ZFŚS. Ewidencja w księgach rachunkowych

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych to środki pieniężne gromadzone przez przedsiębiorcę na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Podmioty zobligowane do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych muszą zatrudniać na 1 stycznia danego roku minimum 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pracodawcy, którzy nie spełniają ww. kryterium, mogą dobrowolnie utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w jednostce. Natomiast dla jednostek budżetowych i samorządowych jest on obowiązkowy bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników i nie mogą one odstąpić od tego obowiązku, co jasno określa art. 3 ust. 1–2 ustawy o funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 800, dalej: ustawa o ZFŚS).

Środki pieniężne z tytułu świadczeń socjalnych gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym w celu późniejszego ich wykorzystania na wsparcie pracowników jednostki. Pracodawca, który spełnia określone warunki, aby utworzyć fundusz, jest zobligowany do naliczania i odprowadzania odpisu, jak również gospodarowania zgromadzonymi środkami.

Odpis na ZFŚS

Wysokość odpisu u pracodawców spoza sfery budżetowej zobowiązanych do tworzenia funduszu jest najczęściej kształtowana dowolnie przez regulaminy wynagradzania pracowników bądź ustalana przez układy zbiorowe. Może się również zdarzyć, że fundusz nie będzie tworzony, co reguluje art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Odpisy pracodawców należących do sfery budżetowej określone są ściśle w ustawie o ZFŚS. W 2017 r. kwota podstawowego odpisu na ZFŚS wzrosła o 90 zł względem roku poprzedniego i na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach pracy na pełnym etacie wynosi 1185,66 zł (tj. 3161,76 zł x 37,5%).

Naliczenie odpisu ZFŚS

Naliczenia odpisu na ZFŚS dokonuje się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy obejmuje pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy po przeliczeniu na pełny etat. Przy wyliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12.

Naliczone sumy należy wydać w roku kolejnym na cele socjalne zgodnie z wewnętrznym regulaminem socjalnym. W sytuacji gdy planowane zatrudnienie będzie wyższe od rzeczywistego, naliczoną kwotę należy skorygować do kwoty naliczonej w stosunku do rzeczywistej liczby zatrudnionych osób, ale tylko w przypadku, gdy na koniec roku 2017 na koncie funduszu zostaną jeszcze zasoby pieniężne.

Wykorzystanie środków z ZFŚS

Środkami zgromadzonymi na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zarządza pracodawca, który decyduje, na jaki cel je wykorzysta. Bardzo często dochodzi do sytuacji nieprawidłowego wykorzystania środków socjalnych z racji tego, że ustawa nie wymienia wszystkich możliwości. Fundusze zgodnie ze swoim przeznaczeniem powinny być wykorzystane na pomoc socjalną dla wszystkich pracowników jednostki, a także dla tych, którzy znajdują się w trudnej sytuacji finansowej.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych może być przeznaczony na:

• organizowanie paczek żywnościowych dla dzieci lub z okazji świąt,
• dofinansowanie wypoczynku pracownika lub jego dzieci,
• zapomogę dla pracownika dotkniętego poważnym zdarzeniem losowym, chorującego na przewlekłe choroby, opiekującego się niepełnosprawnymi dziećmi, posiadającego wielodzietne rodziny lub samotnie wychowującego dzieci,
• dofinansowanie świadczeń o charakterze sportowo-rekreacyjnym lub kulturalno-oświatowym,
• dofinansowanie lub tworzenie przyzakładowych żłobków i przedszkoli.

Środków z funduszu socjalnego pracodawca nie powinien natomiast przeznaczać na:

• finansowanie stołówki firmowej,
• wynagrodzenie pracowników obsługujących fundusz,
• zakup środków trwałych,
• zapewnienie prywatnej opieki medycznej czy szczepień profilaktycznych,
• finansowanie dojazdów do pracy,
• imprezy integracyjne, święta i inne okoliczności,
• nagrody lub kwiaty okolicznościowe,
• edukację pracowników (bez względu na formę),
• premie i nagrody.

