Wystawianie faktur zaliczkowych od 1 września 2023 r.

Od września br. podatnik nie będzie miał obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej jeżeli całość lub część zapłaty otrzyma w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał płatność. Zasada ta nie będzie miała zastosowania w przypadku szczególnych terminów wystawiania faktur wymienionych w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT (np. przy świadczeniu usług budowlanych, dostawie książek drukowanych, dostawie energii elektrycznej, świadczeniu usług najmu czy stałej obsługi prawnej i biurowej).

W myśl art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów i świadczenia usług. Taki obowiązek nie powstaje jedynie w sytuacji, gdy zaliczka została wpłacona na poczet: 

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, 
• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (czyli m.in. świadczenia usług najmu czy stałej obsługi prawnej i biurowej),
• dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ww. ustawy, tj. w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011 (dot. przypadku gdy podatnik ułatwia poprzez użycie interfejsu elektronicznego sprzedaż na odległość towarów importowanych, a także dokonanie na terytorium UE wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem).

Od 1 września 2023 r., zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, podatnik nie będzie obowiązany do wystawienia faktury zaliczkowej jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty. Przepis ten nie będzie miał zastosowania w przypadkach, dla których szczególne terminy wystawienia faktury określone są w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT (poniżej). Zatem, regulacja wynikająca z zapisów art. 106b ust. 1a ustawy o VAT dotyczy przypadków otrzymania zaliczki w tym samym miesiącu, w którym dokonano czynności związanych z tą zapłatą, jeśli termin wystawienia faktury jest określany na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy). 

Dla przykładu, w myśl z art. 106i ust. 3 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż:

1. 30. dnia od dnia wykonania usług - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a, tj. świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;
2. 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b, tj. dostawy książek drukowanych (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (CN 4902);
   
   W przypadku dostawy ww. towarów, gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów.
3. 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. c, tj. czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;
4. z upływem terminu płatności - w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, tj.:
   1. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
   2. świadczenia usług:
      • telekomunikacyjnych,
      • wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (patrz w ramce powyżej),
      • najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
      • ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
      • stałej obsługi prawnej i biurowej,
      • dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

      z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (zobowiązanym do rozliczenia podatku VAT jest nabywca usługi), stanowiących import usług.

Więcej o szczególnych terminach wystawiania faktur w artykule: 

• W jakim terminie wystawić fakturę?

Termin wystawienia faktury zaliczkowej

Dopuszczalne jest wystawienie faktury zaliczkowej nawet na 60 dni przed otrzymaniem zapłaty. Możliwość taka wynika z art. 106i ust. 7 ustawy o VAT.

Natomiast jeżeli zaliczkę otrzymano przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.

W obu przypadkach (z zastrzeżeniem sytuacji, gdy podatnik mimo braku takiego obowiązku, wystawi fakturę na udokumentowanie zaliczki otrzymanej na poczet czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4, takich jak np. najem czy stała obsługa prawna i biurowa) wystawienie faktury nie wpływa na powstanie obowiązku podatkowego w VAT.

Treść faktury zaliczkowej

To, jakie dane powinna zawierać faktura zaliczkowa, określone jest w art. 106f ust. 1 ustawy o VAT. Wśród nich wskazać należy przede wszystkim dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Oznacza to, że nie wystarczy lakoniczne wskazanie w takiej fakturze, że jest to „Zaliczka do zamówienia z dnia...”.

Ponadto faktura taka powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  
  Od 1 września 2023 r., w sytuacji, gdy podatnik nie wystawi faktury zaliczkowej, a tylko jedną fakturę końcową, to taka faktura będzie musiała zawierać datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury.
• otrzymaną kwotę zapłaty;
• kwotę podatku wyliczoną według wzoru:
  
  KP = (ZB × SP) / (100 + SP)
  
  gdzie:
  
  KP – oznacza kwotę podatku,
  ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
  SP – oznacza stawkę podatku.

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Faktura zaliczkowa może obejmować część lub całość należności. Jeżeli zaś podatnik otrzyma więcej niż jedną zaliczkę do tej samej dostawy towarów lub usług i wystawi do nich faktury zaliczkowe, faktury te również mogą łącznie obejmować część lub całość należności.

Jeśli faktura została wystawiona w związku z otrzymaniem jednej zaliczki, która obejmowała 100% zapłaty, po dokonaniu dostawy towarów lub usług nie wystawia się już faktury końcowej. Natomiast wtedy, gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

W razie gdy faktura zaliczkowa (lub faktury zaliczkowe) nie będzie obejmowała całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi (czyli tzw. fakturze końcowej) sumę wartości towarów lub usług należy pomniejszyć o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku – o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. W fakturze końcowej należy zawrzeć również numery faktur zaliczkowych.

Termin wystawienia faktury końcowej

Podobnie jak w przypadku faktur zaliczkowych, zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę końcową należy wystawić nie wcześniej niż 60. dnia, a jednocześnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Podatek naliczony wynikający z faktury zaliczkowej

Podatnik, który otrzymał fakturę zaliczkową, ale jeszcze nie wpłacił należnej zaliczki, nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na takiej fakturze. Wynika to z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, zgodnie z którym prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Jak zaś wskazano powyżej, obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstaje w związku z otrzymaniem zaliczki.

Jeśli ten warunek jest spełniony, na uwadze należy mieć także to, że odliczenia można dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, a jednocześnie nie później niż za jeden z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3 (tj. małego podatnika rozliczającego się kwartalnie oraz podatnika, który wybrał tzw. estoński CIT), za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Natomiast jeżeli podatnik nie dokonał tego odliczenia w tych okresach, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Redakcja podatki.biz