółka kieruje swoich pracowników na liczne szkolenia zawodowe, o charakterze pozaszkolnym. Ze względu na dynamiczny rozwój branży, w której działa Spółka, udział pracowników w ww. szkoleniach jest dla Niej bardzo istotny, gdyż przekłada się na szereg czynników pożądanych przez Spółkę, w szczególności na Jej wizerunek jako partnera zatrudniającego zespół wysoko wyspecjalizowanych fachowców, a w konsekwencji na zaufanie jakim darzą Spółkę Jej kontrahenci. Dlatego też Spółka zobowiązuje się każdorazowo do zwrotu pracownikowi kosztów wyjazdu i uczestnictwa w szkoleniu, a wzięcie na siebie takiego obowiązku, zdaniem Spółki, jest podstawą do zwrotu tych kosztów według przepisów o podróżach służbowych.

W uzupełnieniu wniosku z dnia 6 czerwca 2013 r. Wnioskodawca wskazał, iż odbywane przez pracowników, o których mowa w pkt 2 opisu zdarzenia przyszłego, podróże są podróżami służbowymi w rozumieniu art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej zwanej k.p.).
Miejscem wykonywania pracy w rozumieniu art. 29 § 1 pkt 2 k.p. dla zatrudnionych na podstawie umów o pracę przedstawicieli handlowych jest ujęty w określone ramy terytorialne właściwy Region. Schemat organizacyjny Spółki dzieli obszar kraju na kilka Regionów, które nie pokrywają się z podziałem administracyjnym Polski, w tym sensie, że obejmują swoim zakresem terytoria położone na obszarze więcej niż jednego województwa lub jego część.
Dodał, iż przedmiotem zapytania w pkt 1 opisu zdarzenia przyszłego są koszty: noclegu, zakupu paliwa, opłat za przejazdy płatnymi odcinakami autostrad oraz opłat parkingowych.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy Spółka postąpi prawidłowo w przypadku, gdy nie uzna zapłaty w szczególności za koszty noclegów i zakupu paliwa dla przedstawicieli handlowych, wykonujących obowiązki pracownicze na określonym w umowie o pracę obszarze, wskazanym w niej jako miejsce świadczenia pracy, w kategoriach przychodu pracownika ze stosunku pracy i nie będzie pobierać w takiej sytuacji oraz odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli potrzeba noclegu, czy zakupu paliwa jest bezpośrednio związana z czynnościami służbowymi wykonywanymi przez tego p...