Wynajem samochodu pracownikowi bez pełnego odliczenia VAT?

Pytanie podatnika: Czy planowany odpłatny wynajem pojazdów pracownikom i osobom trzecim wg cennika spełniającego wymogi określone w art. 32 ustawy o VAT, będące czynnością (usługą) opodatkowaną stawką podstawową (23%) i usługą udokumentowaną fakturą, będzie związany z działalnością gospodarczą pozwalającą na uznanie, iż te samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, co warunkuje pełne prawo do odliczenia podatku VAT? Czy wypełnianie ewidencji przebiegu pojazdu za czas najmu komercyjnego na podstawie dokumentacji najmu będzie spełnieniem wymogów do uznania pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 14 marca 2016 r. (data wpływu 15 marca 2016 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do pełnego odliczenia kwoty podatku naliczonego z tytułu wydatków dotyczących wydatków eksploatacyjnych pojazdów samochodowych - jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 15 marca 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie w zakresie prawa do pełnego odliczenia kwoty podatku naliczonego z tytułu wydatków dotyczących wydatków eksploatacyjnych pojazdów samochodowych.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność gospodarczą, polegającą na sprzedaży artykułów spożywczych, maszyn i urządzeń, jak również na prowadzeniu najmu tych urządzeń. W związku z tą działalnością Spółki, wynika konieczność stałego przemieszczania się pracowników na terenie całego kraju, w celu przedstawiania zainteresowanym podmiotom aktualnej oferty, spotykania się z potencjalnymi nowymi kontrahentami, realizowania uzgodnień z klientami, w tym także wykonywaniem montażu, serwisu maszyn i urządzeń, a także innych aktywności związanych z działalnością. Spółka korzysta z pojazdów samochodowych osobowych określonych w art. 2 pkt 34 ustawy o VAT. Są to samochody osobowe, nie posiadające homologacji ciężarowej, posiadające więcej niż 3 miejsca łącznie z kierowcą. Na podstawie art. 86a ust. 12 ustawy o VAT dokonane zostało zgłoszenie powyższych pojazdów samochodowych na druku VAT-26, informujące właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego, że te pojazdy są wykorzystywane wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej.

Powierzenie pojazdów pracownikom do wykonywania czynności związanych z działalnością gospodarczą nastąpiło w formie umowy, w której określono, że samochód służy wyłącznie do celów służbowych wynikających z zakresu obowiązków danego pracownika, jak również zabroniono wykorzystywania pojazdów w celach prywatnych. Zakaz ten wynika bezpośrednio z umowy o powierzeniu mienia, jakim jest pojazd, a podpisanej z każdym pracownikiem odrębnie. Zgodnie z tymi zapisami obowiązuje całkowity zakaz używania samochodu służbowego do celów prywatnych. Z umów tych wynika konieczność prowadzenia przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu określonej odrębnymi przepisami. Równocześnie omówiono z każdym z pracowników formę i zasady prowadzenia tej ewidencji wskazując, że rzetelne sporządzanie tej dokumentacji jest jednym z obowiązków pracowniczych, wyjaśniono osobom kierującym tymi pojazdami, że pojazdy zostały im powierzone wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych, w związku z czym Spółce przysługuje pełne odliczenie podatku od towarów i usług zawartego we wszelkich wydatkach eksploatacyjnych, w tym związanych z nabyciem paliwa do napędu tych pojazdów.

Zwrócono uwagę, że użycie przez pracownika pojazdu do celów prywatnych lub nierzetelne prowadzenie ewidencji oznacza powstanie szkody u pracodawcy w postaci m.in. nieodliczonego podatku od towarów i usług, a ta sytuacja skutkować będzie obciążeniem pracownika pełną kwotą w wysokości wynikłej dla pracodawcy z tego faktu szkody, jako szkoda wyrządzona umyślnie pracodawcy. W zawartych umowach pracownicy wyrazili zgodę na potrącenie z ich wynagrodzenia za pracę wartości powstałych z ich winy szkód wynikłych z podpisanej umowy powierzenia mienia.

