Zwrot kosztów dojazdu dla członków rady nadzorczej nie podlega ZUS

Przepisy § 2 ws. szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji. Wyłączenie ma więc odpowiednie zastosowanie do członka rady nadzorczej odbywającego podróż służbową, w tym również na posiedzenia rady, któremu z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów. Brak jest zatem podstaw do uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne członków rady nadzorczej kosztów przejazdów na posiedzenia rady nadzorczej - jak czytamy we wrześniowej interpretacji indywidualnej ZUS

Jak wskazała spółka we wniosku o interpretację, organem nadzorującym działalność spółki jest Rada Nadzorcza, której członkowie otrzymują z tytułu wykonywania powierzonych im funkcji wynagrodzenie. Podstawą wypłaty wynagrodzenia jest uchwała Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy określająca wysokość wynagrodzenia przysługującego członkom Rady Nadzorczej. Na mocy art. 392 § 3 Kodeksu spółek handlowych oraz na podstawie zapisu § 43 ust. 4 Statutu spółki („Spółka pokrywa koszty poniesione w związku z wykonywaniem przez członków Rady Nadzorczej powierzonych im funkcji, a w szczególności koszty przejazdu na posiedzenie Rady, koszty wykonywania indywidualnego nadzoru, koszty zakwaterowania i wyżywienia.").

Członkom Rady Nadzorczej przysługuje zwrot kosztów związanych z przyjazdem na posiedzenie Rady, wykonywania indywidualnego nadzoru oraz zakwaterowania i wyżywienia. Pokrywanie wyżej wskazanych kosztów przez spółkę odbywa się na podstawie przedstawionych przez członków biletów PKP, biletów za przejazd autostradą i ewidencji przebiegu pojazdu prywatnego z miejsca zamieszkania do siedziby spółki. Zwrot ten dotyczy członków mieszkających poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki.

Kwoty zwracane członkom Rady Nadzorczej związane z udziałem w posiedzeniach nie przekraczają kwot określonych w rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowych przysługujących pracownikom ze sfery budżetowej - zwracane są w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu określoną w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Członkowie Rady Nadzorczej podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu pełnienia tej funkcji i nie łączy ich stosunek umowy o pracę ze spółką. Spółka nie traktuje dojazdu na posiedzenie jako podróży służbowej, a jedynie jako przyjazd do miejsca pracy.

Zdaniem spółki, należności otrzymywane przez członka Rady Nadzorczej za przyjazd na posiedzenie Rady Nadzorczej stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Przejazdy te nie mają bowiem charakteru podróży służbowej w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych uznał stanowisko spółki za nieprawidłowe:

Zgodnie z art. 18 ust. 4 pkt 10 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe członków rad nadzorczych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 13 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych jest to przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania.

Katalog przychodów, które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe umieszczony został zaś w treści § 2 rozporządzenia. Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z brzmieniem § 2 ust. 1 pkt 15 ww. rozporządzenia, wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlegają diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Wyłączenie wynikające z ww. przepisu odnosi się do należności przysługujących pracownikowi na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową z tytułu wykonywania na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Za czas tej podróży służbowej pracownikom przysługują diety (przeznaczane m.in. na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie. podróży), zwrot kosztów przejazdu, noclegów i innych udokumentowanych wydatków, których w przypadku faktycznej wypłaty nie wlicza się do podstawy wymiaru składek do określonego limitu, zgodnie z § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, do którego odsyła przepis § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Stosownie do art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

Z powyższego wynika, iż w sytuacji gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom wysłanym w podróż służbową diety i inne należności w wysokości określonej limitem przepisami ww. rozporządzenia, to ich wartość podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Jak zauważył ZUS, podróż służbowa jest instytucją uregulowaną w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (w art. 77⁵), w związku z czym odbywać ją mogą tylko pracownicy, zatem zastosowanie ww. przepisu wprost w opisanym przez spółkę stanie faktycznym byłoby niemożliwe.

Zgodnie jednak z brzmieniem § 5 ust. 2 pkt 3 ww. rozporządzenia wprowadzonym życie 1 stycznia 2015 r. mocą rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2014 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przepisy § 2 stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Wyłączenie ma odpowiednie zastosowanie do członka rady nadzorczej odbywającego podróż służbową, w tym również na posiedzenia rady, któremu z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów. W związku z powyższym w sytuacji przedstawionej we wniosku brak jest podstaw do uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne członków Rady Nadzorczej kosztów przejazdów na posiedzenia Rady Nadzorczej.

(Interpretacja indywidualna z 21 września 2022 r., sygn. DI/100000/43/952/2022 (decyzja nr 533) - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku)

Redakcja podatki.biz