Zwrot kosztów przy pracy zdalnej bez składek ZUS

Jak wskazał Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku w interpretacji indywidualnej, ponieważ jednorazowa wypłata z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników podczas wykonywania pracy w trybie zdalnym nie zostało przez przedsiębiorcę zakwalifikowane jako przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, nie stanowi ona również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Przedsiębiorca w treści wniosku wskazał, że jest pracodawcą, płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne. Przeważającym przedmiotem jego działalności jest zarządzanie nieruchomościami wykonywane na zlecenie. W związku z wprowadzonym stanem zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii, w trosce o zdrowie publiczne oraz własnych pracowników, zarekomendował pracownikom, wykonywanie pracy w trybie zdalnym w jak największym możliwym zakresie od marca 2020 r. Przy czym, przez pracę zdalną przedsiębiorca rozumie świadczenie pracy w trybie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Tarcza Antykryzysowa”). Stosownie do postanowień tego przepisu w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

W związku z wykonywaniem pracy w trybie zdalnym pracownicy przedsiębiorcy ponoszą zwiększone koszty energii elektrycznej, Internetu, wody, jak również organizacyjne, związane z koniecznością prawidłowego i niezakłóconego wykonywania pracy, w tym m.in. zakupu mebli (np. krzesła biurowego) i urządzeń niezbędnych do pracy czy uczestniczenia w spotkaniach on-line. Mając na uwadze powyższe, przedsiębiorca jednorazowo wypłacił w marcu 2021 r. kwotę w wysokości ... zł na pokrycie takich kosztów każdemu pracownikowi, który wykonywał pracę zdalną.

Przedsiębiorca powziął wątpliwość, czy ww. jednorazowa wypłata pracownikom kwoty wskazanej we wniosku powinna stanowić podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Jego zdaniem, jednorazowe świadczenie na pokrycie dodatkowych kosztów, które wypłacił swoim pracownikom wykonującym pracę zdalną, niebędące przychodem pracowników w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, nie powinno stanowić podstawy wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy. Tym samym na spoczywają na nim obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu wypłaty tego świadczenia.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych przyznał rację przedsiębiorcy. Jak wskazał ZUS w wydanej interpretacji:

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1949), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków 2 ubezpieczeń społecznych.

Rzeczone świadczenie t.j. jednorazowa wypłata z tytułu zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników podczas wykonywania pracy w trybie zdalnym w sytuacji opisanej we wniosku nie zostało przez przedsiębiorcę zakwalifikowane jako przychód z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, w związku z czym nie stanowi również podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

(Interpretacja indywidualna z 15 czerwca 2021 r., sygn. DI/100000/43/288/2021 (decyzja nr 282) - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku)

Redakcja podatki.biz