Jak możemy zaobserwować, środki gromadzone na ZFŚS mają przeznaczenie stricte pomocowe. Coraz częściej pracodawcy, wychodząc naprzeciw codziennym potrzebom pracowników, decydują się na dobrowolne utworzenie funduszu. Dzięki temu zakład pracy staje się bardziej przyjazny, pomagając pracownikom w takich sferach, jak dofinansowanie do wakacji, żłobków czy przedszkoli, a także organizowanie paczek świątecznych. To wszystko działa motywująco na pracownika, co z kolei przekłada się na większe zadowolenie z pracy i większą wydajność.

Ewidencja księgowa odpisu na ZFŚS

Według ustawy o ZFŚS pracodawca musi wpłacić co najmniej 75% równowartości odpisu w terminie do 31 maja na odrębny rachunek ZFŚS. Natomiast pełną kwotę odpisu powinien wpłacić do 30 września danego roku. Co do zasady możliwe są również comiesięczne wpłaty na rzecz ZFŚS lub wpłata całej kwoty z góry.

Przykład:

Jednostka spoza sfery budżetowej zatrudnia 30 pracowników w normalnych warunkach pracy na pełnym etacie. W styczniu 2017 r. jednostka utworzyła odpis na ZFŚS w kwocie: 30 × 1185,66 zł = 35 569,80 zł.

Jednostka, zgodnie z obowiązkiem określonym w ustawie o ZFŚS, w maju 2017 r. przekazała na wyodrębniony rachunek ZFŚS kwotę: 75% × 35 569,80 zł = 26 677,35 zł, a we wrześniu 2017 r. dokonała pozostałej części odpisu kwoty: 25% × 35 569,80 zł = 8892,45 zł.

Ewidencję kosztów spółka prowadzi jedynie na kontach z zespołu „4”, a odpis na ZFŚS rozliczany jest proporcjonalnie w czasie przez konto 640 Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zgodnie z art. 39 ustawy o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047, z późn. zm.), z uwagi na to, że odpis na ZFŚS dotyczy całego roku, jednakże jest to zazwyczaj kwota istotna, wobec czego wskazane jest rozliczanie jej proporcjonalnie w czasie.

Jednostka z końcem października postanowiła dofinansować obóz 14-letniemu synowi pracownika w kwocie 500 zł ze środków ZFŚS.

1. Naliczenie odpisu ZFŚS:
   • strona Wn konta 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów – kwota 35 569,80 zł,
   • strona Ma konta 805 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – kwota 35 569,80 zł;
2. Miesięczny odpis ZFŚS (tj. 35 569,80zł / 12 = 2964,15 zł):
   • strona Wn konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia – kwota 2964,15 zł,
   • strona Ma konta 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów – kwota 2964,15 zł;
3. Maj 2017 r. Wpłata na odrębny rachunek ZFŚS 75% kwoty odpisu:
   • strona Wn konta 135 Rachunek ZFŚS – kwota 26 677,35 zł,
   • strona Ma konta 130 Rachunek bieżący spółki – kwota 26 677,35 zł;
4. Wrzesień 2017 r. Wpłata pozostałej kwoty odpisu 25% na odrębny rachunek ZFŚS:
   • strona Wn konta 135 Rachunek ZFŚS – kwota 8892,45 zł,
   • strona Ma konta 130 Rachunek bieżący spółki – kwota 8892,45 zł;
5. Październik 2017 r. Dofinansowanie obozu ze środków ZFŚS:
   • strona Wn konta 805 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – kwota 500,00 zł,
   • strona Ma konta 234 Inne rozrachunki z pracownikami – kwota 500,00 zł;
6. Wypłata gotówki pracownikowi przeznaczona na obóz:
   • strona Wn konta 234 Inne rozrachunki z pracownikami – kwota 500,00 zł,
   • strona Ma konta 135 Rachunek ZFŚS – kwota 500,00 zł.

Łukasz Walkiewicz