Te fakty są istotnym elementem gwarantującym, iż pojazd został powierzony pracownikowi wyłącznie do wykonywania obowiązków służbowych, albowiem wykluczono nawet potencjalną możliwość użytku samochodu służbowego do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, albowiem sankcja za niestosowanie się do zakazu użytkowania samochodu do celów prywatnych skutkować będzie obciążeniem pracownika całkowitym kosztem szkody powstałej u pracodawcy z tego tytułu. Równocześnie na podstawie zawartych umów, na żądanie pracodawcy, pracownicy są zobowiązani do natychmiastowego zwrotu pojazdu.

Równocześnie ze względu na mobilny charakter pracy, polegający m.in. na wizytach u klientów (przedstawianie oferty, dostarczanie wzorów, świadczenie usług serwisowych, etc.), jak również uwzględniając fakt zamieszkiwania pracowników w różnych częściach kraju i wynikające z tego utrudnienie, pracownicy mają obowiązek przechowania powierzonych im pojazdów w miejscu wskazanym w umowie (które nie jest tożsame z siedzibą Spółki), dbając równocześnie o powierzone mienie i ponosząc za nie odpowiedzialność materialną. Z reguły są to miejsca związane z zamieszkaniem danego pracownika, albowiem biorąc pod uwagę odległości od siedziby Spółki, uznano takie rozwiązanie za najkorzystniejsze i najefektywniejsze ze względu na wykorzystanie czasu pracy pracownika. Taki stan rzeczy wynika ze specyfiki prowadzonej przez Spółkę działalności, gdzie mobilność przedstawicieli handlowych, serwisantów i innych pracowników, jest kluczowym elementem wykonywanych przez nich czynności na wyznaczonym terenie wykonywania działań.

Równocześnie prowadzi się bieżącą kontrolę czasu pracy i czynności wykonywanych przez pracowników przez ich bezpośrednich przełożonych, w tym również sprawdzenia sposobu wykorzystania pojazdów samochodowych poprzez weryfikację prowadzonych przez nich ewidencji przebiegu pojazdu. Istnieje również kontrola wyjazdów służbowych pracowników, poprzez gromadzenie danych dotyczących m.in. miejsc, w których pracownik przebywał oraz weryfikację miejsca zakupu paliwa do tych samochodów, kontrolując w ten sposób zasadność ponoszonych wydatków oraz potwierdzając fakt służbowego wykorzystania pojazdów samochodowych.

Zasady używania samochodów służbowych uregulowane są kompleksowo w indywidualnych umowach z pracownikami i nie funkcjonują dodatkowe regulaminy, takie jak regulamin pracy, czy też regulamin wynagradzania, ani też żadne inne wewnętrzne dokumenty dotyczące zasad wykonywania obowiązków pracowniczych. Zastosowane mechanizmy kontrolne, jak również stworzone zasady organizacyjno-prawne dają maksymalną gwarancję wyeliminowania możliwości wykorzystania pojazdów samochodowych do innych celów niż związane z działalnością gospodarczą Spółki.

W celu pełniejszego wykorzystania posiadanego taboru samochodowego, jak również w związku z planowaną wymianą części pojazdów na nowsze środki transportu i koniecznością uzyskania dodatkowych przychodów, Spółka planuje wprowadzenie możliwości krótkookresowego komercyjnego wynajmu posiadanych samochodów. W tym celu Spółka dokonuje uzupełnienia przedmiotu prowadzonej przez siebie działalności w KRS poprzez wprowadzenie m.in. działalności polegającej na najmie pojazdów, a także sporządza regulamin wynajmu tychże pojazdów, jak również opracuje cennik uwzględniający ceny rynkowe najmu pojazdów. Najem będzie dokonywany na rzecz zarówno pracowników jak również osób trzecich na zasadach rynkowych określonych w regulaminie, w cenach zawartych w cenniku, które w stosunku do pracowników będą spełniały wymogi określone w art. 32 ustawy VAT. Ceny najmu będą porównywalne z tymi obowiązującymi na lokalnym rynku siedziby Spółki, a regulamin będzie szczegółowo określał sposób najmu pojazdu, jak również niezbędną dokumentację z tym związaną (umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy m.in. ze stanem licznika i materiałów eksploatacyjnych itp.). Z tej dokumentacji będą wynikać dane z używania samochodu w czasie wynajmu komercyjnego, które będą podlegały odpowiedniemu udokumentowaniu w ewidencji przebiegu pojazdów za ten okres. Wynajem samochodów nie będzie wyłącznym przedmiotem działalności Spółki, albowiem obecnie procedowana odpowiednia zmiana w jej działalności, dotycząca wprowadzenia stosownego kodu PKD w zakresie wynajmu pojazdów, będzie stanowić uzupełnienie dotychczasowej.

Zatem przedmiotowe pojazdy w przypadku ich najmu będą nadal, także w przyszłości, wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej związanej zarówno ze sprzedażą towarów, najmem i serwisem urządzeń, jak również z ich krótkookresowym wypożyczeniem za opłatą na rzecz pracowników i osób trzecich. Dotychczas funkcjonujące zasady kontrolno-organizacyjne, jak również planowane wprowadzenie regulaminu najmu, będą nadal wykluczać użycie samochodów do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy planowany odpłatny wynajem pojazdów pracownikom i osobom trzecim wg cennika spełniającego wymogi określone w art. 32 ustawy o VAT, będące czynnością (usługą) opodatkowaną stawką podstawową (obecnie w wys. 23%) i usługą udokumentowaną fakturą, będzie związany z działalnością gospodarczą pozwalającą na uznanie, iż te samochody są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej, co warunkuje pełne prawo do odliczenia podatku VAT, zgodnie z art. 86a ust. 3 pkt 1 a) ustawy o VAT?
2. Czy wypełnianie ewidencji przebiegu pojazdu (EPP) za czas najmu komercyjnego na podstawie dokumentacji najmu będzie spełnieniem wymogów zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT, do uznania pojazdu jako wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej?

Stanowisko Wnioskodawcy.

Zdaniem Wnioskodawcy odpowiedź winna być twierdząca, albowiem przyszły stan faktyczny pozwala na uznanie tych pojazdów jako wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej. Tak jak wszystkie dotychczas świadczone przez Spółkę usługi, również wynajem pojazdów jako usługa opodatkowana na zasadach ogólnych, będzie podlegała opodatkowaniu VAT stawką podstawową (obecnie 23%) i będzie dokumentowana odpowiednio wystawioną fakturą. Jak wskazaliśmy wcześniej w opisie stanu faktycznego (przyszłego), w przypadku najmu pojazdu będzie sporządzona odpowiednia dokumentacja, w której będzie wskazanie stanu poziomu paliwa przy jego przekazaniu i zwrocie. Zgodnie z planowanym Regulaminem klient najmujący samochód będzie zobowiązany w momencie oddania, do zwrotu samochodu zatankowanego do poziomu z momentu wydania pojazdu. Zatem zasadniczo najemca nie będzie obciążony wartością zakupionego paliwa, za wyjątkiem przypadku zwrotu pojazdu z mniejszą ilością paliwa niż wynikająca z dokumentacji najmu. Zgodnie z planowanym cennikiem fakturowane będą przede wszystkim koszty eksploatacyjne wynikające z użytkowania pojazdu w trakcie najmu. Zatem przedmiotowy wynajem samochodów w ramach prowadzonej działalności stanowi odpłatną usługę, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i równocześnie spełnia przesłanki określone w art. 86a ust. 3 pkt 1a) ustawy VAT, które warunkują pełne prawo do odliczenia podatku VAT. Z brzmienia tego przepisu wynika, że w celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT (100%) powinien być zapewniony sposób wykorzystania tych pojazdów (zwłaszcza określany w ustalonych zasadach używania) wykluczający ich użycie do celów prywatnych jak również to, iż wykluczenie ma być potwierdzone prowadzoną dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu. W przypadku najmu komercyjnego wpis do ewidencji przebieg...